产品经理如何完成一次「条理清晰的汇报」

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编辑导读:条理清晰地表达行动性思想绝不是一件容易的事,需要艰苦地思考。本文以产品经理的角度,分析如何完成一次「条理清晰的汇报」,希望对你有帮助。

场景-小A坎坷的项目汇报:

许多年之后,面对 PowerPoint 软件,产品经理小A将会回想起,她第一次在组内做汇报时那个昏昏欲睡的下午。

那时小A负责这个项目已经有一段时间了,到了年中,团队内部决定自主做一次向上汇报,以示承上启下。

小A想:描述得越细,越能说明我们团队想得清楚,越能代表我们可以胜任工作。小A铺陈了近半年的心路历程,将点点滴滴尽数写出。接近三十页。他们是怎么组成的呢?

  • 1~3页:项目背景
  • 4~7页:剖析当时的问题,阐述心路历程
  • 8~12页:在上述思路下,团队做了哪些
  • 13~22页:将做了哪些进行详细展示,并展示相应的成果
  • 23~24页:这些成果累加起来得出总成果,总结上半年的成绩,是否完成了目标
  • 25~27页:引出下半年想做什么
  • 28页:下半年的目标

然而,辛苦了一周的A师傅,却在和同事试讲的时候碰了钉子:听众几乎都失焦了。这四十分钟的时间里,同事们有的瞌睡频频、有的时不时看表、有的身体放松地靠在椅背上、有的同事干脆处理起了自己的工作,键盘敲得噼里啪啦响。

小A不理解。

一位经验丰富的产品经理小B表示:“小A,你的汇报太冗长了、没重点,项目同事都很难有耐心听完,更何况是日理万机的领导呢?”

小A眼看一周的工作被否定了,心里不大高兴,嘟嘟囔囔道:“除非你做得更好,否则不要批评。”

小B笑了,当下就问了3个犀利的问题,拳拳到肉。

小A茅塞顿开,大呼:“我想得还是太少了!”

按照小B给的建议修改后,小A做了一次小范围的公开汇报。领导听完表示满意不说,其他组的同事们都纷纷表示很有收获。散会后,他们还簇拥着小A,求小A分享她的讲演稿件。他们说,小A的报告让人印象深刻。

那么,问题来了,小B到底问了哪些问题?以及,小A最后改成了啥样?

一、第1个问题:你有把汇报当作一个产品去看待吗?

小B问:“对产品人而言,万物皆可产品。你有把汇报当作一个产品去看待吗?”

小A表示:“这……我第一次听说!”

小B再问:“以「产品」思路在做报告的时候,第一步就是分析核心受众是谁,他们的核心诉求(最关注的的点)是什么。”

小A:“汇报的核心受众不就是老板吗!可他的核心诉求……很难猜啊!”

小B:“高层关注点的八字箴言记好:「问题、机会、成本、效益」。”

作为 PM,不是只有做功能、做策略的时候才是 PM。「产品」是一种意识,更是一种职业素养。小到一封邮件、一个需求文档、一次汇报都可以作为产品。

甚至在 PM 的职业生涯中,它们的频次、重要性不亚于做功能。

那么,当我们以「产品」思路在做报告的时候,第一步就很清晰了:

  • 你的核心受众是谁?——高层
  • 他们的核心诉求(最关注的点)是什么?——问题、机会、成本、效益

他们的核心诉求就决定了我们汇报的侧重点:

  • 问题和机会:尽量用场景化的描述和图片进行渲染,让听众一下子就进入了我们的场。比如:“目前客户对业务超时办理怨声载道,占了整体投诉类型的50%。在此摘录了一些客户的声音,他们表示对我们非常失望。”在情绪上拉近彼此,唤醒他对某些困境的情绪记忆。
  • 成本和效益:如果是一个方案沟通汇报,要强调每种方案的成本和效益;如果是项目汇报,成本已经付出了,就着重展示已经取得的效益和后续想取得的效益(目标)。这样,高层能够从他的角度给予建议。
  • 把操作层面尽可能地抽象,切忌在主干上堆砌操作细节。但为了防止听众突然提问,而你又不方便口头描述,那就收录在附录中。既不影响主干的表达,也体现了你准备的充分。

