结构化思维:如何高效的思考和沟通?

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结构化思维可以快速加工处理繁杂的信息,并且提炼出核心观点进行表达,让你的听者更容易懂你。

在日常工作中,你是否会遇到以下场景:

如果你有以上几种情况,那就需要刻意练习一下结构化思考与沟通!

1. 职场中的那些沟通

其实,我接触过的3年以下的职场人(包括自己刚工作时),很多都存在一个问题,就是沟通时表达不清,主次不分明,不能让人快速明白在讲什么。比如,老板问,这次活动怎么吸引更多用户参与?

如果没有结构化思考,可能会说:

“嗯,发红包?海报做的吸引人一点?做个裂变活动就可以快速吸引用户……”

如果进行过深入的结构化思考,可能会说:

“常见的用户吸引的逻辑主要是五种,分别是:概率性获奖刺激用户发生特定行为、价格优惠刺激、竞赛、完成xx行为拿走xx奖励、让用户参与创造某个有意义的事件。

根据业务特性,我们更适合用后面两种吸引逻辑,对于第一种吸引逻辑,我们可以采用… …,对于第二种吸引逻辑,我们可以采用……”

上述两种说法没有对错,只不过,前一种听完后感觉还是很散,不知道如何做决策,后一种听完后,会觉得有逻辑思维和全局观。

2. 结构化思考的重要性

这种结构化思考和表达的能力是可以通过刻意练习去快速获得的,无论是之前做用研,还是现在做运营,我都深有体会。我记得刚进入职场那会儿,看的第一本书就是《金字塔原理》,当时看完后觉得逻辑很清晰,在之后做用研的过程中,无论是写报告,还是公开场合讲报告,都会让自己按照书中的方法论去尝试。

直至汇报对象到CEO时,我才更深刻感受到结构化思维的重要性,因为老板没有那么多时间去听你长篇大论叙述过程。

世界顶级的咨询公司麦肯锡要求每一个业务员,都必须有30秒向客户介绍方案(清晰地直奔主题和结果)的能力。

麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”

通过结构化思考,有结构、有规律地表达出来,可以让你的思考问题有逻辑、解决问题有效率、与人沟通更清晰。

3. 自下而上思考 vs 自上而下表达

那么,结构化思考与沟通究竟是什么样的?

我先抛一个结论,再用案例来说明。我理解的结构化思考与沟通主要是两大块:自下而上的思考自上而下的表达

简单点说,就是自己先把搜集的信息、数据等按照某种逻辑进行归纳分组、抽象概括,总结出主要思想。

然后在给别人讲述的时候,先说结论再说论据、先说框架再说细节、先说重要的再说次要的

结构化思维:如何高效的思考和沟通?

3.1 自下而上的思考

自下而上的思考主要是四步走策略:

  • step1:在构思时,列出想表达的所有要点;
  • step2:将各个要点进行分组;
  • step3:找出各要点之间的逻辑关系;
  • step4:得出结论。

举个常见的例子:

马上要策划一场618大促的活动,作为运营的你,已经规划好了方案的大体思路和方案,你需要约产品、设计、业务部门A、业务部门B四个协作方一起沟通,产品说周二下午的时间已经被预定满了,周三周四都可以,设计说周三上午11点之前都有设计评审会,业务A说周三晚上才出差回来,业务B说周四上午可以。此时,周三和周五的会议室已经预约满了,周四还可以预定。

step1:列出要点本质

  • 产品同学今天不行
  • 设计同学周三11点之后可以
  • 业务A周四之前不可以
  • 业务B周四上午可以
  • 会议室周四可预约

step2:将要点进行分组

前四个要点都是和参会人员的时间有关,可以分为一组,第五个要点是和参会的地点有关,可以分为另一组。

step3:找到各要点的逻辑关系

在归纳各个要点,并进行分组时,只有以下三种逻辑顺序:

时间(步骤)顺序:确定前因后果关系。

结构化思维:如何高效的思考和沟通?

比如,我们复盘一个活动效果时,可以从活动前、活动中、活动后的时间顺序进行组织逻辑。

结构(空间)顺序:将整体分割为部分,或将部分组成整体。

结构化思维:如何高效的思考和沟通?

