业财一体化之计费系统

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对企业而言,计费管理系统是相对基础和重要的一个系统,那么,怎么搭建计费管理系统呢?你了解计费系统的主要功能吗?这篇文章里,作者就进行了总结和拆解,一起来看一下。

引子

笔者从事业财融合产品经理10年有余,最近赋闲在家,想对过往做过产品进行整理,做过系统太多一时竟不知从何说起,思来想去,还是从业财一体化系列-计费管理开始说。

日常生活中我们会遇到很多计费场景,衣食住行吃喝玩乐购,打车、停车、水、电、煤、租金、物业费、购物、物流、快递、跑腿、帮忙等各种各样业务都会涉及到计费,当我们接触到这些服务时,我们的潜意识:这个要付费吗,收费的标准是什么,预估费用,服务结束时会计算是否按服务标准来计费,如果被多收费是非常让人不爽的一件事。

企业是经济活动主体,以营利为目的,通过提供产品或服务获取收入。产品和服务计费是获取依据,由此可见,计费系统对于企业来说是非常基础和重要的一个系统,计费系统能力强弱直接影响业务拓展,计费结果准确性至关重要,一方面,影响企业的经济利益,另外一方面,有助于取得客户信赖和费用收取。

下面笔者通过过往经历来谈谈自己对计费管理系统的理解。

一、计费管理流程

二、计费系统架构

三、计费相关术语

业务计量:交易或服务信息订单中商品或服务数量,不限于使用量/消耗量/长度/重量/体积/面积/时长/次/个/件/瓶/罐/桶/箱/盒的数量等。

计费因子:交易或服务信息订单中商品参与计费因素(字段),主要有二类计费匹配因素,计费因素。例如:

  • 快递费:重量/体积,距离(出发地、目的地)。
  • 计费单据:涉及到计费业务单据,销售订单、采购订单、出库单、入库单、库存单、盘点单等。
  • 计费公式:费用计算公式。
  • 计费模型:具体某类费用计费规则抽象,包含计费单据,计费条件,费率模板和计费公式。例如:快递费可用抽象出快递订单重量,体积,件数三大模型。
  • 计费引擎:对符合计费触发条件业务单据,按照计费模型执行计费,并生成计费结果。
  • 计费主体:提供产品或服务业务主体。
  • 计费对象:获取产品或服务的对象。相对计费主体而言,通常计费主体为计费对象提供商品或服务,并向其收取相关费用。
  • 结算方向:计费主体和计费对象之前费用结算方向,应收(计费主体应向计费对象收取的费用)或应付(计费主体应向计费对象应付的费用)。
  • 费用类型:一次性费用或周期性费用。
  • 计费科目:具体计费的费用名称,快递费,电费,燃气费,支付服务费等。
  • 计量单位:交易或服务信息订单中商品或服务数量度量单位,1kg/1m³/1箱/1件/1G等。
  • 批价:根据业务单据计量数据或费率信息中具体计费单价。
  • 进位方式:计量数据/金额精度处理方式,常见向下取整,向上取整,四舍五入,0.1进位(不足0.1按照0.1计算,大于则向进1位,例如:0.05计费数量则为0.1,0.34计费数量0.4),0.5进位。
  • 费率/价格/收费标准:产品或服务对应价格表。
  • 计价方式:度量价格的方法和价格计算紧密相关。

四、计费系统主要功能介绍

1. 计费模型设置

针对不同费用建立计费规则抽象,形成计费模型,这个是计费系统核心,也是比较考验计费管理人员对业务理解或抽象能力地方,通过几种计费模型涵盖该业务主要的计费,能够根据业务发展,不断的丰富或拓展新模型来支撑业务需求。

计费科目、计费单据、计费条件、计费方式、费率模板、计费公式。

费率模板:设置计费科目价格,主要有列表式、表单式、组合式(列表+表单)。

费率信息较多适合使用列表式,支持生成模板,可以下载模板导入,可用大大提升报价配置效率。

例如:快递费报价。

费率相对简单适合使用表单式,例如:租金或电费。

费率模板就是讲求的灵活自定义能够根据费率特点配置不同模板,无需技术人员二次开发。

计费公式:

