资金管理系统建设指南

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企业资金是指所有权和使用权都属企业所有的资金,下面这篇是笔者分享的关于企业资金管理系统建设的相关内容,里边包含了资金管理常见问题、资金管理目的、资金管理模式等,对于企业资金内容感兴趣的同学可以进来看看哦!

企业资金就像人体流淌血液一样,支持企业正常运营关键,如何管理企业资金,防范资金风险,提升资金价值,是企业资金管理关键所在,要做好资金管理。

首先,需要弄清楚企业资金来源,主要来源以下三个方面:

  1. 原始股东出资:企业成立之初原始股东投入资金,作为企业经验启动资金;
  2. 主营业务收入:企业面向客户出售产品或服务活得资金,应收帐款、应收票据、现金或其他货币资金等;
  3. 融资所得:企业为了扩大经营或缓解经营资金压力通过金融机构(银行、贷款公司)获得贷款,通过发行证券或债券获得的资金。

其次,需要明白企业主要资金支出,也分为三个方面:

  1. 采购支出:企业采购经营所需原材料、商品、生产设备、购买厂房、租赁场地等支出;
  2. 主营业务支出:向客户出售商品或服务过程中产生营销、销售、仓储、物流、履约、税费等费用费用支出;
  3. 人工成本支出:雇佣员工所支付的薪酬福利(工资、五险一金)奖金、福利等支出。

最后,管理好企业资金离不开流程、制度和数字化系统支撑:

  1. 资金管理流程:账户管理流程(开立、变更、注销)、资金计划流程(编制、执行、调整、分析)、收款管理流程(计划、缴款、认领、催收)、付款管理流程(计划、排程)、资金归集流程(划拨、调度)、投资管理流程(存款、基金)、融资管理流程(贷款),对账管理流程等。
  2. 资金管理制度:制度是流程保障一般与流程对应,包含规范和惩处措施。
  3. 资金管理系统:包括账户管理、资金计划、资金集中管理、资金结算、投资管理、融资管理和资金监控等功能。

本文主要介绍一下企业资金管理系统建设。

一、资金管理常见问题

1. 流程不清晰,制度不完善,资金风险高

时常听到某企业资金链断裂,某老板卷钱跑路,某公司会计挪用公款打赏美女主播,这些问题背后反映的是企业资金管理问题,没有明确流程和制度,内控管理不到位,相关人工可以资金挪用或侵占公司资金给企业造成巨大损失。

2. 存贷双高,资金利用率低,资金成本高

对于部分集团企业所属众多子公司,部分子公司资金充裕,富余资金投资理财,部分子公司资金短缺又需要向金融机构贷款支撑业务,集团内部资金没有有效利用造成企业,资金利用率低,融资成本高,资金收益低。

3. 人工处理资金结算、效率低、易出错

企业没有资金管理系统或业务企业未完全和资金管理系统打通,出纳或资金管理人工无法了解目前账户资金余额,对于资金业务缺少规划,不清楚,未来某地段时间有多少资金会流入公司,多少资金流出企业,某日资金头寸是否充足,能否满足结算需要,资金余额依靠人工一个账户一个账户查询,时效差且不准确,收款确认效率低,付款周期长,易发生重复付款。

二、资金管理目的

  • 确保资金安全,防范资金风险;
  • 加速资金流动,提升资金利用效率,提高资金价值;
  • 合理计划,控制资金成本;
  • 服务企业战略,支撑业务发展。

三、资金管理模式

1. 统收统支

企业集团资金管理由总部统一开立银行结算账户,子公司及分支机构不允许单独开立账户,所有的现金收支均集中于总部指定的银行账户中。组织和人员均集中于总部。

  • 优点:总部统筹管理公司资金业务往来,有利于提升资金利用效率,获得较高融资授信,获取更高理财收入。
  • 缺点:下级单位自主权小,影响经营的积极性和灵活性,适应用中小企业,分子机构较少。

2. 收支两条线

集团公司各分子公司设立两个账户(收款账户和付款账户),规定所有收款必须进入收款账户(外地分支机构的收入户资金还必须及时、足额地回笼到集团账户),收款账户资金由集团资金管理部门统一调配,付款只能从付款账户里支付,付款账户资金来自于收款账户的调拨。

