业财一体化之合同管理系统

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对于上班族来讲,合同应该不陌生,下面这篇文章主要讲述的内容就是关于合同管理系统如何搭建的,一起来看看吧!

合同对大家来说并不陌生,对于上班族来讲签的最多的是劳动合同,而对企业来讲合同管理系统远比我们想象的要复杂,一份合格的销售合同能够企业带来收益,而一份不严谨的合同对企业来就一个噩耗。

企业的合法权益不仅得不到保障,还需要耗费巨大精力去处理带来问题,避免损失进一步扩大,如何通过数字化技术管理和规范企业合同管理对于企业来是一个永恒的话题,本文笔者根据过往经历和对合同管理产品研究,来探讨合同管理数字化系统建设,希望能够帮助想了解合同管理系统建设的伙伴。

对企业来说最常见的合同有销售合同,采购合同和劳动合同,合同是交易行为重要依据,或给企业带来资金流入/流出,成长型企业合同管理是让人欢喜让人愁,销售合同常见问题是销售张张嘴运营技术跑断腿。

为了把产品或者服务卖出去,销售人员无所不用其极,没有不满足客户需求的产品,合同签署时过度承诺,导致落地和回款困难,诸如此类合同管理问题,合同管理需要从制度、流程和数字化系统制定标准、规范流程和建设数字化合同管理系统赋能业务,解决起草效率低、审批时间长、签署成本高、履约落地难、回款周期长和合同管理乱的问题。

一、什么是合同

合同是以格式化法律条文明确合作双方交易的标的物,及其交易过程中的权利与义务。

1. 合同的主要类型

合同是以格式化法律条文明确合作双方交易的标的物,及其交易过程中的权利与义务。

民法典中定义企业经营活动常用18类合同,具体类型和说明如下:

2. 合同的结构

二、什么是合同管理

合同管理是指对全生命周期管理(合同起草、审批、签署、履约、归档、终结)的有效执行、监督和维护过程的管理。合同管理有助于合作各方权益保障,约束各方遵守合同条款、减少违约、提升履约质量和效率非常重要。

1. 合同管理的问题

2. 合同管理的意义

  1. 规范合同管理流程、建立管理制度、提升合同管理效率,支撑业务快速发展;
  2. 打破系统壁垒、促进合同签订、审批、签署、履约、结算、开票一体化;
  3. 保障企业合法权益,规范交易往来,有利于交易相关方建立良好的合作关系。

3. 合同管理的流程

三、合同管理系统

1. 合同管理系统架构

2. 合同管理系统主要功能

1)合同模板:

通过模板化,固化常用合同格式,内容和条款,必选条款和可选条款,控制输入项和可选值。合同草拟效率低下,通过参考国家、地区和行业对应类型合同范本,结合公司实际情况建立合同模块库可以大大提升合同草拟效率。

2)合同范本库:

3)审批流程:

针对不同类型合同,同一合同不同条件设置审批流程,灵活配置审批流,支持加签,减签,驳回到某一节点,相关审批人自动跳过,避免重复审批。

4)差异对比:

对账每次修改提交生成新版本,可查看各个版本之间差异,评论,修改内容,修改时间,修改人。

5)合同签署:

与电子合同或电子签名平台集成,实现签署方实名认证,数字签名和线上签署和合同交付,防止篡改与抵赖,提升效率,降低成本。

6)合同履约:

合同履约内容格式化,与项目,订单,计费,结算,收款,付款,发票集成实现履约链路节点及时触发履约事项。

7)合同变更:

解约合同,如果涉及财资变化,需要创建或更新财资信息,触发逆向流程。不涉及,直接解除约定。

  • 合同终止: 合同变更导致原合同义务发生实质性变化,提前终止义务履行。
  • 补充协议: 对原合同内容未尽事宜,进行补充说明。有时是有实质性冲突,需明确生效的履约义务。

8)合同到期:

到期前提醒合同管理人员关注、采取对应措施、到期后后自动终止或者自动续约,关注履约保证金结算,约定服务的清算。

  • 自动续约: 按照原合同内容继续履行义务,延长服务期限。
  • 续签: 变更产品服务报价,新加或减少服务内容,当做新合同管理。

9)合同归档:

对于已经签收完成的合同进行归档,建立合同档案,方便后续查询,打印、借阅,鉴定和销毁,过程文件全部可追溯。

10)合同存证:

通过三方有公信力机构存档合同签收过程中核心文档,当出现纠纷时可以提供签收过程文件证明,供司法机构判断。

四、结束语

合同作为规范业务发展,保障合作双方彼此权利的格式化文档,全面建立合同管理的流程和制度,有利于合同管理数字化转型,合同管理数字化需要获得高层支持、邀请业务、法务、财务参与业务流程梳理、需求挖掘和方案评审,建立整体规划逐步完成数字化建设。

首先,需要完成对合同现状和问题梳理,梳理业务流程,对标行业标杆企业,建立合同管理制度和流程,输出数字化建设整体方案。

其次,分清主次、优先实现主流程(起草、审批、签署、归档、履约)和核心功能(模板库建立、合同差异比对、电子签署)等。

最后,系统上线时需要做好用户培训,系统推广和宣传,及时解答用户使用过程操作问题,针对卡点或关键问题及时规划版本解决。

另外,需要做好向上管理,上线初期系统并不是很完美,需要降低用户预期,把系统先用起来,晓之以情、动之以理、诱之以利,好的产品是不断迭代产生的。合同管理数字化系统可以帮助企业提升管理能力,释放法务资源、提升内部运营效率、规范业务、财务和法务风险、有助于交易方直接建立良好合作关系。

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  1. 写的文章真的非常实用

    来自四川 回复