产品人生(5):从“敏捷开发”到“四化时间管理法”

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工作中的很多思维、逻辑是可以应用到生活中的。比如敏捷研发的思路应用到个人管理上,同样也可以提升个人的时间管理和效率。就像敏捷开发中的四化法,时间山里上也有同样的内容。

在互联网的敏捷开发实践中,经常会用到“流程化、模板化、清单化、不断优化”的思想来提升开发的效率和产品质量,并确保团队能够快速响应市场变化。

大致的简介如下:(已熟知的小伙伴可忽略这一部分)

  • 流程化:敏捷开发中,通过设定一系列标准化的流程来指导项目管理和产品开发,方法有很多,通常会采用Scrum,Kanban,PDCA等方法。以Scrum为例,团队会遵循固定的迭代周期(通常以2-4周为一个Sprint),在每个Sprint开始时,要先开迭代的计划会议,确定本次迭代要完成的任务;在Sprint中,每日进行站立会议,团队成员可快速分享项目的进展和当前的挑战;在迭代结束时,还需要进行sprint 的评审和回顾,展示成果并总结、学习等。这些就是属于“标准化”的流程。
  • 模板化:敏捷开发中,通常鼓励使用模板化的工具和文档来简化工作,比如,产品团队会使用用户故事(User Stories)作为需求收集的模板,通常包含场景,内容,验收标准,非功能需求等等,它帮助团队成员以用户的视角理解需求;研发团队可以使用任务看板(Kanban Board)来可视化项目的工作流程,看板上的每一列代表一个项目状态,每项任务以卡片形式从一列移动到下一列,直至完成。这部分的内容属于“模板化”。
  • 清单化:敏捷开发中,通过建立产品待办事项清单(Product Backlog)和迭代待办事项清单(Sprint Backlog)来管理产品或项目的任务。比如,Product Backlog里会包含所有已知的和潜在的需求,且保持动态更新。而Sprint Backlog则是从产品待办事项清单中挑选出来的要在某一个Sprint中完成的具体任务,通常在每个Sprint开始前,团队成员要在一起评审待办事项的清单,挑选出优先级最高的任务进入Sprint Backlog中,并分配人员、归属责任。清单化是保质、保量执行项目的关键。
  • 迭代优化:敏捷开发的核心思想是“持续改进”。在每个迭代结束时,团队都会进行迭代的回顾会议,反思过去的迭代中大家在协作或效率方面,什么做得好、什么可以改进。基于这些反思,研发团队会调整协作的方法和流程等。而产品团队,也需要通过定期的产品回顾和市场分析,调整产品的方向和策略,从而保证产品在市场中的竞争力。

通过这样的流程化、模板化、清单化和持续优化,敏捷研发团队能够保持高效的工作节奏,同时能够确保产品快速适应用户需求和市场变化。

生活中很多思维是相通的,敏捷研发的思路应用到个人管理上,同样也可以提升个人的时间管理和效率。在个人时间的时间管理上,也有同敏捷研发的四化法类似的“时间管理四化法”。

“时间管理四化法”主要是指要将工作流程化、模板化、清单化,并不断迭代优化,从而提升个人的工作效率,它思想的核心是“通过消除浪费、标准化流程和持续改进来提高工作或学习的效能”,步骤分别为:

  1. 流程化:分析现有工作流程,找出关键步骤和瓶颈。将工作或学习拆分成一系列标准化的步骤,设计和制定标准化流程,确保每个步骤都有明确的目的和执行方法,减少混乱和延误。
  2. 模板化:针对重复性较强的任务,创建模板或模版化工具,如代码模板、文档模板等,在日常工作中还需要广泛使用模板,减少重复性的工作,加快执行的速度。同时,还需要定期更新和维护模板库,确保模板的时效性和实用性。
  3. 清单化:列出详尽的任务清单,为每个任务设定优先级,使用如四象限法则或ABC法则进行分类。如To-Do List、项目任务清单等,可以直观地展示任务的进度,有助于个人专注当前最重要的工作。此外,还要定期回顾和更新清单,持续跟踪任务进度。
  4. 优化:通过对流程、模板和清单的持续评估和改进,剔除无效环节,改进低效环节,优化资源配置,如合并相似任务、缩短等待时间等。此外,还要广泛采纳他人的可行性意见,不断完善和优化工作方法,才能提高工作或学习流程的效率和质量。

比如,程序员小伙伴就可以这样来应用四化时间管理法:

  • 流程化:针对自己的日常事务先梳理下常规的环节有哪些,比如开发一款功能,要先理解需求,设计思考,编码、测试、部署、补充文档,要要把自己做这个任务涉及的环节都先罗列出来,梳理成标准的流程。特别是对于自己不熟悉的事物,把流程梳理好后,自己先跟着走几遍,就比较容易记住流程步骤,避免自己漏掉了该做的内容。同时,还要记得,在流程化时,要把各个环节的依赖关系、等待时长等也给罗列出来,并在各个环节中确立清晰的责任分工(自己与他人的分工)。其实就是我们经常要画的各种业务或技术流程图,把流程图应用到自己要做的事情的梳理上也是一种很好的应用方法。
  • 模板化:针对要做的事情中,流程化的或重复性高的事情,看是否能整理出模版,好让自己可以快速复用已有的经验。比如,利用代码片段插件等方式,创建常用的代码模板,减少重复编写;又或者制定统一的文档模板,如需求规格书、设计文档的模版等。
  • 清单化:列To do list是一个很好的让自己聚焦,减少分心的方法,同时也能减轻大脑的记忆压力,如果再能结合使用各种项目管理工具并根据优先级进行排序,则更能提升效率,这一步骤需要注意每条清单都要有具体的目标和预估的时长,以便在实施中随时可查看每一项清单的进度情况。
  • 持续优化:在项目结束后进行复盘,是一个非常重要的环节思考后的实践很重要,但实践后的思考也同样重要,只有不断地总结、自省,才能帮助自己找到自己思考或行为中的bug,才能发现并解决自己某个效率低下的问题。通过不断迭代优化,才能让自己的思路一直适用每个当下的环境。

以上例子仅做发散思路的开头,大家可根据自己的情况来梳理总结。每一个经典的方法或思想,都不止适用于它诞生的领域,我们只要借鉴好它们的思路,也可以让它们在其他领域里发光发热!大家可以细心观察,或许能发现更多可以应用到自己身上的方法或思路。

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