除小A的情况之外,还有一种高频的报告,就是竞品分析报告。

竞品分析报告受众以产品经理为主,他们的核心需求就是「从中有收获,用于我的产品工作」。关键就是为了「学」。

大家见过非常多堆料式的竞品分析,往往只是强调竞品的「形」,而不去钻研竞品的「神」。如果是踩了无数坑的小B,他往往会这么告诉你:除了看到表面的东西,更要看到看不见的部分。

  • 竞品为什么这么做:从视觉设计(设计成这样而不是那样)、功能范围(做什么/不做什么)来确定核心用户和满足了哪些核心价值;从盈利模式来判断其作为一家商业公司的基本商业逻辑
  • 竞品怎么做到的:从内容策略、功能迭代记录、营销活动、各类数据变化节点、融资节点、外部政策变化情况来分析公司战略以及战略取得的成果
  • 竞品下一步会怎么做:在各个社交平台和app市场中看用户对其的讨论,了解真实的用户和实际玩法,辅以上述分析,预测其未来走向

竞品分析不仅要收集、分析信息,更重要的是要得出有价值的结论。——《有效竞品分析》张在旺

切忌堆砌主观体验和细节,会让听众失去焦点。

二、第2个问题:你做PPT是先立骨架,还是先堆料?

小B问:“你做PPT是先立骨架还是先堆料?”

小A表示:“我会先把所有做过的事情放在 PPT 上,能塞的尽量塞,然后进行组织,提炼一条演示逻辑……”

小B:“这样先堆料再整理的做法,会产生很多废料,让人备受打击。”

小A:“是啊,你们说不行,我就得重新组织,好沮丧啊。”

小B:“因为你一开始的思路就不够连贯,写出来的东西自然就不连贯啦。我有一个办法,告别动不动重写。

方法就是「骨架和血肉解耦」。尝试先用思维导图来立骨架,和内部对个几遍。骨架没问题之后,你就会信心满满。继而再去找相应的东西填充你的血肉,效率不是更高?”

小A的问题,其实大部分人都遇到过。

一家大型咨询公司曾经估计过,高达60%的资料收集和分析工作都是无用功。咨询顾问们堆砌了不计其数的“有意思”的事实和表格,但真正和客户的问题有关的却寥寥无几。很多情况下,由于信息不完整,很少或根本没有数据来支持主要的建议,咨询顾问们直到最后一刻还在寻找更多的数据,这个过程真是劳民伤财的一个过程。

——《金字塔原理》巴巴拉·明托

后来他们是怎么解决的呢?

简单来说,就是在收集资料之前,强迫自己先进行结构化分析。具体就是:先提出假设,权当已经找到了问题的原因,再去收集资料来证明假设是否成立。「先框架后细节」的方法,使得他们效率更高,少了很多废料。

三、第3个问题:你如何让听众跟着你走?

小B问:“你是怎么让听众跟着你走的?”

小A表示:“我怎么想,我就怎么说。让他们产生一种‘山重水复疑无路,柳暗花明又一村’的感觉。”

小B噗嗤一笑,说:“你形容得还挺妙。小A,还记得我问的第一个问题吗?”

小A:“把汇报当作一个产品?”

小B:“做产品,需要了解人性。对于「汇报」这个产品,你了解听众的基本特性吗?我给你讲两个故事,你看看哪个听得更舒服。”

第一个故事:演绎法

小B:“我有一个朋友,她在某社交平台结识了一群同城的人,线下去酒吧奔现聚会的时候,发现什么人都有。有人主动加她微信,并在后续的联络中非常主动……”

小A的大脑根据关键词「某社交平台」、「什么人都有」拼命地进行联系:小B可能要说这个社交平台奔现可能不太靠谱,或者,他想说一个女孩爱上渣男的故事。又或者,他想表达这个女孩不为渣男所动。

小B:“加她的这些男人吧,有的是博士,兴趣爱好广泛;有的就是无业小混混,天天混场子喝酒。真是龙蛇混杂。”

小A又想,那他可能想表达这个女孩和博士谈了一场恋爱的故事。

小B:“但是她都不喜欢。”

小A想,所以还是说网上奔现不靠谱?

小B娓娓道来:“唯独一个不主动加她微信的男人,吸引了她的注意。他在酒吧喝果汁耶!因为他戒酒了!即便去酒吧也绝不喝酒。是不是很有趣?最后,这个男人成了她的丈夫。”

小A:“挺刺激的……但你前面说的这些,让我误以为网络奔现都不靠谱呢!”

