电商系统之供应商管理

3周带你玩转Excel!在行第一行家手把手带学+作业实战+答疑辅导,升职加薪快人一步,了解一下>>

本文以电商系统中的供应商管理为讨论对象,分析了其中的管理、属性、流程等内容,希望能给你带来启发与思考。enjoy~

前言

前天写了一篇“以商品流转了解系统模块”介绍,里面啰里啰唆的说了很多模块,每个都是系统的组成部分,都很重要,也都值得一个个的去深入学习总结。这里先聊一下供应商管理系统,希望阅读后能有所帮助和启示。

目前关注阅读了很多公众号文章,也想在文章的排版和内容上让大家耳目一新,但是火候未到,还在不断的学习路上;借用毛主席诗词“红军不怕远征难,万水千山只等闲,五岭逶迤腾细浪,乌蒙磅礴走泥丸。”来表达决心与信心。

供应商管理

提到供应商管理你首先想到的是什么?

  • 从采购角度想就是要搞定她,以最便宜的价格进货,降低成本,完成个人的绩效考核,如果有返点更好。
  • 从产品的角度想就是要如何获取业务需求,把供应商相关所有内容理出来,后续的扩展业务有哪些,形成PRD以便给研发宣讲。
  • 从研发的角度想就是要有哪几个基础功能,信息字段有哪些,这些字段会影响到哪些功能,需要关联哪些,我要采用什么样的新技术,搭建一个牛逼的页面给大家用,证明自己。

以上只是个人的猜测臆想,大家不必认真,下面的图可以看到:

供应商可以发货到仓,可以直接发货到用户,可以发货到门店;平台合作商家可以直接发货到用户也可以发到自营仓(会产生仓储使用费)还可以发货到线下门店。

所以供应商的管理在供应链系统中不仅仅是供货管理也要考虑其整体的能力,优质的供货商(商家)可以提升公司的效率和业绩。

供应商属性

供应商按类型可以分为两大类:供货商与商家。

  • 供货商主要针对自营的,即公司属于零售商采用购销或代销的方式与供应商合作;
  • 商家则是指入驻到公司系统平台,利用我们的平台和流量来促成销售,公司收取服务费。

供货商按合作模式又分为经销、代销、联营等,此部分一般是在签订合同时确定,同一供货商可能与我们有不同的合作模式即部分商品做经销也可以做代销;合作商家一般以佣金扣率的方式合同。

按经营的业务可以分为食品类供应商、酒水类供应商、水果类供应商。

按是否入仓可以分为入仓和直接发货,如果是海外供应商也应该区分。

这些都是供应商的一些基本属性,属性的不同,供应商的管理也是有区别的,资质的要求也不同,这些都是供应商管理系统模块设计时考虑的范畴。

供应商流程

供应商也是有生命期的,在管理过程中需要不断挖掘和培养优质供应商,剔除劣质供应商。

像华为、小米等企业的供应商很多,多个供应商的整合协作能力是供应链管理中的大学问,我是看了点供应链方面的书才了解的,属于现学现卖。

在以销售商品为主的电商企业中供应商的管理系统模块相对简单点,只要能进货、有问题可以退货、保证我采购的商品质量、能够正常结算就可以了,对于供应商的管理也比较偏线下,这里说的管理是指供应商等级、信用以及供应商的各个指标体系的监控。

下面针对我的学习了解,结合接触的系统和个人理解按上面的流程逐一简单说明下,有聊的不对的,请留言共同完善。

1. 开发供应商

在以商品为流转时也是首先要做的。

供应商的产生来源可以是自己的采购部或招商部去开发,一般对于自营供应商是需要有经验的采购人员引进,合作商家类供应商则需要我们提供优惠的政策去吸引他们。

万事开头难,此部分工作主要是线下,但是我认为如果要管理好供应商,这部分的过程也应该纳入到系统管理中,就像销售人员开发客户一样,是经过什么途径、经过几次谈判,采取了什么的优惠政策,实际联系人是谁等等。

几年前曾经做过销售合同的执行过程跟踪软件感觉挺不错,现在都在讲大数据,此部分的数据收集相信对于采购部和公司都是有用的。

如何收集与具体收集哪些信息?