能够从计费单据中选取计费因子,条件匹配、循环判断和数据处理,对于符合条件单据计量对应价格进行加减乘除,计算出对应的费用,异常输出错误原因。设计一个好的计费公式模型需要有比较强的逻辑思维和编程基础。系统建设初期主要是通过研发编程设计常用公式,当业务发展到一定阶段则需要支持可视化配置计费公式。

研发编程:

大部分企业是让研发coding公式,不提供配置页面。优点在于计费管理人员操作简单,缺点相应慢,研发周期长。

可视化配置:

提供配置页面编写伪代码,优点:快速灵活支持业务需求,缺点:入门门槛比较高,需要有技术功底,上手慢。

例如:出库操作费计算:

If 出库单.件数<=3

return 操作费=单价

Else 操作费=数量*单价

图一 锐特BMS计费公式

图二 物联BMS计费公式

图三 极致物业管理系统计费公式

图四 用友HR系统计费公式

结算规则:

计费结果(费用)的结算规则,包含费用名称、计费主体、计费对象、结算方向,结算方式,账期、出账日期、结算日、发票日等。

一般合同中都此类描述,例如账期为一个自然月,甲方每月1日出账,出账后乙方需要在7个自然日期内确认,超期自动确认,确认后,甲方10个自然日内给乙方开票,乙方确认发票后无误后7日给甲方结款,超期甲方将向乙方收滞纳金按待结算金额计费,费率0.05%,按日计息等诸如此类描述。

一个逻辑严密账期规则还是比较复杂的,例如:非自然月变更自然月/季/年,工作日和自然日交替使用,这里先抛个砖,后面再专门抽章节来引玉。

2. 业务计量

对交易过程产品或服务准确计量,保障数据完整性和及时性,计费先决条件,计费模型配置完成后没有计量数据,业务就无法进行计费,就会出现巧妇难为无米之炊的尴尬。

这块坑比较多,笔者过往工作经历中感受特别深刻,先来讲几个坑,

  • 1.计费业务操作未计量、缺少计量支撑,按照体积计费不测量体积,耗材未录入型号;
  • 2.计量单位和计费单位不统一,按照箱计费,订单上显示件数,没有对应转化规则;
  • 3.业务单据计费因子缺失,按照作业类型计费,未录入作业类型,或作业类型录入错误;
  • 4.业务计量单据数字质量不高,出现非法值,地址信息不完整或错误,匹配不到价格;
  • 5.计费后业务单据计量数据变更,录错计量数据,发现更改原始单据此时已计费完成。

所以,客户洽谈签订合作协议时一定要考虑,企业运营能力和技术能力,该报价对应业务计量的数据操作可行性和收集统计难易程度,非典型客户结算方案投入产出不成正比。

3. 业务单据

公司新客户接入时,要明确计费业务单据和计量要求,检查计量数据完整性和规范性。

例如:快递计费模型主要有计费因子:距离+重量/体积/件数。

快递单必须包含:出发城市或到达城市,称重重量/测量体积/件数等计费因子准确和完整。

地区信息:区分、国家、省、市、区县、乡镇等主数据准确性,业务和计费应用一套,外部接入数据需要先进行数据处理(补全改为)标准规范数据。

计量数据:需要按重量计费需要进行称重、涉及体积,则需要测量体积、(长宽高的最大边计算体积),涉及计泡话,需要转化计泡重量,计量单位和计费单位统一,数据精度处理一致。现实中仓库缺少专业设备一般没有测量体积,基本上都按照称重重量计费。

数据同步:

理想状态是终态再进行数据同步/抓取,给计费记录数据是准确且不会变化的。现实中往往会发现操作错误或异常数据需要更新。数据同步及时性,数据唯一,避免重复或覆盖到账原始计量数据找不到。

异步计费:

计费作为中台能力,业务操作过程中定时批量计费,费用定期结算。

同步计费:

业务符合计费条件触发计费,传入调用计费接口传入计量数据获取实时获取计费结果。应用于需要及时结算费用场景。

4. 结算单/计费费用单

计费费用单是计费结果,结算明细信息,可以查看计费结果,计费正确性和数据分析基础单据信息,需要提供下载(计费结果和关联业务单据)和调整功能。

计费费用单主要字段如下:

