设计师该如何做知识管理(下)

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知识管理也就是将数据/信息动态转化为知识/智慧的过程,帮助我们更好得决策行动,解决问题,以获得持续成长。本文作者从5个环节,分析如何做知识管理,一起来学习一下吧。

上篇讲了什么是知识管理,以及为什么要做知识管理,我们掌握了一个底层模型,熟知了只有将信息转化为知识,才能更好得指导我们的决策和行为。

知道了是什么和为什么,接下来来聊聊怎么做知识管理?

我们做任何事情都要有个目标。有了目标,我们才知道将注意力专注在哪里,不至于偏离方向。

还记得知识管理的定义吗?「将数据/信息动态转化为知识/智慧的过程,帮助我们更好得决策行动,解决问题,以获得持续成长。」

知识管理的最终目标并非是管理知识,而是改变自己,解决自己的问题、让自己获得成长。(注意,这里我特地强调了「自己」,这一点非常重要)下面,我结合我以往的经验,分5个环节来介绍该如何做知识管理。

万字干货!设计师该如何做知识管理(下)

一、信息获取

第一步听上去很简单,但这一步源头直接决定了信息的优劣。这个环节有三个隐藏的误区:被动阅读、固有场景和无尽漩涡。

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1. 被动阅读的问题

少数派上的一个大佬Louiscard曾经说过:

我们不是没时间阅读,而是没时间主动阅读。在看什么信息这件事上,很多人都不知不觉得选择了被动。我们在前面有提过,现在这个时代最不缺的就是内容,而且绝大部分内容,都会被平台以推送的方式投喂到你嘴边。

如果不加以限制,绝大部分的信息获取可能会由各种各样的推送主导:抖音推送的热门短视频;微信群各种大厂裁员的新闻;微博某个明星的大瓜;B站up主的更新提示等等。

就这样,这种无意识的信息获取状态下,你的注意力、时间也被不断得抢占。但其中对你真正有价值的又有多少?这个问题的解决方式简单粗暴:干掉推送(或者隐式推送),夺回阅读主导权。然后,我们就有足够的注意力选择那些更优质的信息。

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2. 固有场景的问题

很多设计师朋友,包括我自己都下意识得认为:有价值的信息只存在于优质的大厂文章、书籍、教程中,所以其他信息获取方式全部下意识得屏蔽。

但事实并非如此。上篇文章所讲的DIKW模型中,我们把信息解释为「被主观解读、赋予意义的数据」,它可以解除不确定性、回答简单的问题。但是并未有媒介的限制。也就是说,除了那些创作者、作家所生产的图文资料,我们日常生活中的各个场景,都可以成为信息的获取源。

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拿我几年前的作品举例,左下侧作品的灵感,就来自逛宜家时看到的一个样板间,它对于我来说就是一个信息;右侧的作品,灵感来自美剧《权游》的铁王座场景,它同样也属于信息。

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所以,大家在任何时候都可以留个心眼,捕获那些平时并不会被注意到、但有价值的信息。

这里推荐下flomo工具,它非常适合临时去捕捉那些动态的、不易被抓取的信息,身边朋友谈到的一个观点、坐地铁时灵光一现的想法等等都可以迅速记录在这个应用上。

3. 无尽漩涡的问题

但是,毫无节制得接收,你很容易被卷入无尽的信息漩涡,被信息所吞噬。这就是第三个问题无尽漩涡。识别出那些不够优质的信息源,并加以筛选过滤是唯一的方法。比如那些无病呻吟、毫无营养的订阅号,低质量、不感兴趣的推荐新闻,以及每天推广十来条信息的微商朋友圈等等。

最后,推荐一些我认为很优质的设计公众号信息源——

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二、信息采集

这一步听上去很简单,也很容易躺坑。举个场景——第一个场景就是把微信传输助手当成了信息采集工具,每次一看到什么觉得不错的东西直接扔传输助手,但事实上,微信这个功能的初衷,其实是多设备之间的文件同步,并非是信息收藏,因此也必然导致后续信息的难以查找和管理。

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第二个场景,是把各个应用内的喜欢的信息,分别收集到各自自带的收藏夹里。信息被彻底割裂,无法聚合在一个地方,也就直接导致了信息无法统一管理和取用。

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除了以上问题,更多朋友会选择把信息采集到笔记工具。我也在很长一段时间里用过笔记工具采集信息,比如印象笔记、语雀等等,但最终都越来越臃肿、走向混乱。笔记这种工具是比前两种更好,但并非最优解。

我们常规认知里,全网碎片化内聚合到一个容器,资源用网盘,内容用笔记。但回到工具本身,笔记工具的初衷,是个人创作一旦笔记系统中,同时混杂了搬运(即信息采集)和创作,混乱和崩塌只是时间问题。

