数字化项目管理流程与模版

3 评论 4152 浏览 27 收藏 26 分钟

企业数字化项目管理的流程大致可以分为哪几步?或许大致可以分为项目启动、制定计划、执行任务、监控过程、项目收尾等几个步骤。这篇文章里,作者就总结了数字化项目管理的流程与模板,一起来看。

一、项目管理概述

从项目管理的项目类型来看,企业的数字化建设项目可以分为五大类。其中第一类可能即为第二类的现状分析和蓝图设计阶段。所以第一类下文模版将不在赘述,第四类较为特殊,后文模版部分适用。

第一类是咨询设计类项目,主要包括数字化领域的顶层设计、总体设计、专项研究等咨询和设计相关工作,不包括系统开发设计相关工作,最典型的项目类型包括IT战略规划项目、不涉及开发实施的主数据规划项目等。

第二类是系统开发类,这也是最常见的企业数字化项目类型,覆盖信息系统功能设计以及利用各类编程语言进行开发实现的工作,主要包括需求分析、系统设计和开发等内容。例如ERP、OA、SRM、CRM、TMS、LIMS等系统的开发。

第三类是数据与集成实施类,包括对数据资源进行接入整合、加工处理和开发利用,通过数据分析挖掘实现跨业务单元的数据分析相关工作,例如ESB、MDM、数据中台和企业经营决策BI等项目。

第四类是运维调整类,以系统运行、业务应用、用户行为等常态统计分析为基础、开展系统优化改造、应用敏捷迭代、内容更新升级、用户产品推广、运维管理、网络安全服务等工作。

第五类是基础设施类,包括基础设施类采购,如数据库、路由器、交换机、光纤、电缆、计算机硬件设备、数据采集设备、基础软件采购等。

项目管理之企业数字化项目管理

企业数字化项目管理的流程,大致分为5个阶段:项目启动、制定计划、执行任务、监控过程、项目收尾,其中监控过程与任务执行相辅相成,形成对项目执行过程中的推动和控制监督。

项目管理可从相关方、资源、时间(进度)、范围、成本、质量、风险、沟通、资源整合等多项因素思考如何管理。如下图所示,结合项目管理包括五大流程,和需关注的九方面的因素,可通过标准化模板,分析控制影响IT项目的关键性因素。

项目管理之企业数字化项目管理

二、项目管理标准化模版

1. 项目启动

1)需求分析报告模版

需求分析报告通常由项目需求方创建,例如,财务部门想建设合并报表系统,IT部门采购硬件设备等。可根据项目具体需求选取下述模版大纲内容。

① 基础设施类

  • 基本信息:系统的名称、建设的内容、必要性分析、建设模式、用户数、最大在线用户数、等保等级、部署方式、部署地点、基础架构、内外网等
  • 系统现状:软件产品现状、硬件产品现状(服务器、存储、专用设备)
  • 需求分析:系统部署方案、软件需求说明、硬件需求说明(服务器、存储、专用设备)
  • 软硬件需求汇总清单:软件产品汇总清单、硬件产品汇总清单

② 数据与集成实施类

主要依据:说明本期需求的支撑依据,如依据公司发展规划和宏观政策与相关制度等。

业务现状:结合项目现状,从公司有关要求、数据应用及展示存在的问题、业务需求本身和业务面临形势出发,总体描述业务现状。

必要性:详细描述本期数据应用的总体必要性。详细描述本期数据展示的总体必要性。

效益分析:描述建设数据应用后为企业带来的经济效益、管理效益、社会效益,对项目效益进行定量或定性说明。

  • 经济效益:包括直接经济效益和间接经济效益,应采取定量为主、定性为辅的原则,重点从提升企业经济增长、成本节约、损耗降低等方面收集各种历史数据和当前数据,进行量化。
  • 管理效益:从节约时间、人力、资源成本、提高工作效率、提升风险管控能力方面考虑,也可以从信息集成共享、管理模式规范化、决策支持高效化、业务协同化、综合服务便捷化等方面考虑。
  • 社会效益:从企业在行业信息化中的地位和水平、项目对社会的示范性作用、企业承担的社会责任和公众形象、企业向社会提供的服务能力等方面说明。如涉及多个数据应用需求,需分别描述。

