项目经验:组织会议中的“小心思”

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本文作者以会议为例说明了一个事情从最开始的组织,到后续的执行,再到后续的结果落地过程中的一些“小心思”,主要是为了让大家在日常的工作中把握一些关键细节点,有效推动事项的完成,提高自己的工作效率。

在平时的工作中,我们总是会参与各种各样的会议,可能是别人组织,也可能是我们自己组织的,而这些不同的会议也成为了我们工作的一个重要部分。

在笔者工作期间,随着工作的经验积累,越发觉得即使是组织会议这种小事,想要做的十全十美也十分困难。为了把一场会议组织好,往往还需要采用一些“小心思”,才能切实保障会议目的的达成。

下面,我们就来具体讲一讲:

组织篇

日常工作中,需求讨论、方案评审、测试用例评审等等活动,都需要我们组织相应的会议来做正式的沟通。有时候,可能不仅仅需要组内的产品、技术和测试,甚至还会需要邀请其他干系人参与。相信大家都组织过会议,所以会议的时间、地点、人员这些必要元素就不再赘述。但是毋庸置疑,随着参与的人增多,组织的难度越大。这时,一些小心思就显得十分必要。

首先,要按照重要干系人的时间来组织会议

随着人员的增多,时间这一点就特别难以协调:每个人对这个事情的重视程度千差万别,也都会有自己的事情,有时也会想着自己休息下或者偷下懒。这个时候,就要区分干系人的重要程度了。我们要把所有的干系人像需求一样定下优先级,然后按照优先级的先后顺序进行沟通,把最重要干系人的时间确定下来,然后协调其他干系人调整时间尽量参与。

无论干系人是否能及时参与会议,会议确定的讨论事项结果,都需要同步所有干系人。而且,会议结果一旦确定,除非有颠覆性的要素插入,不允许进行修改,否则之前的会议就变得毫无意义。

当然,这样做的前提是前面已进行协调,而事情已经到了无法延期的地步。我们最期待的情况,还是所有的干系人都能参与其中,现场发表自己的意见。

其次,组织的主题要明确

将大家组织在一起的机会很难得,所以要讨论什么内容、想要达到什么目的,都要十分明确,让参与者真正意识到会议的重要性。如果没有在组织的过程中说明,那么这场会议很有可能会变成一个茶话会,后续也很难再把大家聚集在一起。

最后,要注意会议安排同步

在一般情况下,我们在交流群中将信息同步即可,但是最好的办法还是采用邮件约会的形式更加靠谱:一是邮件约会自动插入日程安排,这个也是很多商务人士比较习惯的方式,可以避免自己在繁杂的工作中错过重要事项;二是邮件约会可同步干系人直管领导,将整个事情正式化,引起参与者的足够重视;三是邮件约会可以设置到期提醒,自动在开会之前进行提醒,不用自己在一再提醒,节约后续沟通成本。

关于邮件约会,有一点要特别注意,从笔者的经验来看,日常工作中被邮件淹没是常态,所有约会的邮件主题一定要写明一些关键要素,特别是会议主题,尽量减少阅读成本的同时,引起大家的重视。

这里可以给大家分享一个故事。在笔者所在的pmo团队中,各位项目经理深入各条业务线,也需要参与部门内的横向任务,所以大家平时都比较忙。在一次横向任务中,和其他项目经理的约会足足约了一周还是毫无进展,而事情已经不能再等,所以笔者私下先和部门负责人(这个会议较重要,所以有部门负责人参与。)确认了会议时间,然后在交流群中进行必要说明,得到了另一个重要干系人的同意,然后在主题栏写着会议主题和“以参会成员意见为主”的大大提示性文字的会议邀请邮件就发出来了。最后,会议按时进行。

