如何设计「员工离职流程」功能

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对于EHR或者OA系统,员工离职算是核心功能,线上的流程签字处理,转移到线上审批,效率会提升很多。那么,如何设计员工离职流程功能呢?一起来看一下吧。

这几天刚好在梳理我们公司系统流程,有个员工离职流程,就再总结下,希望可以给小伙伴们一些帮助。

一、功能目的

对于EHR或者OA系统,员工离职流程算是核心功能,公司要上线办公自动化,这个是必不可少的。

当线下的流程签字处理,转移到线上审批,效率会提升很多,同时容错率也会减少,对于存档查询,也比较友好。

二、详细方案

1. 方案概述

我们按照几个点来拆分下功能。

「设计干货」员工离职流程

1)离职申请

离职申请就是要填写离职申请的内容,两个必须填的,预计离职日期、离职原因。

如果说离职申请和工作交接在一个流程里,那还要加上工作交接人员和交接内容。

「设计干货」员工离职流程

2)离职审批

离职审批的流程还是比较简单的,自己提交后,自己上级审批,部门负责人审批,如果这是一个人,加个去重,部门内部审核完了,人力那边审批下,基本上就完结了。

如果核心职位,审批流程也可以加上老板或者管理层。

同时,最好是有个流程提醒,要提交的同事知道到哪个环节该去找谁处理,这都是加分的辅助功能,会提升用户体验的。

3)工作交接

需要注意两个事项。

  1. 交接的内容,比如工作内容,负责的账号资产等,尤其是负责的资产,比如账号那些,一定要确认清楚。
  2. 工作交接的确认流程,一般都要到部门负责人最终确认才可以。

4)账务确认

账务确认一般会包括两点,涉及财务和人力。

  1. 公司欠款、报销等,欠款指的是欠公司的钱,比如提前预支的,报销就是还有一些钱未报销。
  2. 工资,这个月还有多少工资未接,如果是裁员等还有补偿款等。

5)资产回收

资产回收包括很多点,技术、行政、财务甚至于人力都有。

  • 系统账号
  • 办公软件账号
  • 邮箱
  • 门禁
  • 电脑
  • 财务公章
  • ……

6)离职证明

离职证明是需要在工作交接完成后后才会有的,有些公司离职审批完成后就发,这个其实不太合理。

我们在设计流程时,要注意下,同时离职证明是需要签字和盖章的,如果这些都要线上处理,那也要考虑该怎么做。

2. 流程图

员工离职的流程其实包括两方面:

  1. 员工离职审批流程
  2. 员工工作交接流程

功能流程放一起可以,分两步也行,我们这次合并在一起,也就是离职审批通过结束后会接着工作交接流程。

「设计干货」员工离职流程

3. 功能详情

可以在一个菜单或者两个菜单展示。

1)离职申请

由离职员工发起申请,填写内容提交,相关责任人进行审批确认。

离职申请:填写离职申请的内容,预计离职时间、离职原因、备注等,和工作交接一起就写工作交接人、交接内容,点击提交。

上级审核:同意or拒绝,填写原因。

部门负责人审核:同意or拒绝,填写原因,如果和上级是同一个人,注意去重,跳过这个审核。

人力审核:同意or拒绝,填写原因,一样的。

2)工作交接

工作交接会紧接着离职申请,在审批通过后触发流程。

交接内容:这里再提下交接内容,分开的话就要写,内容和交接人,点击提交。

交接确认:交接的同事进行确认,然后上级和部门负责人也要进行确认。

职能部门确认:这里包括人力、财务、技术、行政,先后顺序还好,一般是人力-财务-技术-行政,各自都有内容。

  • 人力:考勤、工资单等。
  • 财务:账务,欠款等。
  • 技术:删除系统账号。
  • 行政:固定资产回收、办公软件账号删除、门禁删除等。

离职证明:前面流程跑完了,人力会签发离职证明,需要个人签字,公司盖章,然后拿到手就好了。

4. 权限处理

权限有两个,功能权限和数据权限,按照系统的模板处理就好,功能权限需要找对应的按钮,赋予角色。数据权限可以采取数据权限配置的方法。

5. 提醒功能

提醒就是提醒审批处理,另一个提醒离职人员审批到哪了,通过系统的看板、邮件和钉钉,三种提醒。

「设计干货」员工离职流程

1)提醒处理人

①看板-待处理提醒

进入系统看板后,根据用户+权限关联菜单+审核状态的待处理事项,进行显示。

②邮件定时提醒

脚本执行,根据用户+权限关联菜单+审核状态,邮件提醒相关用户。

③即时提醒根据数据,触发提醒,根据用户+权限关联菜单+审核状态显示,通过钉钉/微信等即时提醒用户。

2)提醒申请人

①即时提醒根据数据,触发提醒,根据用户+权限关联菜单+审核状态显示,通过钉钉/微信等即时提醒用户。

6. 其他注意事项

  • 电子签名可以提前传上去,这样点击处理的时候就可以带出来。
  • 审批流程注意去重,比如上级和部门负责人其实是一个人,那就要跳过后者审核,要不然重复操作了。

希望简单的一些文字对大家产品方面的学习有些帮助。

本文由 @Jarvan156 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议。

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评论
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  1. 很细节啊😍

    来自北京 回复
    1. 谢谢,一起学习,欢迎关注我们微信公众号:PMThoughts!

      来自广东 回复