业务目标:详细描述本期数据应用需求的总体目标。详细描述本期数据展示需求的总体目标。

工作内容:详细描述该本数据应用的业务内容。

用户说明:详细描述数据应用在公司总部,各部门、公司各单位的应用情况。

工作步骤:本业务包括XXXX、XXXX、XXXX等X个工作步骤,详细描述每个步骤的工作内容。

关键技术及方法:描述本数据应用所使用的关键技术及方法等。

数据需求及获取方式:描述建设本数据应用所涉及的专业及数据来源。

预期成果:描述本数据应用所产生的预期成果等。

实施范围:描述本数据应用的范围。

③ 系统开发实施类

项目背景概述:简要说明项目建设背景及概况。

主要依据:说明本期需求的支撑依据,如依据公司发展规划和宏观政策与相关制度等。

系统建设现状:对于续建和改造的系统需求,详细描述业务系统历史建设情况,包括历年系统的建设背景、建设内容、应用范围等方面。对于新建系统,无需描述本章节。

必要性分析:结合项目现状,从公司有关要求、业务系统应用存在的问题、业务需求本身和业务面临形势出发,论证项目的必要性。

效益分析:概述项目建设能带来的效益,建议从经济效益、基层减负、提高效率、提高安全性等角度进行描述。

项目目标:提出本期信息系统建设的目标。

系统总体架构:根据技术架构标准规范展现系统的总体架构。

技术选型:填写项目主要技术选型。

投资预估:本项目建设预估投资需求xx万元。其中系统设计开发费xx万元,占投资比例xx%;系统集成开发费xx万元,占投资比例xx%;系统实施费xx万元,占投资比例xx%;系统集成实施费xx万元,占投资比例xx%。项目资本性支出xx万元,包括系统设计开发费、系统集成开发费;成本性支出xx万元,包括系统实施费、系统集成实施费。

业务需求:

  • 业务总体情况:结合公司管理要求及当前业务现状,描述该项业务总体情况。
  • 本期信息化建设需求:根据该项业务需求,得出本期新增信息化建设需求,并概括描述。

业务需求描述:分细项描述本期新增信息化建设业务需求。

业务流程(非必填项,如该项业务非流程性业务,则不必填写):对于较为复杂的业务,描述该项业务的完整业务流程,详细描述各业务流程节点的业务步骤、业务信息、责任单位、责任部门及责任岗位等。

业务数据:描述业务步骤所涉及的业务信息对应的数据项。

业务应用情况 (非必填项,如该项业务非流程性业务,则不必填写):描述该项业务各层级使用人数、使用频率等。

业务功能清单:从BPR业务流程的三级到五级流程细分落地到业务功能。

集成需求:描述本系统需从其他系统集成的数据内容,包括获取或推送。

实施范围:说明本期系统建设的实施单位范围。例:本期系统实施范围涉及集团/BU/部门。

其他需求:结合业务应用需求,描述系统性能与可靠性、信息安全、应用及运行监控、可维护性、易用性、系统灾备设计等方面的需求。

前期建设成果:对于续建、改造的信息化项目,已有前期建设成果的,应将相关设计文档合并打包,做为本报告附件,包括并不限于:《可行性研究报告》、《需求分析报告》、《需求规格说明书》、《概要设计说明书》、《详细设计说明书》等。

2)项目预算费用测算

① 系统开发WBS工作量(传统的需求分析、系统设计及功能开发工作)

wbs的工作表内容要与可研保持一致:

  • 业务需求最多分解到二级
  • 一级业务项:以建设目标为向导,按系统开发工作的子项进行拆分
  • 二级业务项:WBS拆分要以完成上级的工作任务为依据,充分考虑到系统开发工作的范围和对象,按照100%原则逐层拆分
  • 状态:该二级业务项属于新增工作还是完善工作
  • 业务描述:描述最小层级的业务项内容
  • 补充说明:针对业务描述中的特殊情况进行补充说明

系统集成WBS工作量

下表内容要与可研保持一致:

  • 系统名称:需集成系统名称
  • 集成状态:表示对端系统是否首次与本端系统集成,“新增”表示是首次与本端系统集成;“非新增”表示不是首次与本端系统集成
  • 数据内容:本期集成的内容
  • 根据最新工作量度量规范,系统集成工作仅计算两系统之间集成费用
  • 集成开发:按人天和职级计算
  • 集成实施:按人天和职级计算

③ 数据工程WBS工作量

下表内容要与立项保持一致:

