快速提升需求评审会质量,浅谈《罗伯特议事规则》

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需求评审会绝对是产品经理的噩梦之一。能不能开好需求评审会,也是一名产品经理的基本要求。这篇文章,作者分享了开会非常实用的方法——罗伯特议事规则,希望可以帮到大家。

什么是需求评审?简单来说就是一个评议、审查、明确需求、统一思想并确定实现过程的会议;俗称挑刺大会,撕逼大会,逼死产品经理大会。是产品经理阐述自己的需求设计思路和结果的一个重要环节,也是需求从设计环节到开发环节转化的中间桥梁。需求评审可以起到承上启下的作用,如果在这个环节不能让相关方理解你的设计思路,要么需要进行二次评审,要么在后续的开发测试过程中会出现很多待确定的事项。

今天给大家介绍一种国际上常用的会议准则,《罗伯特议事规则》。

罗伯特议事规则(Robert’s Rules of Order)是一套详尽的指导会议和决策过程的规则体系,由美国陆军工程师亨利·马丁·罗伯特(Henry Martyn Robert)在1876年首次出版。这套规则基于英国议会的实践,并结合了美国草根组织的经验。罗伯特议事规则已经成为许多组织会议的标准程序,包括政府机构、非营利组织、企业以及学校等。

一、基本信息

创始人和历史:罗伯特议事规则由亨利·罗伯特根据美国草根社团的合作实践以及英国议会程序编纂而成。

内容和结构:罗伯特议事规则内容丰富,包括对会议主席、秘书以及普通与会者的规则,涉及动议、附议、反对和表决等方面。

基本原则:罗伯特议事规则强调对领袖权力的制约,集体成员选出领袖的同时保留一部分权力以直接控制事务,避免权力过于集中。

应用范围:从公共领域的联合国大会、欧盟议会到私人领域的上市公司、合伙小店等,罗伯特议事规则被广泛采纳为议事准则。

简化版:考虑到罗伯特议事规则的复杂性,存在简化版以适应日常会议的需要,如“南塘十三条”。

基本原则:罗伯特议事规则可以精炼为十二条原则,强调约定性、工具性和价值中性,旨在提高组织运作效率和平衡多元利益。

操作性:规则中包括了如何主持会议、如何发言、如何辩论以及如何表决等具体操作步骤,确保会议能够高效、有序地进行。

法定人数:会议必须有足够法定人数的成员到场,否则通过的任何实质性事务都是无效的。

动议和辩论:任何需要组织正式处理的事务,必须以动议的形式在会议上正式提交,并且要保证议题内容完整和明确。

表决:表决是将多数人的意愿上升为组织的整体意愿并将其合法化的过程,所有成员都必须承认并尊重表决结果。

二、在日常使用中可以遵从简化的12条原则

1. 动议中心原则:动议是会议讨论的基本单元。会议讨论的内容应是一系列明确的动议,它们必须是具体、明确、可操作的行动建议。先动议后讨论,无动议不讨论。

2. 主持中立原则:会议主持人的基本职责是遵照规则来裁判并执行程序,尽可能不发表自己的意见,也不能对别人的发言表示倾向。主持人若要发言,必须先授权他人临时代行主持之责。

3. 机会均等原则:任何人发言前须示意主持人,得到其允许后方可发言。先举手者优先,但尚未对当前动议发过言者,优先于已发过言者。主持人应尽量让意见相反的双方轮流得到发言机会。

4. 立场明确原则:发言人应首先表明对当前待决动议的立场是赞成还是反对,然后说明理由。

5. 发言完整原则:不能打断别人的发言,确保每个人有机会完整表达自己的观点。

6. 面对主持原则:发言要面对主持人,参会者之间不得直接辩论,以避免直接冲突。

7. 限时限次原则:每人每次发言的时间有限制,每人对同一动议的发言次数也有限制,以确保会议效率和公平性。

8. 一时一件原则:发言不得偏离当前待决的问题。只有在一个动议处理完毕后,才能引入或讨论另外一个动议。

9. 遵守裁判原则:主持人应制止违反议事规则的行为,这类行为者应立即接受主持人的裁判。

10. 文明表达原则:不得进行人身攻击、不得质疑他人动机、习惯或偏好,辩论应就事论事,以当前待决问题为限。

11. 充分辩论原则:表决须在讨论充分展开之后方可进行,确保每个成员都有机会表达意见。

12. 多数裁决原则:动议的通过要求“赞成方”的票数严格多于“反对方”的票数(平局即没通过)。弃权者不计入有效票。

三、如何将需求评审会和罗伯特议事规则结合呢?

1. 会前准备:

  • 确定会议目的和目标。
  • 准备需求文档和相关材料。
  • 制定会议议程,明确每个议题的讨论时间和顺序。

2. 通知参与者:

  • 向所有参与者发送会议通知和议程。
  • 确保所有参与者都有机会事先查看需求文档。

3. 指定会议角色:

  • 指定会议主持人,负责会议流程和秩序。
  • 指定记录员,负责记录会议讨论和决策。

4. 开始会议:

  • 主持人宣布会议开始,介绍会议目的和议程。
  • 确认参与者名单和法定人数。

5. 议题讨论:

  • 按照议程顺序逐个讨论议题。
  • 每个议题开始前,提出明确的动议。

6. 遵循罗伯特议事规则:

  • 确保所有发言者遵守发言完整原则和限时限次原则。
  • 保持讨论的文明和尊重,遵循文明表达原则。

7. 辩论和澄清:

  • 允许参与者充分辩论,提出问题和建议。
  • 对需求的每个方面进行详细讨论和澄清。

8. 表决:

  • 对关键决策进行表决,确保遵循多数裁决原则。
  • 记录表决结果,并由记录员进行记录。

9. 记录和总结:

  • 记录会议中的所有重要讨论点和决策。
  • 会议结束时,对讨论结果进行总结。

10. 后续行动:

  • 根据会议结果,分配后续任务和责任。
  • 确定下一步行动计划和时间表。

11. 结束会议:

  • 主持人宣布会议结束,并感谢参与者。
  • 确保所有参与者都清楚后续步骤和期望。

使用罗伯特议事规则进行需求评审会,可以确保会议的有序进行,让每个参与者都有机会表达意见,同时通过明确的规则来达成共识和决策。这有助于提高会议效率,减少冲突,并确保需求文档的准确性和完整性。

罗伯特议事规则强调的是程序的公正性和效率,它帮助组织在尊重每个成员意见的基础上,通过有序的讨论和决策过程达成共识。这套规则也鼓励开放和诚实的沟通,同时避免不必要的冲突和延误。

每个职场人都无法逃脱低效会议带来的消耗,与其在会议中摸鱼怠工,不如改变一次。

本文由 @尘默的游离态 原创发布于人人都是产品经理。未经作者许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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