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笔记系统为创作而生,主要目标群体依然是创作者。这也就意味着它的服务更多为创作者打造、完善,而非消费者。

比如现有的笔记工具很难提供阅读进度、标注、回顾、自定义版式等等功能,而这些功能对信息处理又起着至关重要的作用。所以,并不是说笔记工具不好,而是并不适合采集信息。这就好像你用菜刀刮胡子一样,用工具干它不擅长的事儿。在我来看,一款好的采集工具需要至少符合以下四个标准。

  1. 可以快速将全网内容聚合到一处,整体系统化存在;
  2. 可以分类和搜索,便于快速取用;
  3. 支持高亮、标注,便于关键词捕获和关联思考;
  4. 专注阅读,完全独立于笔记,符合消费者诉求

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稍后阅读工具基本满足这四个标准。

稍后阅读不算是一个新概念,早在十年前就被提出,并由此诞生了一系列经典产品,比如pocket、instapaper、readablity等等。

简单说,稍后阅读就是,当你在任何平台上看到好的内容,都可以集中把它们采集在一个地方,后面有时间再读。

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它的最大作用是能将阅读和深入阅读分离。比如很多信息只是看一眼就够、不需要二次处理(比如新闻、标题党、价值低的资料),那么这类信息直接过滤处理;

而那些真正有价值的信息,则可以统一转移到稍后阅读器中,供我们后续深入阅读。我深度使用过Pocket、Instapaper、Again、Twilar和Cubox这5款阅读器,最终确定Cubox作为我的主力工具。

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简单演示一下采集的功能。

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当然cubox也有缺点,比如只支持网页采集、只支持无登录门槛内容的采集(付费购买的课程这些需要登录,因此是采集不了的)。

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三、信息处理

这个环节,就是常说的阅读环节,也是最容易躺坑的环节。但就是这一步是信息转化为知识的关键一步。还记得知识管理的终极目标吗?——解决「自己的」问题、让「自己」持续成长这里我特地强调了「自己」,我用三个角度来解释原因。

1. 系统1和系统2

卡尼曼在《思考快与慢》中提到系统1和系统2的概念。

大脑更习惯不假思索的自动反应,所以大脑习惯用已经掌握的旧有概念,去理解新的概念,以减少大脑耗能。否则,每次1个信息你都会觉得是个新知识、都得重新花时间学习。这里的旧有概念,是自己的。

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所以,关联自己过去的旧有认知,符合大脑的系统1习惯,而且实现了知识的贯通和流动,不仅深化理解,也可以进一步验证、完善以往的知识体系。

2. 艾宾浩斯的实验

提起遗忘曲线,你应该能想到艾宾浩斯。他曾经做过两组为期一年多的2组记忆实验,在实验期间,发现了一个有意思的现象。学生们最先遗忘的是,基本都是那些不重要的、无意义的、没有兴趣的、不熟悉的的内容。

那么如何快速将一件事情变得重要、有意义呢?人性上看,每个人最关注的都是自己。所以,一旦信息关联到自己,就变得和自己的工作、生活相关,那么信息就变得重要和有意义,由此降低遗忘的优先级。

3. 知识的定义

我们再回到知识的定义——只有那些能运用到工作生活、能指导行为的信息,才能算作知识。这里运用到谁的生活、指导谁的行为呢?同样,也是自己。综上,信息处理的关键,是输入的同时增加一个思考动作,这个思考动作的关键就是,关联自己。

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这种关联自己的阅读方式,也可以称之为功利心阅读,以「解决问题」为最终导向,来快速收割真正对我们有用的信息,然后,通过做行为指引,来指导之后的行为。

听着有点儿抽象,举个例子。

比如我们看大厂文章,看到一个讲竞品分析方法的,你可以选择如果像往常一样看完后惊叹「厉害」,然后就没了。但你也可以选择多一步关联自己的思考:

  • 这个竞品分析方法和我所理解的有什么不一样?
  • 我之前的方法问题出在哪?
  • 能不能用到我现在做的这个需求?

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只是多这一步简单的思考,就实现了信息到知识的转化。由此,你可以快速落地到解决问题的层面,并基于后续的反馈持续迭代。

这就是关联自己的信息处理方式。而下面这个阶段就是我们的重中之重。

四、 信息整理

这一步的目的,是将我们处理阶段get到的碎片化信息,整合到一个体系中。那么该如何整合呢?有没有现成的方法论?先来看下大佬们是怎么说的。

我们应当将知识看作一棵树,只有了解最基本的原理,也就是树干和树枝,才能深入研究细节,没有树干,树叶便无处附着。——埃隆·马斯克

如果你只是孤立地记住一些事物,试图把它们硬凑起来,那你无法真正理解任何事情……你必须依靠模型组成的框架来安排你的经验。———查理·芒格《穷查理宝典》

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由此,我们可以看到是有相通之处的:为了更好得理解,必须需要安排一个结构化的框架作为载体。