  • 工作类型:包括数据接入、数据标准化、数据上传、数据下发、数据盘点、数据资源目录构建、数据质量治理、数据产品(应用)研发及实施(包括数据应用和展示)等工作类型
  • 工作任务:工作过程或工程内容为向导,按实际工作过程进行拆分,WBS拆分要以完成上级的工作任务为依据,充分考虑到数据工程的范围和对象,按照100%原则逐层拆分
  • 工作任务描述:描述最小层级的工作任务内容
  • 预计投入总人数(人):输入最小层级需投入所有实施单位的预期投入总人员数量(填写整数)
  • 预计投入总天数(天):输入最小层级需投入所有实施单位的预期投入总工期,单位为工作日(填写整数)
  • 工程范围:罗列最小层级的工程范围,必填

3)可研报告模板(根据一定的采购金额适用复杂版和简版)

① 开发实施类(复杂版)

内容一:总论(简要说明项目建设背景及概况)

主要依据:提供与本项目建设直接相关的文件、业务部门年度工作重点等依据。简要写明依据文件的相关信息。

必要性分析:结合项目现状,从三方面论证项目建设必要性:

  1. 公司有关要求
  2. 业务系统应用存在的问题
  3. 当前业务对数字化支撑的必要性和业务面临形势

效益分析:结合项目现状,分析项目建设可能产生的效益。建议从经济效益、基层减负、提高效率、提高安全性等方面进行描述。

内容二:建设现状

系统现状:描述业务职能现状,支撑业务职能所对应信息系统建设现状,建设历程等。

应用现状及成效:(描述系统应用现状,业务职能与应用功能对应关系,应用成效等)目前,xxx系统注册用户达xxx人,并发用户达xxx人,完成了xxx、xxx等工作任务,实现了xxx、xxx等业务目标。

系统集成现状:目前,系统与xxx、xxx、xxx等xx个相关系统集成。

部署环境现状:系统部署应用服务分别部署在xxx、xxx,数据服务存储部署在xxx。

内容三:项目需求分析

业务需求内容(说明:针对每项业务运营需求,在需求后标明工作类型,工作类型包括:系统优化改造、应用上云、应用敏捷迭代和其它信息支撑等。如该项需求为开发任务,则填写一级功能点名称 )

业务总体情况:……

本期数字化建设需求:主要为支撑xxx(一级业务运营需求1)的新增/完善需求,包括:

  • 二级运营需求1
  • 二级运营需求2
  • ……

集成需求:本项目需完成与xxx、xxx、xxx系统的集成,设计xx接口,采用xx技术标准。

非功能需求:系统应满足如下非功能性要求:满足系统7×24小时业务无间断,稳定可靠运行。其他需求,满足性能与可靠性、应用及运行监控、可维护性、易用性相关要求。

内容四:建设方案

项目目标:分析各方的实际需要,确定数字化项目所达到的目标。

工作任务:完成业务运营需求1(与业务运营需求1保持一致)建设,信息系统应具备:

应用上云:系统应用上云是指把系统应用迁移到云平台的工作。包含平台和业务系统配合支撑工作,包括前期调研、制定迁移方案、服务器准备及配置、切换前应用系统测试、系统切换、切换后应用系统测试、业务应用并轨、业务应用单轨等工作。

性能优化:系统性能优化主要指为了解决业务响应耗时较长、系统架构设计不合理、系统运行不稳定、业务运行健壮性不足等问题,针对存储、主机、操作系统、数据库、中间件、网络等方面的调优工作。具体工作包括需求调研、分析诊断、方案测试和优化实施。

集成工作:完成与xxx、xxx、xxx系统的集成开发与实施工作。

实施范围:按照x级部署方式,完成在xxx部门的实施工作。

系统架构:系统在原有系统基础上基于公司现有开发平台开发,技术方案遵循现有系统架构。系统应在支持xxxxxx的基础上,支持xxxxx。具体各架构详细章节描述在概要设计、详细设计中体现。

技术路线:明确主要技术选型,开发平台选型等。

项目进度:项目总工期x个月。其中,设计开发工期x个月,实施工期x个月。开发和实施存在并行开展工作情况。(注意:工期、人员数量的安排应与WBS表中所列的需求分析、方案设计、系统开发、系统实施的预估人天数相吻合)

项目管理:项目组织、项目会议、项目培训等。

内容五:建设方案估算书

概述:针对项目概况、工作内容、主要设计特点等,按照有关要求,对项目建设过程中的相关费用进行估算,确定项目总体投资。

编织原则和依据:

  1. 根据项目划分和软件开发成本度量方法、过程及原则,进一步核实投资估算费用。
  2. 软件设计及开发费用综合工日单价参考数字化项目标准计列,咨询设计类工作按x元/人天计列,系统设计及开发类工作按x元/人天计列,集成实施类工作按x元/人天计列,业务运营类工作按x元/人天计列,数据产品(应用)研发类工作按x元/人天计列。