5. 计费异常排查与处理

计费异常排查非常繁琐,也非常必要,优先通过系统监控发现计费异常,这块需要对异常报错信息易理解性要求比较高,针对不同异常,制定对应自动化处理方案,自动分配工单给相关处理人,其次,人工排查,查看报错信息,分析计费失败原因。

常见原因有:合同到期,报价配置错误,计费模型配置错误,系统异常或计量缺少或错误等。

一般按照如下顺序检查:合同报价—计费配置—计费单据—计费结果。

6. 重新计费

计费系统运行过程难免会出现这样哪样的异常,由操作不规范、数据质量和系统异常引起的,通常操作原因纠正错误或修复数据后,需要根据实际情况进行重新计费。系统重试和人工计费。

7. 计费调整

在某些特殊情况下不适用重新计费或无法重新计费,可对计费结果进行调整,支持调整或调减,调整建议需要审核。

五、总结

计费管理好坏能够体现一个公司管理水平,越成熟的公司计费越规范,快速成长企业财务一塌糊涂,要做好计费绝非一件易事。

业务层面:销售报价和合同管理、业务管理、计费结算等业务紧密相关、需要各方明确权责利、按照标准和规范操作。

技术层面:业务财一体时(负责业务产品又负责计费)业务容易推动,业财分离时(负责业务产品不负责计费)推动难度较大,出现管杀不管埋现象,一个本位主义,另外是不了解计费,变更或迭代时无意识和计费相关,相互了解相互协同,产品规划步调尽量一致。

管理层面:计费准确直接关系到公司利益得失,定期复盘汇报计费异常,引起重视和关注,借助管理层力量推动计费相关业务标准和规范化,保障公司利益最大化。

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评论
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  1. 写的好,很落地!

    来自北京 回复
  2. 你好,我这边目前正在做物流计费系统,这边目前整个计费准确性完全依赖人工保障,想请教下,关于计费准确性方面,系统层面能做哪些事情,防止出现严重的资损情况

    来自湖北 回复
    1. 需要了解一下你们公司业务模式,物流现在分的比较细,快递和零担的计费比较像,整车和网络长途货运主要以议价为主,同城货运/物流种不复杂,即时物流又是一种,每类都有自己特点页有共性的内容,物流不开装卸,搬运,存储和包装,提供什么样的服务收什么费,每种计费依据(明确好),抽象业务共性构建计费模型,需要有计费监控机制,应计费的是否已经计费,计费的对不对,有没有依赖错误,计费结果是否在正常服务内,抽象监控规则,行程监控报表,异常提醒,处理不断优化,迭代,另外,规范销售和市场报价,个性化报价实现成本较高。

      来自浙江 回复
    2. 需要了解一下你们公司业务模式,物流现在分的比较细,快递和零担的计费比较像,整车和网络长途货运主要以议价为主,同城货运/物流种不复杂,即时物流又是一种,每类都有自己特点也有共性的内容,物流不开装卸,搬运,存储和包装,众多的增值服务,提供什么样的服务收什么费,每种计费依据(明确好),计费时间点,抽象业务共性构建计费模型,需要有计费监控机制,应计费的是否已经计费,计费的对不对,有没有遗漏和错误,计费结果是否在正常范围内,抽象监控规则,形成监控报表,异常提醒,即时处理不断优化,迭代,另外,规范销售和市场报价,个性化报价实现成本较高。

      来自浙江 回复
    3. 感谢回复,这边目前物流场景比较多,快递、零担、整车都会有,报价规则也确实有蛮多差异化,导致系统录入报价很容易错误或缺失,进而导致资损,所以想了解下目前行业是否有成熟的解决方案,我们目前大概的一个方向就是在系统层面监控某个计费维度的波动(比如单均成本),但这只能看个大概,可能很多问题无法暴露出来,不知道是否有更准确成熟的方式