所以,信息整合的主要方法就是:建立知识树。(你也可以称作知识库、知识体系等等,没差别)

1. 什么是知识树

简单说,知识树就是一种金字塔结构的知识体系。树干对应框架,叶子对应知识,果实对应多次学以致用后沉淀的智慧。其中知识和经验,正好对应了dikw模型中的k和w。

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2. 为什么用知识树

  1. 作为外部大脑,进行知识的永久快速存储和取用
  2. 金字塔结构形式,让知识成为体系,对抗碎片化
  3. 通过反复的存储取用,加快形成长期记忆的脚步,记得更牢固

第三点简单解释下,我们说记住一个东西,说的就是长期记忆。

生物学上讲,长期记忆的形成和巩固,依赖于对神经元的反复刺激后,神经元之间突触的强化和诞生。而不断的存取过程,其实就是对神经元的反复刺激,让我们不知不觉中记得更牢固。

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3. 怎么搭建知识树

我们可以想象一棵树的生长过程,先是枝干,而后才是树叶。所以,第一步就是搭建框架,这一步注意三点:

  1. 因为使用笔记系统作为外部大脑,所以需要在笔记上搭建
  2. 遵循mece原则:相互独立、完全穷尽
  3. 建立秩序:使用编码体系(比如杜威十进制编码),通过秩序来辅助我们快速浏览和查找

关于编码体系来举个例子,假设我们要搭建个人能力的知识树框架,用到杜威十进制编码时就是这样:

顶层框架用了百位数的递进进行排序,比如通用能力、专业能力和影响力的序号分别是100,200,300……次层就用了十位数的递进排序,比如专业能力下的子级序号就是210、220、230……

尾层用个位数递进排序,比如版式编排能力的子级序号就是211、212、213……通过这样的三级嵌套编码,可以简单高效得建立类目秩序,提升易用性。

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第二步,就是知识填充。这一步的指导性原则是:只保留对你有用的东西,其他的统统舍弃。

所以,此时的文章不再是不可拆分的整体,而是一个个标题、事实案例、金句、观点、故事、思维方式等等构成的素材合集。而后,我们基于信息处理中说的「功利心阅读」,将那些对我有用的部分悉数拆解出来。

比如1篇关于设计师如何做竞品分析的文章,我觉得2个方法、3条金句和4个案例对我有用,那我就可以单独拆解。目的,便是去快速收割那些对我们有用的信息,保存到自己的知识库,为我所用。

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这一步注意四个点:

  1. 附上我们自己的思考和洞察、多多关联自己!这是信息转化为知识的关键;
  2. 附上原有出处、链接,当我们从拆出的笔记中无法理解时,可通过链接追溯到原文进行理解;
  3. 多运用笔记链接功能,创造信息通路。(比如notion工具,可以建立数据库,将这些提炼出来的信息做成一个个卡片,synced block双链功能,可以将引用到这个卡片的页面相互串联起来。
  4. 知识类型不够用或者有问题,框架可随时迭代。知识管理是持续的动态过程,每一次迭代,都是一次思维的整理和升级。

下面,终于来到我们最后一步。

五、信息内化

信息内化的目的,在于将信息融入到我们的身体,彻底变为我们自己的东西。说到这个,不得不提到一位大师——理查德·费曼。他曾经说过:如果不能把一个科学概念讲得让一个大学新生听得懂,说明你并没有真正理解。

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费曼的意思就是,我们需要通过教学的方式,直面自己的知识盲区,通过教学的方式来查漏补缺。具体步骤是:

  1. 选择一个你要内化的概念
  2. 假装讲给外行人听
  3. 发生了卡壳,说明那些卡壳的地方,恰恰是你的盲点,需要再次需要返回原始材料重新学习
  4. 不断简化,直到可以流畅得表述

当然,讲给外行人听只是教学方式之一,只要是对外输出,形式不限。比如:写作、线上分享、短视频输出、甚至单纯得复述给自己听等等。当然,写作依然是我最推荐的对外输出方式。

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1. 为什么我推荐写作?