网站商城应该有接收供应商申请的引导页面,内部系统需要有具体的模块。

信息主要包括基础信息、开发途径、联系人员、职位、公司地点、主营业务、注册资本、成立时间等等。主要是跟进开发过程,即谁在跟进、跟进的详细说明等等,这也属于风险调研的过程,一量可以合作便转入到正式供应商。

2. 供应商信息管理

这是供应商管理主要部分,供应商信息包括基本信息和附属信息。附属信息可以指一些资质文件的上传与审核。

一般供应商不需要像合同一样每年都签订合作协议,因为这部分是供应商的合同来承担的,但是供应商的状态变化需要关注。

(1)基础信息

由开发供应商模块导入(关键字段)或新建供应商;此时供应商仅是一些基础信息,如供应商名称、前面介绍的供应商属性等。

(2)父子账号关系

这里还需说明一下,在前面介绍结算时有涉及供应商的简单介绍中提到供应商也应该有父子供应商。

为什么会有这种场景?

因为同一个供应商可能有多种合作模式既有经销也有代销,签订的合同模板不同,需要区分。

父账号的系统作用?

可以回顾下供应商结算是以子账号为依据生成结算单的(看电商财务介绍部分),但是最终付款的流程是相同的,都是结算单审核后,收到增值税发票,付款申请后生成付款单。但是此供应商是否可以付款或在付款申请时是否通过呢,这需要把所有的子账号结合在一起考虑。因为供应商有不同的合作模式,每个子账号的应付金额有可能是负的(如商品质量有问题发生大量的退货),此时就不能付款,控制公司风险减少损失。

如果不设父子账号也可以通过一个供应商可以同时有多个合同的方式?但是这个涉及到商品的关联,逻辑相对复杂也不清晰。

(3)供应商资质管理

这是供应商审核过程中最重要的部分,此部分可以由商家管理处负责,也可以是财务内控部负责,也可以是质控部管理。

资质审核哪些内容?

供应商的营业执照,品牌合作售卖权,商品专利等。

系统如何设计?

经营的业务不同,资质也是不一样,这时便可以参照销售区域模板来搭建资质模板,每个供应商都需要配置,这样需要上传的资质文件或证照便可以进行审核查看。

信息可以由供应商通过供应商管理平台上传或录入相关信息,然后在供应商管理模块中进行资质审核。

当基础信息、资质信息等都已经维护并审核完批,此时便可以启用供应商了。

至此供应商可以录入合同、创建商品、采购或销售卖商品了,但是供应商的管理才刚刚开始。

3. 供应商执行管理

供应商执行过程中,需要有合同、有商品、有业务单据,但是如何有效监控管理这些内容呢?

这是需要与相关的业务结合来进行的。

供应商的合同正在执行有哪些?

合同的至期时间是否有提醒,至期后如何通知供应商,这些可以通过预期模块来实现。

供应商信息是否有变更?合作模式有变化吗?

最常见的是银行收款账户变更或经销改代销等等。这此又会涉及财务部分,所以在执行过程中的变更需要全业务流考虑。

简单地说,对于经销改代销,一般要先锁定供应商库存,做盘点然后做空出,再根据新建的代销合同进行空入,然后上架销售。由于我们有了父子账号,也可以新建子供应商的方式来实现。自古华山一条道,但是系统的解决方案确是多条的,正所谓条条大道通罗马。

供应商的执行过程中还会涉及采购返点,此部分一般都是在签订合同时便确定了,如果变更需要通过合同变更协议进行。

对于系统上此部分主要是结合供应商管理报表来进行监控。对于供应商库存进行查看预警,到货的时效和到货率的统计,商品损坏率,缺货率等。这部分与供应商的信用管理又有所重叠,所以在设计时关于业务的要与业务系统关联,信用指标要与信息管理整体设计。

