工作事情太多太碎,怎么合理安排和处理事情?

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面对工作中不断涌现的任务和琐事,你是否感到手足无措,难以应对?如何有效管理时间和任务,以确保工作效率和质量?这篇文章,我们看看作者给到的方法。

今天我想介绍一个简单的工作方法,给到我们刚步入职场的新人。

我刚开始工作时,经常会遇到一个问题:“事情太多太零碎”。

周一早上开会时,领导布置了这项工作。

周二领导在邮件上又点名让我去关注起另外一件事。

周三部门里的同事又说这件事情需要我的配合,领导也同意了。

周而复始。。。

等到下周一再开会的时候,领导就会问起事情进展,这个时候进展不佳就会被批评。

要不就是进展不佳被领导骂了,要不就是事情太多有些事情做漏了。

当时的我心里也在想,明明我也是在连轴转,我也没偷懒,而且事情也是你们安排的,为啥最后什么事情都怪到我头上?

如果你也有这个状况,不妨在评论区给我扣个1吧,能在评论区留下你的真实情况那是更好了。

那这道题要怎么解?

我为你推荐两款工具,第一个是「四象限法」,第二个是「对齐期望」。

一、什么是四象限法?怎么用?

画个图就理解了,横纵坐标以“紧急”和“重要”,绘制出带有四个象限的图。

分别是:“重要且紧急”、“重要不紧急”、“不重要但紧急”、“不重要不紧急”。

怎么去理解呢?

我简单罗列几个场景:

  • “重要且紧急”:本周我们的产品就要发布,老板会亲自上去演示,一定要保障好产品的质量与发布流程。
  • “重要不紧急”:我们平台要引进AI相关的技术,一年后要让AI成为我们的关键技术竞争力。
  • “不重要但紧急”:今天有个客户出了问题,你赶紧去支持一下,客户要投诉了,尽快搞定。
  • “不重要不紧急”:职能部门要求我们每个月要发月报,记得定期搞一下,应付下就好了。

重要且紧急的,一般是在你的业务目标里,并且占据很大的权重,同时又在比较短时间内要保障好的。

重要不紧急,属于一个偏中长期的事情,时间不一定很长,但肯定不会是要一天、一周解决的事情。

不重要但紧急,属于不在你的关键考核项里,但不做会造成比较不好影响的一类。

不重要不紧急,这个就不用做过多解释了吧?

PS:重要与紧急的程度,如果你自己能比较好的把握,那就自行判断,如果不能很好把握,要以你的上级意见为准。否则你上级觉得很重要和紧急,你却放在一边不管,那你肯定要倒霉了。

知道了四象限后,那你只需要把你的工作事项,重新审视一遍之后,往这里面放就好了。你就会知道自己在现在应该做什么,应该不做什么。

二、全部事项都在紧急里,怎么办?

有的小伙伴就会问了,那我按这个流程走了一遍,我发现我的事情全部都在「紧急」里面,那怎么办?

这里要分析一下,大概有两种场景:

第一种,都是突发的事情,比如:你是技术支持的岗位,你每天处理的问题都是很突然并且很急需结果的,属于救火性质的岗位。

第二种,四象限里进行了位移,比如:一个月前你的上级通知你准备转正答辩的材料,本来是重要不紧急的事情,但是你一直拖着,到了最后一两天才开始写,变成了重要紧急的事情。

如果你是第一种类型的岗位,那也不会有太多「重要」的事情需要你做,你的关键任务还是处理好当前的问题;

如果你是第二种类型,那要区分场景,是自己拖延症拖到太后才去做了?还是你其他工作太多,所以没时间,导致都变成了紧急的事情。如果是后者,那你最好是要罗列一下,与你的上级做一次讨论,讨论你没时间去做太多长期的事情。看他是更希望你做好什么事情。

三、怎么去判断和排优先级?

上面分享的是第一招,先分类。

但是还不够,接下来讲第二招,怎么去分类。

比如,分配了一项任务下来,可能是很重要、很紧急的,但是你领导不一定会直接讲,有可能是说让你去看看、参与进去。

那你要怎么去操作呢?

第一种方式,在接需求的时候,顺便问一句。“好的,这件事情我去了解一下,那你期望大概什么时候有个结果?这件事情相较于xx事情的优先级是怎么样的?”在过程中,把上级对这件事情的「重要、紧急」程度给了解了,那你自然就知道先做什么了。

第二种方式,先接需求分析,如果影响了其他工作,再去对齐。“这件事情我初步分析了一下,工作量大概xxx,是要现在做吗?如果做的话,那另外一件事情,我们是不是放后一点再开战?”

「四象限法」结合「对齐期望」双管齐下,那就很容易对齐我们对事情进展的预期,也就很大程度避免问题的发生。

这两个小技巧用好之后,你甚至都不需要去画这个图了,脑子里就有意识地记住「重要」和「紧急」,在对齐事情时就本能地会去多问两句期望和工作优先级。

熟练后,做起来就顺风顺水了。

本文由人人都是产品经理作者【鹏鹏的工作日记】,微信公众号:【鹏鹏的工作日记】,原创/授权 发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于 CC0 协议。

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