      来自湖北 回复
  3. 请教一下,计费系统是独立的一套系统吗?请问是否是关于计费的saas系统?
    以前没有了解,没怎么见过这种系统。

    来自重庆 回复
    1. 是独立系统,saas化独立计费系统比较少,大多是针对某个行业系统集成在一体的作为一个子系统或模块。

      来自浙江 回复
  4. 计费模型设置这一块,笔者还能展开说说嘛,感觉这一块比较难理解

    来自上海 回复
    1. 可以提供一个case或场景,我们来聊一下

      来自浙江 回复
  5. 挺好的 优秀的作者

    来自浙江 回复
    1. 感谢鼓励

      来自浙江 回复
  6. 正在做计费系统,感觉自己做的一塌糊涂

    来自浙江 回复
    1. 不清楚所处行业,不好给直接的建议,别慌慢慢来,不用追求太过高大上东西,简单实用就行,和钱相关系统准确性特别重要,计费监控整起来!

      来自浙江 回复
  7. 好棒!醍醐灌顶!校招入职以后开始做快递快运的计费产品,盲人摸象。产品新人一直不知道怎么做计费系统,好想听听大佬继续讲讲怎么做好配置设计!

    来自上海 回复
    1. 说来也巧,笔者这是最初也是从物流行业入行作产品的,刚入先学习业务和打好产品基本功,多想公司老同事请教,针对具体业务设计计费并不是特别的复杂,要抽象一套通用计费模型就需要对行业有比较深刻的认知,这个需要沉淀沉淀,计费简单讲了解有哪些费用要计算,计算依据和标准是什么,快递/快运最核心单据时订单,运单(运费,代收货款手续费,回单,包装费,保险费(报价费)等),配载单(调度单,三方司机的运费,有时会用油卡/电卡抵扣部分),配送单(上楼费,配送费,进仓费,装卸费,二次派送费等)

      来自浙江 回复
    2. QAQ没有老同事。现在是新接入一个业务要做计费,就要单独设计一套计费系统,其实都是一个套路(业务数据命中计费规则后生成计费明细,再给到财务)。因为不同业务类型的业务方不同,业务规则不同,个人能力问题还没办法把不同业务规则抽象到同一套。而且不同业务提供的数据维度和质量是不一样的,非常头疼。现在也无法平衡产品的通用性和易用性。最近在设计一个计费业务系统的时候,做了很多配置的考虑。期望能通过配置实现,减少该系统后续的个性化开发迭代。但是这对用户就有比较高的要求。有些用户完全没有技术背景,配置越多越复杂,越容易出错,产品没办法放手。除此之外,对防呆到什么程度,怎么做交互也非常的纠结。

      来自上海 回复
    3. 计费系统可以分为三个阶段:
      1.面向具体业务设计计费,基本上通过编码实现的;
      2.对业务有足够的理解,抽象出主流计费模型,能够满足业务绝大部分需求,极少数还需要编码;
      3.抽取业务数据配置化定制计费模型,能够灵活满足个性化需求。
      先考虑1吧,快速的核心业务计费支持起来,再加上计费调整或调整功能就行了,建立2或3需要话费很多精力,大量的资金和人力投入。发起方或业务方不一定等得了,计费中台化思路是OK,这样是可行性的,建设要循序渐进,难点在于把业务模式和计费特点业务吃透,抽象计费模型出来,系统建设看时间和可用投入资源来定。

      来自浙江 回复
    4. 想请教下有什么学习财务知识的好渠道吗?会涉及到应收、应付、预提之类的,但是对财务知识缺乏储备,个人觉得反过来影响了我对计费产品设计的思考。因为我觉得财务是下游的数据使用方,我在设计的时候除了要按规则算对,还要从下游系统的角度进行思考。

      来自上海 回复
    5. 这样看一下这一篇https://www.woshipm.com/it/5910065.html,应该可以回答你的问题!

      来自浙江 回复
    6. 作者你好呀,很想请教一下,做物流的计费和考核怎么来阐述自己的产出价值呢?我所在的行业属于是电商供应链下的物流平台,我理解供应链管理的终极目标是降本增效。同事们所做的项目都能阐述出给公司降了几千万的成本。可是我做计费和考核,也很难讲从供应商、承运商那边收回来的钱是因为我做了功能,只能说提高了运营的工作效率,但是运营也没办法把节约的人效量化出来。想听听大佬的建议~

      来自上海 回复
  8. 👍🏻👍🏻👍🏻

    来自浙江 回复