  • 优点:账户分工明确,便于资金集中管理和监控,资金价值最大化的发挥,有效防止资金坐支。
  • 缺点:需要所有子公司都需要开立多个账户。

3. 结算中心

集团内部设计专门机构,负责全集团资金结算、资金调拨、投融资服务和收支管理的专门机构,需要有独立银行账户支持核算。

  • 优点:兼顾集中与分权,有利于资金集中,统一筹措资金,为子公司留有一定资金支持日常经营,富裕资金归集,较高资金收益。
  • 缺点:难以合理设置集团和下属公司管理权限,下属公司相对弱势。

四、资金管理系统建设目标

资金管理业务数字化,实现资金集中管理、账户资金可视化、资金结算可追溯、资金风险可控制。

五、资金管理系统架构与功能介绍

1. 账户管理

  • 实现企业所有账户全生命周期管理(从账户申请、开立、变更到注销),管理账户附属设备(Ukey)。
  • 记录账户开立原由,账户基本信息:所属主体,账户类型,账户性质,开立机构,账户名称、账号,结算币种,上级账户,账户用途,开通功能。
  • 记录账户变更原因和变更内容,所属操作日志,可查询,可审计;
  • 接受外部审计机构询证和内部审计账户状态及时记录或处理悬久呆滞账户;
  • 记录附属设备名称、型号、申领日期、有效期、功能、保管人和持有人,已经后续更换、注销、使用人变更等记录。

2. 资金计划

资金计划属于预算管理一部分,凡事预则立,不预则废,增强资金管理计划、提前规划和准备,不断调整和优化,提升业务部门计划意识。

  • 计划模板:资金预算管理人工定义资金计划模板,模板名称,计划周期,维度,控制方式,计划科目、计划值。
  • 计划编制:将定义好资金计划模板下方给对应编制部门,编制部门在规定时间内填报计划明细,提交后需要进行审核;
  • 计划汇总:按照组织架构对资金计划进行汇总形式总表,对总部进行分析和平衡形成正式版本资金计划。
  • 计划执行:按照计划执行,有系统支出业务通过采集资金相关系统(交易系统、结算系统、采购系统、HR系统、报销系统)资金数据交易金额、应收款、应付款,作为计划值,实付款、实收款作为实际值,无系统支出则需要人工录入实际,通常对于计划业务简化审核或免于审批,超出计划则需要审批。
  • 计划调整:通常情况下计划赶不上变化,变化赶不上领导一句话、需要支出对计划进行调整来反映实际业务需要,变更类型有新增计划、取消计划、增加计划值、减少计划值,按照不同变更类型配置审批流程、记录变更原因,变更后版本升级,能够追溯。
  • 计划分析:分析计划执行情况,分析计划执行差异原因。

3. 资金结算

资金结算是资金管理系统最基础和最主要内容,也是和业务系统联系最紧密部分,包含收款管理、付款管理和对账管理。

  • 收款管理:获取资金账户交易流水,对于有关联业务单据(订单、合同、结算单、账单、保证金)流水、进行标记、设置款项认领规则,自动认领已收款项,对于无法匹配规则需要人工介入认领,关联待收款业务单据,认领后核销应收款,错打款项或多打款项核实后予以退回。
  • 付款管理:按照付款申请单据(采购付款、报销单、返佣等)要求付款日期和工作日程,对待付款订单进行分类、合并、拆分和排程,按照排程发起付款、对于不同类型业务、付款金额、风险等级设置不同付款审批流程、付款成功核销应付款。
  • 余额查询:通过银企直连或三放支付提供余额查询接口实时查询账户账户和余额,方便付款或头寸调拨。
  • 电子回单:下载银行电子回单自动与付款或收款记录关联,保留交易凭证方便会计系统记账。
  • 对账管理:下载渠道账单和资金清算文件,解析后与付款、收款交易记录进行逐笔进行核对状态和金额,确保账账和账实相符,如果有差异需要进行标记,分析差异原因后进行处理,出现你有我无,一般是由于时间差,或者网络原因掉单等。

4. 资金集中

对公司体系内所有资金进行集中化管理,发挥集中优势,主要通过资金归集、资金下拨、资金调度来实现资金集中管理和使用。

  • 资金归集:定义归集策略,实现下级账户资金定时或实时全额或保留一定金额归集到上级账户,让账户再向上级账户归集。
  • 资金下拨:按照资金计划自动或手动向下级账户调拨所属资金,定义审批策略,计划内简化审批计划,计划外需要审批。
  • 资金调度:根据账户头寸和需求情况调度头寸宽裕账户给头寸紧张账户。

