产品任务管理方法:To do list

面对各种杂乱的工作事项,能够有一个有效的工作方法,定能快速的提升效率。

产品经理每天都需要面对大量繁琐细碎的工作——进行原型设计、召开各种评审会、参与讨论研发技术方案、撰写文档、处理客服提交的需求、与客户进行沟通等等。

在我刚开始从事产品工作的时候,曾经一度很不适应这种混乱的工作状态,感觉一件事情还没处理完,第二件事情紧接着就来,然后每天总有处理不完的事情,永远没个尽头,而且还严重影响工作效率。后来学习任务管理的办法,才感觉又逐渐重新掌握了工作节奏。

因此能否有效地对任务进行管理,安排好每天的任务,从而提升工作效率,也算是产品经理必备的技能之一。当然,有效的任务管理并不是简单地列一份TO DO LIST即可,具体操作过程中也有很多方法与技巧。以下就是根据我自己的经验,整理的一些采用TO DO LIST来提升工作效率的方法。

1、山不在高,先爬起来才行

对于完成任务而言,最大的障碍是任务太过于艰巨,就像爬山,太高的山让人望而生畏,还没开始爬,就先把自己吓到腿软。望而生畏也是拖延症的根源之一,潜意识中会暗示自己尽可能避开,拖延这一任务,不管是什么样的山,要登顶总得先爬起来才行。

幸运的是我们面对的任务并不是爬高山,高山你拿他没辙,你爬或者不爬,它都那么高的杵在那里,不增不减,而再大的任务却都跟橡皮泥一样可以任你把玩。所以当我们面对艰巨任务的时候最简单的办法,就是将大任务拆分成小任务,例如一个需要3小时才能完成的任务,将它才分成六个30分钟的的小任务,开始的时候你只需要完成一个30分钟的小任务即可,这样容易开始踏出第一步。万事开头难,踏出了第一步,后面的事情也就更容易水到渠成了。

当然,这里还有一个小技巧,那就是将第一个小任务拆得非常小,很快就可以完成,这即进一步降低了开始的难度,也能给自己更多的信心,因为完成一项任务,能激励我们去完成下一项任务。都说万事开头难,跨过了第一步,后面也就万水千山只等闲了。

2、量不在多,重点是要能搞得定

每天需要完成的任务量需要适当,这与第一点原理一样,开始就给自己布置的看上去根本不可能完成的任务,也同样会让人望而生畏,无法前行。

因此,聪明的做法是哪怕事情很多,排在当天要完成的list中的任务也要适当,确保是自己一天内可以完成的量。甚至可以安排的更少一些,等完成了计划任务之后,再往清单里面添加新任务。超额完成自己的计划也是一种激励自己的方式。

3、没有优先级的任务管理都是耍流氓

任务清单必须与优先级配合,没有优先级的任务管理基本上就是耍流氓。设置任务优先级时需要注意,最高优先级的任务当前有且只能有一项,如果出现两项最高优先级的事情,那么优先级也就没有了意义,因为你不可能同时做两件事情,高效的工作方法是集中精力将任务各个击破。

我的做法是将任务分成三个优先级:

  • 第一级是当前集中精力进行的任务
  • 第二级是今天内必须完成的任务
  • 第三级是今天可完成可不完成的任务

再解决完一个第一级的任务之后,重新调整一次任务的优先级,从二级中挑选出一个升为一级任务,作为接下来集中精力完成的事情。

4、定期清理历史任务列表,防止任务失控

对于那些未能及时完成的任务,或者随着时间变化变成不需要完成的任务,一定要及时进行清理,确保任务清单的简洁,让任务在自己可控的范围之内,防止失控。

我曾有过这样的经历,堆积了几十条的历史未完成任务,每天打开任我清单时,就直接面对着这一堆没有完成的任务,尽管大部分任务都已经是失效任务了,但是在面对一堆清单的时候,信心还是受到了极大伤害,以至于有段时间我甚至放弃了任务列表,因为这任务列表看上去已经不在我的控制范围之内了。但当我花时间,将这些历史任务全部删除之后,一切又可以重新开始了。

所以,一定要定期清理自己的任务列表,不要让任务列表失控。

5、适当的休息,劳逸结合

人不是永动机,特别是在精力集中的状态下更容易疲惫。因此,适当休息,劳逸结合是也是确保一整天高效工作的基础,否则你可能在上午的时候效力非常高,但是下午状态就呈直线下降状态。

关于劳逸结合大家可以试试蕃茄钟工作法,集中精力工作25分钟,然后停下来休息5分钟。如果能实行的好,这个方法应该不错。

但是番茄钟工作法不太适合我,产品经理的有大量需要协调沟通的工作,因此我基本上是长坐一个小时左右就站起来休息几分钟,或者在完成一个任务之后,站起来休息一小会儿,然后再继续工作。

6、避免外界干扰

确保工作效率还需要能够集中精力,外界干扰是集中精力的天敌。有部分人工作时可以做到全神贯注,进入忘我境界,自动排除外界干扰,但是我做不到这种境界。

因此我的办法是找一首自己喜欢的歌,塞着耳机,将声音放大到听不到周围的声音的程度,然后不断单曲循环,就可以心无旁骛,不管旁边春夏与秋冬了。

 

本文由 @卡门胖子 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自PEXELS,基于CC0协议

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评论
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  1. 优先级分级的方式很值得借鉴,请问有使用哪些工具和软件进行to do list?

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