简单从以教代学、投入成本、能力加持和影响力四个角度聊聊写作的好处。

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  1. 写作作为知识管理的最后一环,可以很好得以教代学,反向逼你对知识点做查漏补缺和深度思考,更有效得内化所学,助力成长
  2. 相比短视频、直播这类输出方式,写作的投入成本最低,不需要脚本、剪辑、配音等步骤;
  3. 写作对其他关联能力有明显加持:比如逻辑能力、公开演讲能力、汇报能力等等,一次写作伴随多能力提升,很值
  4. 公开写作,意味着持续曝光,持续曝光则意味着影响力的提升。当设计师在行业积累了一定的影响力,也就意味着越来越多的机会和资源会奔向你。title、讲座、变现等等。

而且很多大厂设计师的能力模型、晋升机制除了专业能力过硬外,对行业影响力也会有要求。因此长期的写作,对于求职、晋升都有正面影响。

另外,我自己也在坚持写作,到目前为止的两年半时间,包含这篇的话,在自己公众号就累计输出了100篇原创文章。

写作给我带来的变化可以说是翻天覆地,我成为了专栏作家;受邀为大学生做线下授课;受到58UXD的邀请做线上分享;越来越多的朋友主动链接,结交了新的伙伴、贵人甚至合伙人;吸引了更多商单、变现等等。写作可能无法帮你直接赚到钱,但一定会让你更值钱。

2. 简单分享一些写作经验

1)不敢写的问题

很多同学可能和我一样,一开始总是自我怀疑,怕写出来被人笑话。这种情况相当之正常,尤其很多设计师们都比较低调,不想随意曝光。迈出第一步,心态总是第一关,我当时第一篇文章,拖了足足有一个月才敢公开发表。但大家都很忙,没有人会特意抽出时间笑话你。

借用《被讨厌的勇气》这本书一个方法:是否要分享出来是你的课题,别人如何看待评价是别人的课题。我们能选择的就是将这两个课题彻底分离,不去妄加干涉,这样心态上就会好很多。

2)写不出来的问题

其实看到这,你应该知道写作并非是单独存在,而是知识管理中的最后一环。前面的环节是写作的前置,正所谓巧妇难为无米之炊,不输入、不思考,写不出来完全正常。所以,写作的过程也是在倒逼输入和思考的过程。可以试试让输入、思考成为习惯,每天坚持一定量的输入、思考,就算不去刻意写,一个月的感悟都能合成一篇文章了。另外,每日复盘也是个我在坚持的。这个看似不起眼的小习惯不但让你习惯文字输出、保持手热(就像投篮一样),也能让你意识到每天做对了什么,做错了什么,不断肉眼可见得精进和成长。

3)坚持不了的问题

罗伯特.西奥迪尼在《影响力》这本书中有提到过「承诺与一致性」原理,一个人一旦做出了承诺,就更倾向于去完成它。尤其是公开场合下的deadline承诺,毕竟都「要face」。所以,基于这个心理学效应,可以跟我一样采用公开挑战的方式。比如两年前,我就在公众号和朋友圈公开承诺「年底前完成30篇原创文章」,挑战失败的话所有点赞的朋友瓜分5k大洋。并且每一篇我都会写明这是第几篇,挑战还剩多少篇。

最后效果非常明显,尤其对于我这样的重度拖延症。我的100天的设计挑战和40篇原创文章挑战也是这样完成的。大家想坚持写作也可以参考试试。

六、我是如何准备这次分享的

最后,还原下这次直播分享的准备过程——

1)确立知识管理的主题,后面所有的环节都需要聚焦这个主题进行。

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2)信息获取阶段,我在这个阶段开始全网搜集大量资料。

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3)信息采集阶段,使用cubox将所有的优质信息聚合到一处。

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4)信息处理阶段,我利用碎片化时间进行深度阅读、思考,同时做高亮、标注。

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5)信息整合阶段,使用notion提前建立知识树,并且将前一个阶段的精华同步填充至知识树上(比如1篇文章拆2个概念、3个金句、4个案例等等)

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6)信息内化阶段,结合自己的旧有经验进行内容创作,最后基于内容完成ppt!

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七、最后

再和大家简单盘下知识点。

  • DIKW模型是知识管理的底层模型,它通过数据-信息-知识-智慧的递进结构,揭示了更有效的渐进式学习方式;
  • 将信息当做知识是一个传统误区,只有通过自我关联、行为指引的思考才能完成信息到知识的转化,指引自己的行为;
  • 做知识管理的三方面原因:我们身处内容时代、生有涯而知无涯、大脑不擅长存储;
  • 知识管理的5个阶段:信息获取、信息采集、信息处理、信息整理、信息内化;
  • 设计师通过写作的方式既可内化信息,又能实现影响力增值。

13000+字的原创干货在此完结,不过由于篇幅原因,很多地方其实没有展开讲。后面有机会的话会给大家分享更多。

最后,感谢你的耐心阅读。希望这次的万字干货能帮到你。

我是设计师Andrew,我们下期再见。

专栏作家

Andrewchen;微信公众号:转行人的设计笔记,人人都是产品经理专栏作家。中科院硕士自学转行,擅长通过文字帮助年轻设计师成长和提效。延迟满足、长期主义。

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题图来自 Unsplash,基于CC0协议。

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