5. 投资管理

企业账户有富裕资金可以通过投资来实现财富增值,比较稳健投资有存款、债券、货币基金、风险较大证券,投资管理主要管理企业内外投资,投资申请,申购,赎回,收益管理,到期处理。

  • 存款管理:存款作为资金管理主要方式,这里主要讲解一下存款主要有5种,活期和定期存款,协定存款、通知存款和大额存款。
  • 协定存款:人民币单位协定存款是指单位客户按照与银行约定的存款额度开立结算账户,账户中超过存款额度的部分,银行将其转入人民币单位协定账户,并以优惠利率计息的一种单位存款。
  • 通知存款:单位通知存款是单位客户在办理存款时不约定存款期限,自由选择存款品种(一天通知存款或七天通知存款),支取时提前一天或七天通知银行,约定支取日期和支取金额的一种大额存款方式。
  • 大额存单:单位大额存单是指我行面向非金融机构投资人发行的、以人民币计价的记账式大额存款凭证,是银行存款类金融产品,属一般性存款。
  • 存款申请:对于企业富余资金进行办理存款申请,审批同意后资金管理人工向内外部机构办理存款。
  • 存款登记:登记存款单位、存款单号、存款类型、存款金额、存款期限、利率类型、利率、到期收益、存入机构名称、到期处理方式等。
  • 存款变更:存款类型(活期转定期,活期转协议,活期转通知、定期转活期等),提前支取记录。
  • 到期管理:支取本息全额支取,取息存本、自动续存等。

6. 融资管理

融资管理包括内容比较多,企业最主要融资方式是贷款,上市公司可以发行股票或债券进行融资,有供应链金融融资,融资租赁等,下面我主要介绍一下贷款管控。

  • 贷款管理:企业在经营过程中出现资金短缺,贷款不失为一种有效融资手段,贷款按照期限非短期贷款和长期贷款,是否需要抵押/担保分为抵押贷款、担保贷款、信用贷款。
  • 贷款申请:评估资金缺口需求,明确贷款主体,贷款金额、贷款期限、还款方式、款项用途、贷款资金成本,走内部申请申报通过后向对应金融机构(银行、小贷、金融平台)提交贷款申请,贷款审批通过回填实际办理信息。
  • 贷款发放:贷款办理成功金融机构,向对应收款账户发放贷款资金,进行款项确认。
  • 还款付息:根据贷款协议生成每期还款日期,还款计划、生成每期还款计划,到期提醒,自动生成付款申请,统一支付。
  • 展期管理:企业经验困难向放款机构申请还贷展期,系统进行记录。
  • 逾期管理:还款逾期提醒,计算应缴纳滞纳金生成付款计划进行付款。

7. 资金监控

资金管理最重要的一个话题就是加强资金监控防范资金风险,事前建立资金监控模型,事中执行监控模型检查风险,按照设定策略进行处理,事后,分析风险造成的损失,分析风险防控措施有效性不断优化更新风险防控策略。

监控模型主要包括:账户状态监控、账户余额监控、大额交易监控、重复支付防控、重复收款监控、交易失败原因监控、投资到期、付款到期、逾期提醒等。

六、结束语

资金管理对企业来说非常重要,企业对外披露财务信息就包含现金流水表,做好资金管理。

首先,明确企业所属行业、企业商业模式、主要收入和支出项目、客户和供应商结算流程与特点,确定资金管理模式和资金管理重点方向。

其次,建立资金管理制度保障资金业务规范运行。

最后,资金系统建设不要贪多求快,一步一步的来,先把企业账户、资金结算管理起来,支持主营业务支付结算需求,引导公司资金管理规划意识,建立资金管理计划,增加资金管理计划,科学预测和提前筹划,提升资金利用率,减低资金成本,最后,丰富资金系统功能,把资金业务全面管理起来,支持未来发展和企业战略投融资。

本文由 @产品狗随笔 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 如何联系?资金管理产品需要采购

    来自天津 回复
  2. 感谢持续关注

    来自浙江 回复
  3. 我怕是第一个,等了很久,终于出新文章了

    来自四川 回复