智能合同管理产品设计(2):合同范本库

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编辑导语:合同不论对于谁来说都是十分重要的,因此,合同文本编写及管理过程的规范也尤为重要。在本篇文章中,作者介绍和讲解了如何建立合同范本库,推荐想要学习智能合同管理产品设计的群体阅读。

本文主要面向大型企业自建合同范本库。

合同的重要性无论对于企业的法律人还是业务人员都是显而易见的,但因合同文本编写及管理过程不规范,也是大部分企业而引起纠纷案件的主要原因(根据数据显示,进三分之二的民事案件其实是由于合同纠纷产生的)。

美国如今大热的已上市法律科技公司Axiom,他老板接受采访,坦诚地说自己的绝大部分业务是在线审查、起草合同。

作为提高合同文本质量降低合同风险重要手段之一,合同范本库的建立也是极其重要,它不仅在事前阶段规范合同文本编写,起到降低合同履约风险的作用,而且在提高了合同起草审核的效率,更为合同的数字化、智能化管理夯实了基础。

一、内在逻辑

建立企业级合同范本的内在逻辑是以合同范本为载体(整合+智能+服务),整合企业内外法律专家资源,沉淀合同文本经验知识,连接合同相关知识(制度合规要求、风险内控手册等),以智能化方式生成、推荐、提示,高质量完成合同文本编写工作,并能够在具体工作和业务场景便捷地连接到提供服务的内部法律顾问或是外部专业律师。

二、设计参考

企业合同范本设计中有一些值得注意的实现,比如范本分类、范本属性、内容的产生、条款库的建立、关联知识的链接、合同生成等,在这里做了简要说明,以供参考。

1. 范本分类

如何分类才能更好的满足企业不同业务的需求呢?

目前企业主要是以常见法律关系为基础,以业务发展和经营管理为向导划分合同范本的分类,以便于整个合同与业务的融合,为企业管理提供更有价值合同数据维度。

如:如能源企业,包括供用能源合同、购销/买卖合同、建设工程合同、技术合同、租赁合同、承揽合同、借款合同投融资类合同、意向、框架协议等;房地产企业合同一级分类,包括项目准备阶段、项目建设阶段、营销类合同、运营类合同、物业服务类合同、公司法类合同、融资担保合同、知识产权类合同、行政管理类合同等。

2. 范本属性

合同范本属性一般包括范本分类(一般与企业合同分类保持一致),范本的名称、修订版本号、应用的组织范围、使用的时间期限(有些合同范本根据业务淡旺季不同优惠力度不同)、范本的来源、复杂程度(每个细类合同范本可以分为简单、常规、复杂)、适用主体地位(甲方、乙方,很重要!)、制定人、最新修订人、最新修订时间等。

另外,在涉及合同范本数据库模型时,需要考虑到范本历史版本、评价(建议支持条款级)、必备条款、审查清单、关联法律法规、司法案例及行政处罚等。

3. 内容产生

目前企业重要是每一年或半年组织制定修订企业统一合同范本,或是借助外聘律师进行完善企业范本,但对于需要完善修订的点仍然缺少数据支撑,同时,也有少部分企业购买外部合同范本库,使用时还需要进一步的裁剪。

随着合同管理数字化建设,一方面,可以通过大数据技术分从实际签订的合同文本中,提炼出实际履行中低风险“合同范本”;另一方面,分析出纠纷案件频发的合同,以案由进行归纳为修订提供数据支撑。

同时,可以考虑逐步将PGC、UGC等方式逐步引入到企业内容管理中,通过鼓励更多专业及一线人员进行评价、产生内容优化合同范本质量。

4. 条款库

合同范本管理用不用做到条款级别?根据企业的管理和数字化建设水平而定,条款库是合同数字化发展的一个趋势,甚至要做到要素化管理,要素即合同当事人名称(或姓名)和住所、标的、数量、质量、价款(或者报酬)、履行期限(地点和方式)、违约责任、解决争议的方法等。

针对合同每个条款进行标签化管理,不仅能够更加精确的进行优化,便捷灵活组合应对更多业务场景,而且对于合同分工审核、智能审核提供帮助。如:合同起草中通过通过智能方式检索类似条款,将合同中强势条款,修改为中性条款;财务部门只负责审核合同财务部分条款;发现合同中缺少的必备条款等。

5. 知识连接

合同范本是从外部法律合规要求、内部合规要求、到实际合同文本、风险内控、违法违规案例的结合点,因此,可以以合同范本为基础,按照条款级别建立法律法规、行业标准、内部制度(集团型企业可数字化的合规要求在百条级别)、到实际风险事件、行政处罚、司法案例的知识图谱。

这样有助于企业感知内外部变化,及时将变化有可能产生的风险传导到相应的责任人处,从事后被动防御转型事前的主动防控。

6. 合同生成

根据业务人员提供的要素自动生成合同文本,是合同范本应用的主要功能。所以,合同范本一定要具备自动生成的功能,通过填空或是问答方式生成合同是最常见的生成合同的方式。也可以通过选择合同类型,推荐合同条款,在线生成合同文本。

总体上可以根据使用方式或是管理要求,将合同范本分类制式合同范本(经专业人员审核只能填空不能修改)、参考合同范本(经专业人员审核可以的进行调整)、其他合同范本(三种类型,每个企业的叫法可能不一样)。

同时,合同范本还是智能合同审核重要训练语料,是以范本为基础的智能审核的对照基础。

三、拓展思考

面向中小企业的合同范本库管理逻辑上大同小异,以合同范本为载体,做整合+智能+服务,可以建立SaaS版合同范本库,为中小企业提供服务。中小企业也可以建立自己合同范本库,没有必要建立成套的管理系统,通过共享文档的方式等方式完全可以到达管理目的。

一般中小企业在业务上乙方思维更多一些,但可以对甲方范本进行汇集管理并动态跟踪比较分析将其纳入合同范本库进行管理,达到接受和合理控制风险目的。

我们应该认识到控制风险是一门平衡的艺术,合同范本的最终目的是符合自身企业最大利益化,降低企业交易和合规风险,而不是为了高质量而高质量。

 

本文由 @Being4 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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