投资分析:本项目建设总投资xx万元。其中咨询设计费xx万元,占投资比例xx%,系统设计开发费xx万元,占投资比例xx%;系统集成开发费xx万元,占投资比例xx%;系统实施费xx万元,占投资比例xx%;系统集成实施费xx万元,占投资比例xx%,业务运营费xx万元,占投资比例xx%,数据工程费xx万元,占投资比例xx%。项目资本性支出xx万元,包括咨询设计费、系统设计开发费、系统集成开发费、数据产品(应用)研发费;成本性支出xx万元,包括系统实施费、系统集成实施费、业务运营费、其他数据工程费。

经济性与财务合规性:按照要求,对项目的经济性与财务合规性进行分析并自评价。

投资估算表

② 数据与集成实施类(简版)

项目概述:项目名称、项目类别、项目申报单位、项目实施时间。

项目必要性:1.主要依据:提供与本项目建设直接相关文件、业务部门年度工作重点等依据。写明依据文件的名称、文号等信息。2.业务现状及存在问题:描述业务职能现状,支撑业务职能所对应信息系统建设现状,建设历程等,分析存在问题。3.必要性:结合项目现状,论证项目建设必要性:1)公司有关要求;2)业务系统应用存在的问题;3)当前业务对信息化支撑的必要性和业务面临形势。

项目目标和范围:1.业务需求:逐项描述业务需求(数据展示类描述需建设主题,数据应用类描述需建设场景),各主题/场景内容应与需求分析报告保持一致。2.项目目标:分析各方的实际需要,确定信息化项目所达到的目标。3.实施范围:按照x级部署方式。

实施方案:1.建设内容:完成xxx、xxx、xxx等x个主题/场景的建设。(与业务需求保持一致,并在附表-2中列出项目主题/场景功能清单。)2.集成工作:完成与xxx、xxx、xxx系统的集成开发与实施工作。3.架构遵从:满足公司微应用微服务建设技术要求,满足公司最新版本统一数据模型要求,系统基于公司现有开发平台开发,技术方案遵循业务架构、应用架构、数据架构、技术架构、安全架构五大架构设计原则。系统应在支持互联网协议xxxx的基础上,支持互联网协议xxxx同时支持xxxx终端。

项目投资估算:总投资、资本性、成本性。

项目经济性与财务合规性:对项目的经济性与财务合规性进行分析。

效益分析:结合项目现状,分析项目建设可能产生的效益。建议从经济效益、基层减负、提高效率、提高安全性等方面进行描述。

4)项目合同文档

根据各公司的采购合同要求,包含采购内容、采购价格、采购数量、技术质量要求、发票规范和内容、付款方式、交货方式/时间/地点、验收及检测、违约责任、合同期限、通知、一般性条款、合规附录等内容。

2. 制定计划

1)工作任务分解模板

确定细分任务内容、责任人、计划完成时间、实际完成时间、进行备注、列问题清单。

项目管理之企业数字化项目管理

2)IT项目进度看板

以典型的瀑布式开发项目为例,根据下列阶段细化各阶段的工作内容,更新项目进度。

阶段一(项目立项):初步需求明确、供应商筛选、投委会(如需要)、采购委员会(如需要)、招标文件准备与招投标(如需要)、合同准备与签署;阶段二(业务调研):业务需求调研、业务流程调研、项目蓝图确认、详细设计文档确认(如需要)、系统原型确认(如需要);阶段三(实施与部署):定制化开发、系统部署与测试、基础数据准备、数据迁移(如需要)、系统功能培训;阶段四(试运行):系统试运行上线、试点油站运行(如需要)、功能优化;阶段五(上线与验收):系统正式割接上线、功能优化、项目验收。

3)会议安排模板

根据raci原则,明确参会主题、内容和目的,明确相关人员在会议中的定位。

项目管理之企业数字化项目管理

3. 监控过程

1)问题清单

如下图典型的系统开发问题清单。

项目管理之企业数字化项目管理

4. 项目收尾

如图为内部的项目验收模版,较为简单,可根据企业需要进行扩展。

项目管理之企业数字化项目管理

本文由@Elaine.H 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

该文观点仅代表作者本人,人人都是产品经理平台仅提供信息存储空间服务。

更多精彩内容,请关注人人都是产品经理微信公众号或下载App
评论
评论请登录
  1. 目前还没评论,等你发挥!