了解用户的真实需求-优先处理-困难度/重要性矩阵

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编辑导语:这篇文章以“小明”在工作中的事为案例,提出了一种叫“困难度重要性矩阵”的工作方法,利用这种办法可以帮助我们从要做的事情中选出最有价值,优先要做的事情。感兴趣的小伙伴们一起来看一下吧。

小明跳槽去了一家大公司的HR部门,领导一个团队工作。

近来公司招募了很多新员工,HR部门时不时听到一些新员工的抱怨,说当初选择来这个公司的原因之一就是听说这个公司员工福利不错,来了后发现不是那么回事,有些失望。于是,HR的老板交给小明一个任务,让他带领团队做一个项目来改善一下新员工的体验。

小明有着丰富的HR工作经验,他很快选定了“购买功能”这个方法来完成领导交给的任务。很快,他拟好了计划,带领团队成员开始了“购买功能”工作坊,同时他让每位团队成员随机邀请一名新员工参加这次工作坊。

01 头脑风暴

小明把HR团队成员叫到了一个会议室,买了吃的喝的,然后给成员们布置了第一个任务:使劲想,天马行空的想,把所有能改善新员工体验的想法都写出来,如果能同时简单画出来最好,各自独立思考,不要讨论。

15分钟后,会议室白板上贴满了各种想法:

Tips:了解一个人的真实想法,不是听他说什么,而是看他做了什么。

02 给想法(features)标价

小明制作了三种价格标签:

  • ¥100 容易实现
  • ¥300 需要投入一定时间和金钱
  • ¥500 需要投入很多资源

让团队成员在所有的想法中,按照从贵到便宜的1:2:3比例选出12~20个左右的想法。比如¥500的想法选择3个,¥300的想法选择6个,¥100的想法选择9个。

选出来后,贴上价格标签。将选择出来的18个想法都贴到一张A4白纸上,再贴上三个空白便利贴,价格标为¥500,让邀请来的新员工们一起来提供三个新想法。这样21个想法做成最后的想法列表,复印多份。

然后,小明准备了一批游戏币,都是100元,分成若干份,每份的总钱数为上述想法总价格的1/3~1/2。

比如上述21个想法的总价是5700,那么每份总钱数是1900~2850元。

Tips:为了逼真,可以尝试使用真的货币来模拟购买过程。

03 模拟购买

每位团队成员邀请一名新员工参加“购买功能”的模拟购买活动。

团队成员每人领一份想法列表,一份游戏币,一支笔和一个记事本。然后团队成员将想法列表放在桌上,将活动货币交给各自邀请的新员工,告诉新员工,利用手里有限的钱,来购买最想购买的商品(想法),将钱放到想要购买的商品上,同时说出原因。

在记录新员工购买原因的时候,要注意新员工的一些额外的动作,比如很快的下决定购买哪个想法,或是在几个想法中犹豫不决……等等,都记录下来。

04 购买清单汇总

团队成员把每个新员工的购买结果拍照记录,然后把结果汇总给了小明。小明根据每种想法的购买钱数,选出了12个新员工最看重的用来改善新员工体验的想法。

Tips:如果是一些产品或服务的调查,可以给参与调查的客户一些实际的回报,比如根据购买的选择结果,这些购买选项可以给予参与活动的客户一些实际的优惠政策或其他相关回馈,这样可以增强活动的真实感,获得更加真实的反馈。

05 下一步

有了真实的反馈列表,根据购买的钱数,可以得出一个初步的优先级,不过这个优先级是基于客户的需求考量,并没有考虑实现的难度和可行性等因素。

要知道小明怎么解决这个问题,请看小明的下一个故事“哪些需求(任务)可以优先完成- 困难度重要性矩阵”。

06 总结

在面临复杂的需求(想法或功能)清单和有限资源的时候,购买想法(功能)可以帮助团队筛选和确定优先级。

组织一个“购买想法或功能”的活动是一种有效的方法,可以引导你的用户对你的想法或产品功能进行排序,因为他们——就像你自己的团队一样——将不得不使用有限的资源来选择他们的优先级。

1. 哪些需求需要优先处理?

自从上次带领HR团队做了一次“改善新员工体验”的工作坊后,小明有点焦虑。

虽然上回选出了一批优先要做的事情,而且还有一定的优先级排序。但是小明心里还是没把握,毕竟这些是从客户需求角度选出来的,实现起来的难易程度、可行性和对目标的效果心里都没底。

朋友给小明推荐了一种方法,叫“困难度重要性矩阵”,利用这种办法可以帮助小明从这些要做的事情中选出最有价值,优先要做的事情。

小明迫不及待的想开始尝试一下“困难度重要性矩阵”了!