比如,上述的需求沟通会议,需要正常进行的关键要素,包括会议参与方都有空;有可以参会的会议室。

这里需要注意,结构顺序的分组需要满足MECE原则,也就是各部分要满足相互独立(mutually exclusive),没有重叠;完全穷尽(collectively exhaustive),没有遗漏。

比如,在问卷设计中,如果想要询问作答者的收入范围,对于下图而言,显然右侧的设计符合MECE原则。

结构化思维:如何高效的思考和沟通?

对于左侧而言,没有满足相互独立(四个选项之间都有重叠,比如输入8000元的人应该选B、还是选C呢?),也没有满足完全穷尽(比如收入低于2000元的人如何选择呢?)。

程度(重要性)顺序:将类似的事物按照重要性归为一组。

结构化思维:如何高效的思考和沟通?

比如,在分析了A、B、C、D、E五个渠道的推广效果后,发现A、B两个渠道的ROI非常高,可以考虑增加投放,C、D渠道ROI相对较低,特别是落地页转化率很低,需要优化落地页再看效果,E渠道投入产出不成正比,放弃投放。

step4:得出结论

经过各参与方的时间确认与会议室的安排,我们最终确定会议的时间为周四上午10点半,因为这个时间对于各参与方来说,都是ok的,对于会议室,也可以预定。

3.2 自上而下的表达

当然,自下而上的思考在学生时代经常用到的,比如在写论文中,需要经过素材搜集、逐渐分析推理得出最终结论。但是,这样的流程显然不适用于工作中的汇报,前面已经说了,老板没空听你叙述整个过程。

所以,除了自下而上的思考外,你还需要进行自上而下的表达。目的是为了减轻受众的思考负担,让其先明白主旨,然后用最少的脑力明白具体思想

自上而下的表达主要是两步走策略:

step1:提出主题观点(引发受众的疑问)

step2:搭框架论证观点(回复受众疑问)

自上而下的表达主要有纵向和横向两条逻辑:纵向的层级结构一定要有“疑问/回答”式对话,让受众跟着你的思维走。

横向的表述,一定要以归纳推理或逻辑推理去回答这些疑问。

结构化思维:如何高效的思考和沟通?

举个例子:

你在电梯里遇到老板,老板问,最近的推广活动已经跑了一段时间,你有什么看法?

step1:提出主题观点

在提出主题观点时,其实就是要向受众传递新信息,进而引发受众的疑问。比如,电梯里里老板问推广活动效果,你可以说,“我认为,这个推广方案对我们用户有很强的吸引力,但是对于我们的执行还是有一定挑战。”

这时,老板可能会对这样的信息产生疑问,会问为什么会吸引力这么大,或者挑战是什么等等。

step2:搭框架论证观点

搭框架论证观点时,需要保证论据可以回答上面受众的疑问,同时还要保证表述符合逻辑

这里表述的逻辑,主要有归纳推理(上面提到的时间顺序、结构顺序、程度顺序)和演绎推理

比如,这时你可以按照以下框架(时间顺序)给老板回复:

  • 在活动准备阶段……
  • 在活动执行阶段……
  • 在活动收尾阶段……

再补充一个常见的演绎推理的例子:

以演绎推理回答某个观点引起的疑问,就必须进行三段式论述,其中第二个论点是对第一个论点的表述,而第三个论点则从前面两个论点上得出推论。比如:你提出的主题观点是甲公司可以考虑收购,引起了老板的疑问——为什么可以收购?

你可以用演绎推理说:

结构化思维:如何高效的思考和沟通?

 

结构化思维是有规律可循的,当然,也可以通过刻意练习获得。无论是工作中,还是生活中,都有很多地方需要结构化思考与表达。只要掌握了这个原理和方法,不断练习,就可以快速加工处理繁杂的信息,并且提炼出核心观点进行表达,让你的听者更容易懂你。

 

作者:小释界(微信公众号:insightUX),一个从用研转到运营的互联网人,拥有汽车和心理学教育背景,关注高科技和金融领域,致力于探索行为数据背后的心理过程

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  2. 感谢分享

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  3. 学习了,言简意赅地把结构化思维表述的非常清晰 😉

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    1. 哈哈!

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