工作别太用力!你该学学这5个聪明工作法

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  工作别太用力!你该学学这5个聪明工作法

为什么你努力善用每分每秒,却永远有做不完的事情?为什么有人能够日理万机,却还是精力无限?想摆脱穷忙又毫无品质的生活,你应该立刻实践以下5项聪明工作法:

  1. 每天最多做三件事

请拿出你落落长的待办清单,圈出最重要的一~三件事,然后给自己一天的时间,卯足全力解决它!你不需要因为还有很多事要做而焦虑,只需要专注今天、当下、以及最重要的问题。

《与成功有约》作者史蒂芬.柯维(Stephen Covey)曾说,传统时间管理思维容易让人陷入与时间赛跑的恶性循环,成为想在最短时间内做最多事的「急迫性偏执狂」,但如果把时间看成是一个罐子,重要的事看成大石头,想要顺利填满整个罐子,你应该先放入大石头,再依序填入小石头、沙粒和水。

因此,试着把自己的待办事项重新组合,依照重要程度分成高、中、低三种层次,「最重要的事」今天解决,例如完成企画;「次要的事」本周完成,例如顾客感谢函;「没那么重要的事」,有空再做吧,例如上网申请会员注册。

  2. 以结果为导向衡量工作进度

许多人努力挤出更多时间塞入更多事情,但回顾成果时,才发现实际进展有限,这是因为你只注意创造更多时间,却忘了想办法提高效能。试着把大计画拆解成众多小项目,让你的忙碌成果一目了然。

  3. 记录生活习惯,揪出时间小偷

如同记帐软体可以呈现每月各项支出的比例,你也应该记下自己如何运用24小时,也许你会发现,真正用在工作的时间远比你想像中的低。甚至每天花极少的时间接收新讯息,但你依然忙碌,因为逗留社群软体的放松时间,取代了你研究该如何提升工作效率的思考时间。

假如你的工作和休闲时间都重度依赖网路,可用些小工具追踪自己的时间运用,例如安装RescueTime软体。

  4. 建立「准备动工」的日常规律

每日开工时总是有拖延习惯的人,往往浪费了美好早晨。请建立你专属的触发工具,用规律让身体自然而然地进入工作状态。举例来说,当你播放古典乐进行曲时,强迫自己关掉正在浏览的社交网页,启动工作模式。

当然,如果你假日的生活规律跟周间差不多,开工时你就能更快进入状况,例如都用一杯咖啡,提醒自己思考今日最重要的事,喝完咖啡之后,你已经准备好付诸实践。

Twitter和Square联合创始人杰克.多尔西(Jack Dorsey)这样设定他的工作规律:星期一「管理公司」,周二「产品」,星期三「行销、沟通与成长」,星期四「研发与合作伙伴」,星期五「公司文化与招聘」。如此一来,即使临时有事打扰,他也能立刻回神,专心处理今日要务。

  5. 养成帮助你停下工作的习惯

培养工作规律有助于运用时间,停止工作也是如此。你应该为自己设定停工时间,以免无止尽地继续瞎忙。例如,午餐前必须完成一件最重要的事,或者跟朋友约顿晚餐,强迫自己提高工作效率顺利赴约。这些正向奖励也会使你抱着期待愉快工作。

Twitter执行长依凡.威廉斯(Evan Williams)原本都在早上去健身,但他发现自己早上效率最好,之后逐渐下滑;于是他把时间规画切成两半,早上专心工作、中午去运动;或者傍晚运动前要完成今日任务,结果每个时段他都能保持充沛活力充沛、高效工作。

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