1)重要性

小明在白板上画了一根横轴箭头线,表示重要性的变化,从左边不重要到右边很重要。这个重要性表示如果这个想法或者功能实现了,对达成项目目标能产生多大的影响力,或者说有多重要。

可能要实现这个想法或功能需要花费很多钱和资源,或者实现的可行性不高,但是这里不考虑这些因素,只考虑这个想法或功能对项目目标的重要性

小明让团队成员把改善新员工体验的12个想法按照重要性排序,排列在箭头线的下方。

其实,上回工作坊的购买结果已经给出了一个重要性的排序,但是中间有好几个获得的购买钱数是一样的。所以小明让团队成员将钱数一样的想法再进行了排序。

在排序的过程中,团队成员因为个人的理解差异,对一些排序位置产生了争执,小明就让大家投票决定。很快,一个重要性排序图出现在了团队面前。

2)困难度

小明在白板上画了一根纵轴箭头线,表示困难度的变化,从下面很少资源到最上面很多资源。这个困难度表示要实现某个想法或者功能的代价,比如时间、钱、人力物力等等,对达成项目目标有多困难,或者说可行性高不高。

这里也只考虑困难度或可行性一个因素。

小明让团队成员把排列在横轴箭头线的下方的12个想法按照实现的困难度,在纵轴上进行了排序。

和重要性排序一样,如果有争执,就通过集体投票决定。很快,一个完整的困难度重要性矩阵图出现在了团队面前。

3)四个象限:区域划分

小明在困难度和重要性坐标的中间画了一对垂直交叉线,将整个坐标划分为四个区域。

  • 奢侈区域(左上角):通常是昂贵的、引人注目的想法或功能,但通常只是想要拥有,而不是必须拥有,属于高投入低产出区域。
  • 干扰区域(左下角):想法或功能实现便宜,容易构建,但价值不高。这些想法或功能可锦上添花,但意义不大,属于低投入低产出区域。
  • 战略性区域(右上角):对项目的成功至关重要的想法或功能,但需要花费大量的时间、精力和资源,属于高投入高产出区域。
  • 高价值区域(右下角):这些功能很容易实现,但是它们对项目有很高的价值,属于低投入高产出区域。

4)确定优先级(常规方式)

困难度重要性矩阵已经画好了,小明需要确定实现这些想法的优先次序。

通常比较常用的方式是以右下角为中心画两条斜线或是弧线(如上图所示),把整个坐标划成1、2、3三个区域。1号区域是最优先实现的想法或功能,性价比最高!其次是2号区域,最后是3号区域。

5)确定优先级(特殊方式)

只关注坐标的右边红框的区域,从下到上,将相关的想法连到一起。

这样从下往上,逐步实现相关的想法或功能,给人一种逐步递进,从低难度到高难度,不断进步改善的感觉。

比如:蓝色框的内容是“一对一的指导老师”和“可以自己选择电脑”,它们都是跟工作相关的内容。先给新员工配备指导老师,指导他们快速熟悉工作内容;然后根据工作内容的差异,自己选择喜欢和匹配的电脑。给新员工一种循序渐进,专业的感觉。

通常来说,如果项目涉及的想法或功能是未来的一些设想的状态,比如远景规划,战略规划……等等,可以尝试用特殊方式来确定优先级。

有了这个“困难度重要性矩阵”工具,小明终于能有了一条清晰的前进道路。以后凡是遇到需要优先级排序的事情,小明第一个想起的工具就是“困难度/重要性矩阵”!

不过小明还是想说用好这个工具的关键是将“重要性”和“困难度”分开讨论,分开讨论,分开讨论,重要的事说三遍!

小明今天有点疲倦了,想了想后面还有好多任务等着自己,他决定今天早点下班,回家吃鸡去了。

创新不在于创新本身,而在于是否能解决真实的需求!

 

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议。

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  1. 赞~,通俗易懂又不失内涵的呈现方式

    来自广东 回复
  2. 好可爱的文风哈哈哈哈,小明太聪明了,其实这种解决问题的模型很常见,但是这么具体的展现出来还是第一次看,谢谢小明的建议~

    来自广东 回复
    1. 哈哈,你有收获就是对我最大的鼓励了!

      来自北京 回复
  3. 这个方案的设计好可爱,内容也很清晰明了,感谢作者的分享

    来自福建 回复
    1. 这事都是我应该做的 有好的建议随时找我

      来自北京 回复
  4. 文章太有趣辣,代入一个项目进行分析,很快就明白了其中的道理,收获很多!

    来自广东 回复
    1. 很荣幸能让你有收获,你们每一次鼓励都鞭策我坚持写下去

      来自北京 回复
  5. 区分轻重缓急,一件一件做事还是挺好的,这样不容易焦虑

    来自云南 回复
    1. 赞同!做好安排,才能很好的解决问题

      来自北京 回复