智能合同管理产品设计(5):合同中台

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导读:中台的本质简单说就是整合复用,其最终价值,即服务复用后的“降本增效”。那么企业有没有必要建设建设合同中台呢?如果建设合同中台,哪些是合同功能是可以复用的?又如何规划合同中台的建设?下面简单介绍一下个人的理解。

一、有没有必要建设合同中台?

正如大家所了解的一样,企业中台的建设需要从以下几个方面进行考虑,一是计划建设中台的业务是否快速变化,当然这个变化是相对的,每个企业对快的支撑能力也不一样;二是建设中台不是简单的建设单个信息系统,需要有经验和能力的团队,交付的周期和成本也是比较高的;三是能不能发挥会数据价值,这就要看企业现阶段对数据治理的各个方面是否具备条件等。

建设合同中台同样需要考虑上面的问题,另外,合同中台的建设可能还需要考虑到对合同管理结合业务深度的要求,和周边系统的建设情况。如果合同管理要求并没有深入业务,仅是合同台账级别的全生命周期管理,或是相对比较独立与业务系统交互少,建设一个市面上说合同管理系统就可以,没有必要被供应商绑架赶时髦(或是嘴上说说也就算了)。

综合考虑,能够建设合同中台就是大型企业的事,而且是业务变化快,企业当前的信息化程度比较高,应该具备了建设中台的条件或是已经有了其他业务中台建设的成功经验。

二、哪些服务可以复用呢?

这需要真正理解企业信息规划和合同管理系统的定位和边界。

企业信息化或是数字化发展趋势,肯定是分层分级、专业化、一体化(当然还有智能化,但和现在讨论是否建设合同中台关系不大)。在分层分级方面很多基础应用系统已经覆盖了合同全生命周期的部分阶段功能,如知识系统、MDM、BPM系统等,没有必要在合同中台重复建设;在专业化方面每个系统都应该承担各自职责范围内的任务并持续向纵深发展;在一体化方面,每个系统都在企业整体的微服务框架下,寻找自己系统服务拆分的颗粒度,以便灵活与其他系统进行信息交互。合同管理系统最终目的是合理控制合同履行风险,所以我们要本着这个目标,规划合同中台的功能。

所以,合同内容审核及结构化、统一合同编号、电子合同、合同履约监控,合同全息信息检索就应该是合同管中台应该关注的服务,而当前各服务商最耗费成本的合同审批流程应该就不是什么重点(应该在BPM中实现),合同范本库也应该纳入到知识管理系统去,数据分析在BI分析系统中更合理。未来业务人员办理合同,应该是登录门户或自己业务系统,一站式地从知识系统中获取合同范本,利用合同中台完成合同审核及结构化信息提取,提交BPM系统审批,调研电子合同完成签订,并通过合同系统给予统一合同编号,根据编号在各业务完成履行,合同系统监控是否异常履约,并在企业范围内使用统一合同编号按照查看权限提供合同信息获取,最后为BI系统提供数据服务进行展示。

三、如何合同中台的建设

整体规划是必不可少的。整体规划首先是业务架构,思路上可以按照项目管理基线(其实就像合同)方式,保证基线规范执行可控,范围上要全面考虑包括各业务板块及目前没有合同的现金交易,横向上是合同管理的全生命周期各部门协作,纵向上组织机构管理模式(项目制+科层制等)。

其次,要了解目前企业数字化战略及当前企业数字化建设的水平,尤其是合同管理在不同企业不同业务中建设的水平,了解合同中台需要提供的不同次第服务,全面涵盖目前的不同建设水平的要求。

实施工作要按照优先级逐步展开。重要、紧急四象限法则进行优先级排序。重要可以是主营、管理的关键环节(如合同审核等),紧急是风险频发、或是量大规范好处成果(以便获取更多的支持和资源)的业务合同。当然,还有很重的一点就是与企业数字化转型同步,及时利用上企业数字化转型的成果(如外采企业信用库、电子合同等),也为其他业务的转型提供责任范围内的积极配合,这样就能够起到相互促进和相互推动的作用。

要有测量指标和反馈机制。合同中台建设的好不好,要开是不是提高了效率,降低了因合同引发的风险。需要把指标细化到合同管理的全生命周期(合同范本使用率、合同倒签率、合同审批效率、延期履约率等),甚至要与业务系统挂钩。要通过数据买点和在线方式收集合同使用情况及改进意见,让合同中台发挥真正的价值。

 

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