讨论篇

会议当天,要刷新与会者的记忆

早上来到公司的第一件事就是再提醒大家一次,赶在大家开始早会之前刷新大家的记忆,避免与会者的时间被早会上的其他事情占据。

紧跟主题,控制节奏

会议正式开始之后,要逐步推进每项议题,保证都能得到有效的沟通,避免在一个问题上讨论过多的时间。一旦发现某个问题没能及时讨论出结果,要及时打断。这时,与会者可能会听取你的建议,搁置当前议题进入下一项,也有可能坚持讨论当前议题。但是无论结果如何,都可以让与会者意识到大家在这个问题上花费了较长的时间,这样子,即使最后会议延期,也是大家共同的选择。我们在开会时,经常会发现这么一个现象,一个一小时的会议,讨论了很多内容,大家都脑暴出了自己的意见,但是会议结束后,却发现没有任何结论,也没有任何待办。这种会议只能称之为“茶话会”,虽然热闹,但是没有任何意义,而且也会严重影响各干系人下次参与的热情。所以,会议期间还是要时刻紧跟主题。

此外,还要注意会议收尾

在会议过程中,难免会遇到一些我们不是特别理解的问题,可能是其他成员的表达方式不同,也可能是自己没有理解相关业务。这些并不可怕,我们可以记下问题然后再学习,但是在现场会议结束的时候,除了会议讨论内容要及时同步外,会议纪要中一定要注意明确讨论事项的结论、负责跟进的人员和预计完成的时间表。只有明确了这些,整个事情才是一个可落地,可跟进的事项,否则最后可能就会不了了之。记得自己刚转到一条新的业务线的时候,面对业务会议,整个人完全是一个一脸懵逼状态,更别说逐项业务跟进了。所以,我当时采用的采用的一种办法就是抓业务关键词、抓负责人、抓时间表,以此来推动事项的完成,最后总算顺利的度过了磨合期。

落实篇

会议讨论事项的具体落实,其实就是按照会议收尾时确定的结论、负责人和时间表进行跟进。这个过程中,千万不要一直催促进度,容易引起反感,说不定还会被打的。记得有一段时间,任务重且时间紧,满心忧虑的天天跟在技术小哥后面催进度,然后一次休息时间,本想和技术小哥聊聊人生,结果一开口,技术小哥就开始“汇报”进度了,场面一度十分尴尬。所以,相信团队的小伙伴!如果确实担心,我们可以在询问方式上采用一些小技巧,比如询问在任务完成过程中是不是有什么困难,是不是需要自己或者团队的帮助,站在事务负责人的立场上来推动事项的落实。而我自己,也是在转变了之后,才在聊着人生的不经意间获得了进度信息。

另外一种方式,就是可以充分利用站会。站会是一个内容同步的良好平台,可以根据成员在站会上的说明非常直观的了解会议分配任务的完成情况,甚至直接询问,帮助你快速了解,及时采取相应的推动措施。如果团队中没有站会,或者站会开的不够及时,那么也可以利用周会,或者在会议纪要的基础上直接收集进度完成情况。总之,要提前一定的时间量,为自己应对可能出现的风险预留一定的时间,千万不要在最后加班加点,甚至出现延期的情况。

总结

在本文中,我们以会议为例说明了一个事情从最开始的组织,到后续的执行,再到后续的结果落地过程中的一些“小心思”,主要是为了让大家在日常的工作中把握一些关键细节点,有效推动事项的完成,提高自己的工作效率。所以,除了会议之外,我们也可以在项目管理的其他方面多多思考,加入一些自己的“小心思”,让团队更快更好的发展。

最后特别说明一点,每个人在工作中都会有自己的小心思,这很正常。但在团队之中,千万不要用自己的小心思来套路团队,还是要坦诚相待,让大家集中心思来提高团队效率,帮助团队走向成功。

 

作者:刘宁,融资租赁行业方案顾问出身,先后在传统交付项目、互联网交付项目和互联网项目中从事项目管理工作。目前在网易广告团队担任项目经理,负责整体项目管理工作,致力于互联网交付项目的项目管理方案研究和团队的流程优化。

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题图来自 Pexels,基于 CC0 协议

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评论
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  1. “组织的主题要明确”,这个应该是首位,要不怎么确认你的干系人

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    1. 收到~感谢!

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  2. 站会什么意思

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