干货分享:采购管理系统从0到1设计思路

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通俗来说,采购就是指企业从供应商处购买公司生产经营所需要的货品,而采购管理是指对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。本文作者分析了如何从0到1搭建采购管理系统,希望对你有帮助。

采购管理系统能够让企业规范好采购工作的组织实施,有效提高采购效率、降低采购成本。本文将分享笔者从0搭到1建公司自营采购入库业务的产品设计思路(本次只分享采购入库,不包括采购退货)。

一、产品方案设计

在进行方案设计之前,首先对公司采购业务的现状和问题进行了一番调研分析。

调研发现公司的采购管理主要是基于OA的审批流程及Excel表格,信息协同也是以线下沟通为主;协同及管理效率低、数据无法规范留档、前期业务数据对后期业务规划无法发挥应有的价值。结合调研收集到的信息,便可以梳理公司的业务流程及关键问题,进行系统架构及方案设计。

二、产品能力建设

从0到1的产品,一方面要考虑系统主数据的管理能力,另一方面就是支撑业务流程的管理能力。上面的业务流程清晰的反映了公司采购业务流程的几个关键点为:采购申请单、采购计划单、采购订单、入库管理、采购结款。下面就基于这几个模块分析下如何建设相应的产品能力(本文只是简要介绍思路,不详尽所有能力)。

1. 主数据管理

主数据主要包括供应商、货品、仓库、组织等,进行设计时,可以从两方面进行:一是,对这些主数据的增删改查能力;二是基于公司整体系统架构,系统与系统之间主数据是如何同步或关联映射的。

比如采购系统上更新货品信息后,需要将货品信息同步下发给WMS系统;再比如不同系统各自维护货品信息,但是能够通过货品的商家编码进行关联映射。

2. 采购申请单管理

业务部门依据市场情况及运营计划,提前做好需求预测。采购申请单是业务部门正式向采购部门提交采购需求的凭证。采购申请单由部门领导审批通过之后,便流转给采购部门,采购部门将依据该采购申请制定采购计划。

采购申请单需要清楚填写申请部门、采购货品、货品数量及要货时间。

3. 采购计划单管理

采购计划是库存管理的一个必要过程,采购部门将结合业务需求、供应商生产能力、库存成本等因素制定采购计划。

1)人工创建采购计划单

采购可以手动选择采购申请单后生成对应的采购计划单,也可以直接新建采购计划单。

2)自动创建采购计划单

很多情况下,公司会做月度、季度、年度维度的采购计划,或者对于某些品类或某个品牌会固定为多久补一次货。对于上述定期采购的场景,产品上可以规划自动创建采购计划单的能力——由系统自动汇总相应的采购申请单并生成采购计划单。落到产品设计上便是提供采购计划自动生成规则,用户可以自定义规则内容。规则的配置要素主要包括:

  • 生成时间:什么时候自动生成采购计划单,每周几?每月几号?……
  • 采购商品:汇总哪些商品的采购申请,指定品类?指定货品?……

采购计划单的处理是确定采购订单的前提,一方面,采购部门可以结合实际业务情况,平衡各业务部门的采购申请,对采购数量做出一定的调整;另一方面,采购部门也是依据采购计划进行寻源询价。根据业务情况,这里产品上可以考虑设计采购询价的能力,用于直接向供应商下发询价单或者记录询价过程及结果。

采购计划单是最终采购决策的关键环节,在采购计划单维度记录采购决策过程及决策依据可便于业务上进行采购复盘。

4. 采购订单管理

当对采购计划处理完成之后,便可以确定将要向哪些供应商以什么样的价格采购哪些货品采购多少数量。接下来的就是执行采购这件事情,执行的第一步就是正式下采购订单。

采购订单的关键信息包括:

  • 采购类型:比如标准采购、样品采购、赠品采购
  • 收货仓库:采购货品后续可以送入到哪个或哪些仓库
  • 供应商:向哪个供应商进行采购
  • 结算币种
  • 采购负责人
  • 采购商品信息:包括商品、商品数量、商品价格、计划到货时间等,比如下图所示:

采购订单审批通过之后,就可以与供应商签订采购合同。签订合同的方式一般是电子合同或纸质合同,根据公司业务情况,此处提供合同上传或发起电签流程的能力即可。

5. 采购入库管理

出于库存成本、供应商产能、业务方要货时间等方面的因素,一个采购订单的货可能会分多次送到仓库。采购与供应商沟通好送货入库计划之后,可在采购系统上向仓库发起一个入库预约(对于采购系统与仓库WMS系统进行对接的情况),仓库将依据该入库单进行收货并回传入库数量。

若采购系统未与WMS对接,为了保证采购业务流程的完整及库存数量的准确,产品上仍然需要提供手工录入入库单及入库数量的能力。

在实际入库中,供应商送来的货可能与预约数量不一致,也可能存在额外赠送一些的情况,在入库详情中都需要能够详细记录。对应的需求场景为:入库总金额将依据实际入库数量进行计算;额外赠送的货品是无需给供应商付款,但公司财务在进行成本核算时是要纳入进来计算的。

6. 采购结款管理

企业与供应商之间的款项通常有预付款、分期货款等。

1)预付款

预付款是在合同签订后就需要向供应商支付的金额,采购直接依据采购订单发起请款。

2)分期款

分期款则是在仓库收货后才可以向供应商支付已入库货品对应的全部或部分金额。

收货入库后,系统将根据采购实际结算单价及已入库的数量,计算已入库总金额。采购可向财务申请不超过已入库金额的货款结算给供应商(若财务要求收票打款,那么请款前或请款时还需提交发票信息)。

另外,由市场无时不在变化,即使之前已经谈好了价格,在实际进行款项结算时,还可能会调整结算金额。因此,还需要考虑增加调账功能,用于调整采购订单的金额。基于财务需求,调整金额需落到具体货品上,便于后续成本核算,调账大概如下图所示。

三、总结

从0到1的目标是信息化、提高协同效率、保证数据留档可分析。当前,各个企业纷纷都在加速数字化转型,从0到1正是企业进行数字化转型的第一步。

本文由 @蓝晨熙 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议。

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