如何让沟通更有效?

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《金字塔原理》一书阐述了如何运用其方法来解决写作、思考、处理问题和演示逻辑上的问题,其也适用于沟通的过程。业绩好的时候,如何汇报可以即让领导满意,又让同事接受?业绩不好的时候,如何汇报可以即能说明原因,又让领导接受?

在商务交往过程中要尊重某个人,首先就要懂得替对方节省时间。如何节省他人的时间呢?关键就是把有价值的信息提供给需要的人!而金字塔原理的Answer First方式,可以让沟通更有效,它可以:

1、 提高沟通的效能。帮助你清楚的表达你的观点。

2、 提高沟通的效率。让对方准确、快速的理解和掌握你的观点。

大家在讨论问题、汇报工作或阐述某件事情的时候,可能习惯性的会先说各种各样的情况和理由,最后才把结论带出来,认为这样可以最大限度的与沟通对象之间产生共鸣,殊不知人们在沟通的过程当中,注意力集中的时间和关注度是跳跃性的,刚开始的时候可以保持倾听状态,但觉得内容长篇大论而不的要点的时候,就会分散注意力,这样效果就不会好。而Answer First的沟通方式正好相反,其强调先抛出结论,进而围绕结论进行分析,不管一开始的结论大家是否接受,都可以用后面的分析逐渐的说服他们。这就是“从结论说起”,而不是通过大量的例举来得出结论。

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  处理问题的时候也类似。这里要区分一下解决问题和汇报问题,我们所需要强调是后者,后者才是沟通过程当中会遇到的,解决问题已经不在沟通的范畴了,它是实际的操作。不过这里可以拿出来对比一下,依据Answer First的原则,汇报问题的时候也需要先抛出解决问题的建议,也就是该做什么才能解决问题;再是操作的步骤和理由,也就是为什么该做这些,以及如何去做;最后是事实分析,说明这些建议方案为什么是完善的。

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  举个例子,我们在处理骑车摔倒这个问题的时候,为什么会摔倒,是因为骑车速度太快了,导致没有刹住车,原因是刹车片坏了,那结论就是要去修理刹车片,这是典型的解决问题的思路。但汇报的时候要反过来,你的最终目的是要去修理,因此要先汇报得去修理刹车片,理由是刹不住车了,事实是在骑车速度快的时候刹不住车容易摔倒。类似的分析方法可以参考蛇骨图分析法和鱼骨图分析法,后者还可以对各种具体的原因采取针对性的措施。

Answer First的原则的即适用于口头沟通和汇报,也适用于书面的。在写邮件、报告的时候,一定要开篇就明确目的,在写作过程中目的要明确,信息要全面,行文要简短,尽量使用短句,强调最重要的,要段落分明,有总结和结论,并且尽量生动;而不要随意开始,写写停停,避免被动句、双重否定、长句的使用,减少无关信息、错别字和过长的内容。

  邮件写作方法:

1、 主题要明确。要在邮件标题里就把大致的内容说明清楚;

2、 语言要流畅。

3、 内容要简洁。如果内容很长建议写成报告,而不是邮件;

  工作计划写作方法:

工作计划是对未来工作可能面对的现状、问题、变化等做前瞻性的部署。其三要素为:

目标。要完成计划达到的目的和要求;

措施。实现计划的人力、物力、财力和技术保证;

步骤。实施计划的时间安排和行动排序;

  写作结构:

1、计划的工作内容。

2、进度安排。

3、方法与措施。

4、需上级或公司给予的帮助。

  工作汇报写作方法:

领导究竟想听什么样的报告?具体可参照以下六点:

1、内容全面、重点突出;

2、直面问题、分析透彻;

3、目标明确、措施具体;

4、层次分明、逻辑性强;

5、语言简练、用语准确;

6、情绪饱满、用时得当;

业绩好的时候,如何汇报可以即让领导满意,又让同事接受?

1、语言平实、保持低调;

2、突出团队作战;

3、不要作平行比较;

4、分享成功经验;

5、尚有不足;

业绩不好的时候,如何汇报可以即能说明原因,又让领导接受?

1、找到主要原因(策略/组织/人员/管理/资源/客观/主观);

2、提出改进措施,具体、切实可行;

3、找出个别工作亮点;

4、表现信心,让领导看到希望;

  工作总结写作方法:

工作总结是对过去某一时期或某项工作情况的总回顾、评价和结论。写作结构如下:

1、概述。

2、主要工作内容。

3、存在的问题。

4、原因分析及对策。

5、建议。

  请示写作方法:

1、请示事项一般时间性较强,一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作。

2、应一事一请示。

3、一般主送一个单位/部门,丌多头主送,对于其他单位/部门,应进行抄送,但不得抄送下级机关。

4、应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如却有需求,应同时抄送直接主管部门。

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  总之,不管是口头汇报还是书面汇报,都要Answer First,主题明确,顺序科学,时间得当,提炼精准,下面有一些小贴士,可以在实际工作当中参考。

1、 汇报本身不是目的,成功沟通才是汇报的目的。

2、 从原因说起,是逻辑推理/思考过程;从结论说起,是“汇报成绩”的最佳方式。

3、 要假设听你汇报的对象总是没有时间、不耐烦的。

4、 最好强迫自己至少要在两个层面(总的结论,主要支撑理由)上先说结论。

5、 用最少的词句清楚地表述你的最终结论。

6、可先瞑想沟通的效果,尽可能地改善,克服修改报告的惰性。

7、可适当地加点修饰创意,以吸引对方。

via:IT民工

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  1. 简单、精准、高效

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