供应商冻结管理,在供应商执行过程中,由地某种原因可能暂时停止进货、付款等。此时需要有一个冻结管理模块。

冻结分为两部分:

  1. 冻结供应商部分付款额度-控制付款金额,如果财务系统做的好可以根据每月的财务预算系统生成利付款排程。
  2. 供应商完全冻结-此时供应商可能是即将终止合作或暂停相关业务。

4. 供应商信用评估管理

根据公司的业务战略,将公司客户/供应商进行分级,并实施分类管理,针对不同的客户/供应商级别,形成差异化的管理政策(差异化管理可能反映在价格、返利、货源的优先保证、信用额度、账期、业务过程中的适当授权等)

最终目的是经过合理分级确保供应商获得应用级别和合理政策,在合同执行过程、财务结算以及相关的采购业务中提供决策参考。

基本信用指标有哪些?

需要根据客户/供应商的经营情况、贸易量、价格水平、信用状况、收付款情况、产品质量、历史交易为参照指标,并给出相应权重。

对于战略性供应商的管理,需要考虑以公司可实现的销售能力为基础,充分考虑公司现有的采购/销售能力以及未来的市场变动趋势。

这些信息有的是通过供应商及相关渠道进行收集获取,有的则需要我们根据供应链系统数据进行计算获得,常见的如到货率、缺货率、坏品占比、在途时间等。

信用评估时间?

可以按季度或半年做一次评级,评级后需要在系统中体现出来。我们产品研发做的就是根据业务需求搭建供应商信用等级型并生成信用评估表。

在我工作的几家公司中,对于供应商信用评估更多的是采用线下,系统中更多的关注还是供应商信息和执行部分。

5. 供应商终止

对于合作供应商,如果没有很好的跟踪和沟通,多数都是随着采购人员的离职慢慢的终止合作。

不仅供应商对于大客户等也是一样,是否合作主要看现在的部门人员,一朝天子一朝臣。这也是在供应商管理过程中有些是线下管理的原因,因为一旦在系统中进行了客户沉淀,那么人的重要性就淡化了。

供应商终止合作时最主要是要根据合同条款做到钱货两清,好聚好散,这就是供应商的清算过程。

有的供应商合作很久,采购业务换了一拨又一拨,期间应收、应付、库存数据是否正确可能都是糊涂的(所有的公司都差不多)。

所以供应商应该要有以供应商维度的应收款、应付款及库存报表。

对于质保金、预付款的余额与金额变化要有详细的记录和月报表。

需要每月生成应付账款余额组成报表,便于财务与业务查看供应商整体信息。

库存数据要有供应商的期初、期末的数据,要有库存出入库报表,至少要做到月报。库存数量是比较容易的,只要业务单据没问题,统计是没有问题的,但是库存金额(成本)的统计则相对麻烦,尤其是FMS系统与财务账是否一致(财务每月结账时都可能会有相关的库存存货调整)。

在供应商终止合作时,需要将以上几部分工作都清算完毕,此时供应商才是真正意义上的结束。

总结

能想到的内容基本都写了,涉及的内容有些与现在所在公司或曾经的公司内容有相似,没办法现在只是逐步总结学习,我的理解供应商不仅包括供货商也包括合作商家(我个人这样定义),为了使系统能够统一,应该将相似的内容整合起来,减少系统的复杂度;有的公司有自己的CRM系统,供应商属于其中一部分,信用评级、跟踪等都会有成熟的模块。最后还是希望您阅读后有所收获,谢谢!

 

作者:倔强的大萝卜;公众号:倔强的大萝卜

本文由 @倔强的大萝卜 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
评论
欢迎留言讨论~!
  1. 不错,学到了

    回复
    1. 谢谢关注,微信公众号有更多内容可以共同学习,后续会同步更新

      回复