Stakeholders Map:看清人际关系,项目成功了一半

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编辑导语:当执行一个项目时,需要和各种关系打交道,这种时候,对关系的清晰认识会大大地帮助项目的顺利进行和成功交付。在国外有一个叫“利益相关者地图(Stakeholders Map)”的方法,便用清晰的步骤,阐述了如何搞好关系,感兴趣的小伙伴们一起来看一下吧。

小明的朋友Kevin最近有点郁郁寡欢,最近的几次吃鸡活动都没参加,周末一起吃饭的时候才说出了缘由。

Kevin在一家儿童培训机构工作,经理给他一个任务,让他带领团队完成春季招生指标。他第一次接受这么重要的任务,干活很投入,但是一直没什么大的进展,而且天天跟各种关系打交道,只知道自己天天很忙,就是不知道在忙啥。

小明问他团队有哪些人,天天都跟哪些人打交道,这些人对招生的重要性分别怎么样?Kevin自己也说不清楚,好像每个人都要自己去应付,整天在搞关系,又累又不出活。

小明告诉他做项目必然需要搞关系,但是搞关系也有轻重缓急之分,对关系的清晰认识会大大地帮助项目的顺利进行和成功交付。

其实外国公司也搞这一套,只是他们不叫搞关系,取了一个名字叫“利益相关者地图(Stakeholders Map)”。

小明苦口婆心地告诉Kevin,和我们搞关系的关键区别就是“利益相关者地图”有一套清晰的步骤,而不像我们说到搞关系,都是一些零散的个人经验。

Kevin顿时来了精神,马上要求小明教他这套方法。小明表示可以,不过要做项目的相关利益者地图,最好把团队都带上。

Kevin马上联系了团队成员,并和小明约好了会议时间。

一、利益相关者

小明要求Kevin团队思考一下,以春季招生项目为中心,按下面的标准把能想到的人都列出来:

  • 哪些人是这个项目可以影响到的
  • 哪些人可以影响到这个项目

如果觉得还是有点思路模糊,那么可以按照下面的图示来思考:

通常这个步骤是采用头脑风暴的方式,把能想到的利益相关者都列出来。虽然这个名单可能会有遗漏某些人的可能,但是“利益相关者地图”本身就是一个不断迭代的过程,在整个项目的进行中,这个名单可能会发生变化。

利益相关者(Stakeholder)是:被项目(产品)影响的,或可以影响项目(产品)的一个人或一个群体

Kevin他们很快拟出了一份名单,小明让他们把每个人在项目中的角色和类别也列出来:

列名单的时候,要注意深度和广度。可能一个项目涉及的链条会很长,把那些影响已经很细微或者隔了好几道的利益相关者排除出去。

二、利益相关者关系图

小明让Kevin团队都来到白板前,按照以下步骤制作关系图:

  1. 把每一位利益相关者都写到便利贴上,一张便利贴写一位。
  2. 然后将这些便利贴都贴到白板上,按照各自类别贴到邻近的位置,将团队成员都集中在白板中间位置。
  3. 给利益相关者都写上他们的一些跟我们招生相关的主要想法(如果有的话)。
  4. 用红线把利益相关者之间或者利益相关者和其他利益相关类别连起来,在线上写上两者之间的关系(和项目相关)。

经过团队集体的努力,给出了项目的利益相关者关系图:

利益相关者关系图可以给出项目相关方之间的关系,让团队成员,不管是老成员还是新员工都可以很快的掌握项目所处的人际关系环境及相互的需求关系。

这个图随着项目的进行,会发生变化。保持及时的更新和回顾对项目的顺利进行十分必要。

三、利益相关者重点图

一旦有了利益相关者列表和关系图,就可以根据他们的相对重要性和对项目的影响对他们进行优先级排序了。

换句话说,在项目如何发展以及提供哪些资源方面,一些利益相关者将比其他人有更多的发言权。重要的是要发现这些关键成员是谁,这样你才能有效地与他们沟通,并在整个项目中建立认同感。

按以下步骤制作利益相关者重点图:

1)画一个90°坐标,横轴是项目如果成功获得的利益,从左到右是最低利益到最高利益;纵轴是影响力(权力),就是对项目的影响大小,从下到上是最小影响到最大影响。

2)将所有利益相关方先按利益大小排序,然后按影响力大小排序,将他们分布到坐标上。

3)将坐标分成2X2四个等分区域。

四个区域代表四类人群:

