【规范】让你终生受益的文件整理

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编辑导语:你是否会在手忙脚乱或者自己需要时,找不到自己想用的文件?这时候,就需要对你的文件动点手脚,来看看作者分享的一些文件整理方法吧。

写在开始:文件整理终究只是方法,最终目的是方便自己寻找文件,方便自己后续的工作。

一、文件使用场景

在工作中你是否遇到过这种场景:

  • 内容改了N版,最后老板说给我把第X版找出来。
  • 项目第一期结束了,自己产生了一堆过程文件,再次查看时找不到自己的最终文档。
  • 项目重新开始,需要参考第一期设计的所有内容。
  • 帮助其他部门临时支持一下,但是年终了需要了解当时的文档

而一个好的文件整理规范,可以让你在产品设计过程中更好的找到每个版本的文件,可以让你在项目结束/再次重启时对项目有个良好的规划,可以让你知道你到底产出了多少内容。

总的来说,一个好的文件整理规范是可以节省在文件整理上花费的功夫。

二、文件整理准则

1. 目标

核心目标:5-10s能找到自己需要文件。

辅助目标:重要文件唾手可得、重要文件需备份、重要文件保留版本。

2. 操作

  • 建立合适的文件结构
  • 建立自己的命名规范
  • 使用搜索查询文件
  • 定期整理文件

3. 文件夹建立规范

易于区分:每个文件夹功能不交叉,且名字易于区分。

4. 文件建立规范

精准:每个文件的命名要准确表达,文件的名称要详细、规范、避免重复与歧义。

一致:文档内容的统一出口最初在产品这,至少在自己在存文档时要做到同一个项目的文件名称统一,不然按照关键字模糊搜索时也是很苦逼。

三、文件分类

在日常的工作中,个人会保存的文件主要分为如下几类。

项目文件:一个项目从0-1的一揽子文件

个人文件:个人述职、个人绩效、个人模板文件等文件

产品文件:公司产品的接口文档、数据库设计文档

日常文件:杂七杂八但和项目不挂钩或者关系不大的文件

1. 项目文件

说起项目文件,就需要说起一个项目的流程,简单来说项目可以分为前期准备、中期设计、后期总结,针对个别岗位可能还会涉及项目管理、项目发布等等。而项目文件夹的建立可以根据各个时期不同工作建立不同的文件夹,既便于区分,又易于查找。

而小正根据这个流程,依托编号+名称的格式,参考图书管理办法归纳了自己一套办法。

第一级项目文件,用于和项目文件、个人文件、产品文件区分,其命名格式为“项目文件”。

第二级为项目名称,用于区分每个项目与时间,其命名格式为“编号+项目名称”。

第三级为项目流程文件,用于区分各个阶段的命名,其命名格式为“编号+阶段名称”。

在第三级别根据图书管理办法定义的命名规范如下:前期准备编号以00开头、中期设计以01和02开头、项目管理以03开头,最终文档以09开头,04-08开头的文档为预留文档。

而在第三级别,小正又根据自己的日常需要进行了细分,大家可以进行参考:

001_官方文档:存放官方政策或者文档

002_参考文档:存放竞品文档等

003_历史设计:存放历史版本的内容或者别人设计的内容。

011_原型图:存放自己设计的原型图

012_需求文档:存放自己书写的需求文档

013_脑图:存放自己绘制的思维脑图

014_流程图:存放自己绘制的流程图

031_项目管理:存放项目管理相关内容,如工时

041_其他:预留内容,根据个人需要规划

091_临时文档:暂时未归档内容,只做临时存放用

092_发布文档:发布/发送给其他人文档(留档用)

093_归档:项目结束,整理归档后文档

注:在第二级别命名时小正了解到有人喜欢在项目命名时添加日期,小正个人不建议在这里添加。

首先创建文件时不知道你这个项目的结束日期,其次是添加起始结束日期后命名过长不易查看,其次是具体的项目是一个长期内容,具体的开始/结束时间可以在项目总结时专门书写。

2. 个人文件

个人文件的分类就需要参考个人使用的内容,但整体也可以由三级构成。

第一级为个人文件,用于和项目文件、个人文件、产品文件区分,其命名格式为“项目文件”。

第二级为个人文件名称,用于区分个人文件的类型,其命名格式为“编号+项目名称”。

第三季为文件细分,用于按日期区分每个时期的文件,其命名格式为“日期+简述”。

3. 产品文件

产品文件用于存放和公司产品相关的文件,比如接口文档、数据库文档、字典、原型图等。

第一级为产品文件,用于和项目文件、个人文件、产品文件区分,其命名格式为“项目文件”

第二级为产品相关文件,用于存放产品不同类型的文件,其命名格式为“编号+分类名称”。

第三级为不同版本文件,用于存放该类型不同版本的文件,其命名格式为“版本+简述”。

4. 日常文件

日常文件用于存放杂七杂八但和项目不挂钩或关系不大的。

第一级为日常文件,用于和项目文件、个人文件、产品文件区分,其命名格式为“项目文件”

第二级为日常分类,用于存放不同日期做的不同的工作,其命名格式为“日期+工作简述”。

5. 总结

综上所述,整体文件的分级内容如下所示。

四、补充说明

不同的人使用的文件规范不相同,但是只要符合个人使用的都是一个好的方法,小正列出的内容只是一个自己使用的规范,不同的人可以使用不同的方法来进行文件整理,比如小正了解到有一些其他的方法也可以做文件整理,大家也可以了解下。

方法一:按月份存放

将所有文件按月份划分,单独的项目在单独放到一个文件夹内

  • 优点:整理时间花费少,
  • 缺点:对每个月干了什么需要有一定的记忆

方法二:使用现有文件管理软件

在MAC系统中有现有的文件管理软件,而windows端也有文件管理桌面整理软件,依托现有的文件管理软件实现文件整理。

方法三:纯文件名管理

通过修改文件名称进行管理,将自己文件全部修改成标准的文件名,然后通过wps等软件的历史记录进行搜索打开。

五、写到最后

文件管理是一个习惯的过程,当你习惯一个文件使用办法的时候,这个办法就是适合你的办法。

 

本文由 @文静的小正 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 按每个月归类,最后一个项目的文件会很乱,但是也很头疼不同版本的归类整理,确实好难啊

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    1. (1)针对不同版本的归类整理,我个人倾向于如果是单独的版本则走单独的项目,每个项目内部的版本迭代就直接命名区分。
      比如微信V1.0,V2.0这种就是单独的项目,通过第一级的项目文件来区分。
      而在V1.0内部自己改版改了n版则通过第三级别内部的文件命名区分,如V1.0_版本1、V1.0_版本2,或者直接版本1、版本2.
      (2)月归类不借助命名就是会有点乱,不过小正感觉有两个办法可以思考下,具体优劣可以自己考虑
      办法一:在做按月归类的时候可以单独把最终文件,或者阶段的里程碑文件,单独摘出来,分成两类文件,这样可以方便一些。
      办法二:还是按照按月归类,不过区分成每个项目内部按月归类,乱就乱了, 都是过程文件,如果真需要找起来也不会太麻烦。

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