第二个故事:归纳法

小B:“你别说网上找不到好对象哦,我朋友就找到了一个!”

小A两眼放光:“我母胎solo了二十多年,快告诉我!”

小B:“我有一个朋友,她在某社交平台结识了一群同城的人,线下奔现聚会的时候……是不是很有趣?最后,这个男人成了她的丈夫。”

小A大呼牛逼,并不断地回味这个故事,展开了美好的想象。

故事结束。

小B说:“所以你觉得什么样的方式,你更容易接受?”

小A仔细揣摩,说:“好像是你先直接告诉我你想表达的结论,我更能顺着你的思路走!”

人们倾向于按照思维发展的顺序表达自己的思想,而思维发展的顺序通常都是演绎的顺序。小A就是其中一员,希望听众跟她的节奏,从下到上、一步一步地展开她的思维画卷。

但是,以演绎的顺序发展的思想并不一定要按演绎的顺序表达。在大多数情况下,你都可以用归纳法的形式来表达以演绎法发展的思想。对听众和读者来说,最容易理解的顺序就是先了解主要的、抽象的思想,再了解次要的、为主要思想提供支持的思想。

更好玩的技法,就是悬疑。人类仿佛有一种本能,就是去搞清楚到底发生了什么:

使受众对表达者的观点产生某种疑问,然后回答这些疑问。通过不断进行疑问-回答式的对话,受众就可以了解文章中的全部思想。

——《金字塔原理》[美]巴巴拉·明托

不妨直接套用这个公式:

  • 说明背景,指出困境,引发疑问(到底怎么解决这个困境呢?)
  • 给出答案,解释上面的疑问,但不给原因,继续引发疑问
  • 给出原因,解释上面的疑问

小A根据这种思想,调整了整体PPT的框架,并缩短至20分钟。

  • 1页:项目背景和困境(引发疑问:怎么解决困境?)
  • 2~3页:我们做了哪些方向的改进和项目成果展示(解答上一个疑问,再引出一个疑问:为什么做这些方向?)
  • 4~8页:依次展开原因、收益和具体路径(解答上一个疑问,并在每一页中用疑问-回答的方式做小小展开)
  • 9~10页:复盘遇到的问题,还留了哪些困境(引发疑问:怎么解决这些困境?)
  • 11~13页:后续如何解决以及总结的方法论(解答上一个疑问并优雅地总结)
  • 14页:下半年的目标(定量)和理想态(定性)(引出疑问:怎么做才能达到这个目标?)
  • 15~17页:围绕这个目标,我们应该怎么做
  • 18页:小小展望作为优雅的结束

One more thing:不要用没有思想的标题

小B:“你的图表标题都是「日活跃用户数」、「人均停留时长」,错失了表达逻辑性思考的好机会。”

小A苦恼:“那应该用什么呢?”

小B:“不如用「更有思想」的词,来代替这些「缺乏思想」的词。用「日活跃用户数环比增长XX%」代替「日活跃用户数」、用「人均停留时长同比提升xx 秒」代替「人均停留时长」。”

小A:“哇,这样确实更加一目了然。”

小B:“所以,你的PPT小标题是不是也可以参考这个思路?”

小A:“我可以用「主要问题-没有充分授权」代替「我们存在组织问题」,用「背景-业务超时占整体投诉类型的50%」代替「背景」。”

小B:“歪瑞古德。”

所以小B的3个建议就是:

  1. 确定核心受众和核心诉求,调整汇报侧重点
  2. 先框架后细节
  3. 悬疑式报告:说明背景、指出困境、引发疑问、给出答案、引发疑问、解释答案

不知我这篇文章像不像一个悬疑式报告?

希望你们能喜欢。

巴巴拉·明托说:“条理清晰地表达行动性思想绝不是一件容易的事,需要艰苦地思考。”

也许我们努力过后,仍有瑕疵。但每逢一次艰苦地思考,都留下了璀璨的踪影。

思考本身就很酷,不是嘛?

 

本文由 @白鹿衔书不衔花 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 学到了,万物皆可产品

    来自湖南 回复
  2. 学习了

    来自上海 回复
  3. 高层关注点的八字箴言记好:「问题、机会、成本、效益」

    来自山东 回复