1)促进者

红色区域,高影响力和利益大。他们在项目或产品中有重大利益,同时他们对项目或产品的进行有重大影响力,可能是关键客户、主要投资方或有发言权的重要用户。

这是我们需要重点关注,保持紧密联系的群体。比如,邀请他们参加关键会议;和他们经常会面来确定新的需求和验证假设。

2)捍卫者

蓝色区域,低影响力和利益大。他们在项目或产品中有重大利益,但是他们对项目或产品的进行影响力较低,可能是高频用户或小股东(比如众筹项目的参与者)。

通常,捍卫者往往都是常规用户,最好邀请他们中的一些人参加项目会议,经常让他们了解项目或产品的最新进展,他们会非常乐意支持你的工作

3)潜在者

橘色区域,高影响力和利益低。他们在项目或产品中利益较小,但是他们对项目或产品的进行有重大影响力。

比如说政府管理部门的人,虽然他们在项目或产品中没有利益,或利益很小,但是他们可以直接影响项目或产品的进行;比如企业的架构师,可能没有直接的利益关系,但是团队必须遵守他的技术标准;比如公司其他产品的重要客户,虽然没有直接利益关系,但是他们的意见或建议可能会影响公司的高层对项目或产品的决策。

虽然潜在者与你的项目或产品没有或较少利益关系,但是你还是得想办法让他们满意。他们可能不会主动去推动项目或产品的进行,但是他们可以很容易地阻碍项目或产品的进行,如果他们感到不满意的话。

4)听众

绿色区域,低影响力和利益低。他们是既与你的项目或产品没什么大的利益关系,对你的项目或产品也产生不了什么大的影响。

针对这个群体,在项目或产品需要的时候,告知他们就足够了,比如通过发布声明或新闻稿的形式。你可以考虑采取积极行动让部分观众参与进来,挖掘他们的需求,从中招募和发展“捍卫者”群体

四、利益相关者分析

潜在者群体人比较多的时候,项目或产品团队需要让很多与项目或产品没有较大利益关系的人满意,这意味着可能会分散人们对项目或产品价值的关注。从另一个角度说,意味着对项目或产品待办事项的更改会涉及较多审批环节,周期变得漫长。

促进者比较少,而捍卫者或潜在者比较多的时候,团队在突破各种障碍时会比较困难,因为有权力的人因为没啥利益关系可能不会主动帮忙;而有利益关系的人因为没权力帮不上忙。所以,当项目或产品遇到困难的时候,促进者是最好的伙伴。

捍卫者比较少时,这可能意味着平时较少做项目或产品的用户维护工作。

总的来说,项目或产品团队要把主要的精力和时间放在促进者和捍卫者群体上,也就是坐标的右侧区域。

通过增加潜在者的利益让他们进入促进者群体,比如将刘女士(教育论坛意见领袖)发展成为机构的会员;通过增加听众的利益让他们进入捍卫者群体,比如多增加营销和用户维护活动,尽可能多地将普通家长发展成机构会员。

五、总结

制作利益相关者地图的目的是为了更好地了解项目或产品所处的人际关系环境,因为只要是与人相关的服务、产品或项目,人都是关键因素!

如何高效的获悉和有重点的维护这些人际关系是项目或产品成功的关键因素之一,关系利益者地图可以提供极大的帮助。

促进者(红色)和捍卫者(蓝色),也就是坐标右侧区域,是我们重点要维护的关系。

我们要尊重和尽量让潜在者(橘色)满意,对听众(绿色)保持联系即可。

Kevin终于明白了自己整天忙忙叨叨没有重点的原因,小伙伴们也恍然大悟,多学了一项本领!小明因为能帮到朋友也格外开心!

 

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议。

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  1. 利益相关者这个很实用,通过地图可以清楚的明白哪些是我们需要维护的群体,哪些是我们保持联系即可的群体

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  2. 真的很重要,自己平常知道人际关系很重要,但是很少有考虑到利益这两个字,真的太棒了。

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  3. 成也人际交往,败也人际交往,怎么说呢,打造项目的过程中,良性人际关系可以达到事半功倍的效果。

    来自江苏 回复
  4. 人际关系真是一门学问,好多时候一些压力都是来自于人际而不是工作本身

    来自云南 回复
  5. 逻辑清晰,可行度高,收藏

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  6. 就跟对症下药一样,看清人际关系容易知道对方的需求并想出对策

    来自广西 回复