团队管理9——沟通

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编辑导语:在工作中,沟通是很重要的一项技能,良好的沟通方式能够带来舒适的工作环境。本篇文章中作者关于为什么要进行工作沟通,工作沟通要做些什么,怎么去做工作沟通,有什么特别的注意事项进行了深刻的探讨,一起来看看吧。

一、沟通简述

广泛意义上的沟通有很多,比如说海豚、蝙蝠用超声波,蜜蜂跳舞,猫猫狗狗用尿液标记地理领地,蚂蚁释放化学信息素等,都是进行沟通。

人与人的沟通方式也有非常多的形式,最常见的就是说话,肢体动作也能进行沟通,还有面部表情,爱人之间的亲吻交换唾液,身上的气味等都有着沟通的作用。

当我们接收到无论是话语,气味,肢体动作,还是其它我们可以感知的信息,并经过我们的知觉处理,形成可以被接收并处理的信号只有,大脑对这些信息进行处理,身体再对我们大脑处理过的信息进行输出,反馈到外界。

整个过程就是从外界接受信息,然后处理信息,最终再输出信息(input-operation-output),整体模型如下图所示:

人与人的沟通也有很多种,比如恋人之间的调情,朋友之间的倾诉,家人之间的闲聊,不同的沟通要达到得目的不一样。

我们这次将范围缩小到工作方面的沟通,来探讨为什么要进行工作沟通,工作沟通要做些什么,怎么去做工作沟通,有什么特别的注意事项。

二、工作沟通的本质

为什么要进行工作沟通呢,一个公司中,团队中的成员,来自于不同背景,专业的人,这会导致大家对同一个东西的看法会截然不同,存在较大差异。

如果我们的认知不同,对一个事情的看法不同,那基本上就不能很好的解决事情,内部摩擦会很大,业务的发展也不会太好。

所以工作沟通的本质是什么呢,我个人认为是准确传达需要传达的信息,解决彼此认知分歧和差异,进而解决问题,让公司业务更好发展。

三、沟通需要遵循的基础原则

1. 做理性人

做个理想人,尽可能不带情绪和感情进行沟通。不轻易因为别人反驳我的观点,就认为对方在对自己个人进行攻击而死磕反击。也不对别人贴偏见标签甚至对别人进行人身攻击。

职场理性人工作沟通目的就是为了解决问题,工作沟通只是达成解决问题目标的工具手段之一。其它情绪,感情因素掺杂在其中是没有太多意义的,反而会破坏沟通

2. 降低自我意识

自我意识过强的表现为自尊过度,自我评价过高,孤狼行为等。过高的自我意识将会导致不能打开视野,听不进反对意见,对我自我想法过于坚持,缺乏与团队的合作。

这些都会导致沟通进行不畅,带有强烈的个人主观色彩进行沟通,而没有基于事实,进行实事求是的沟通,反而会忽略反对意见,容易将别人的不同意见当成是对自我的攻击。

如何降低自我意识:

  1. 正视客观现实
  2. 从自我的圈子中跳出来,从更高维度看待问题
  3. 认知自我意识中不显示与不合理的地方,控制自我的欲望与言行

3. 少用行话

有一个效应叫【知识诅咒】:我们一旦知道了某些知识,就无法意识到、想象到这件事在未知者眼中的样子,造成沟通障碍。

互联网中有黑话,专业词,行话,与其他不同部门的同事进行合作时,每个职位、工种成员脑海中的对行话的认知和理解不一定相同。

比如作为MVP这个词,产品经理基本会认为是做小可行化产品,技术或者市场营销的同学就不一定清楚。

零售行业的中常讲的动销比,做内容的人可能就不清楚,还有一些词语缩写在不同的行业和岗位有不同的含义。

如果其他人心中完全没有这些词语,或者说看过但是没有掌握,这些会导致他们并不能理解你说的话,这将增加沟通的难度,降低沟通的效率。

4. 提供充足的背景资料

在工作中,特别是一个事情已经推进到一定程度的时候,大家往往习惯性的认为,大家对事情已经非常了解和熟悉。

大家会将背景一语带过,或者习惯用非常简略的语言来概括,用隐喻和间接语言沟通里,通俗说就是能少说就少说。

但实际上,可能有新的成员加入,另外也有人因为只接触了事情的一个方面,或者大家对事情的想法不同,认知不同。

所以对于背景资料的提供,供相关人员了解事情的来龙去脉和进度情况,建立大家对事情的共识需要奠定。

在这样的基础下,大家的讨论将会更明确,更符合实际情况。

5. 对事不对人

不要因事而攻击人,意见不一致而进行人身攻击。人身攻击包括直接或背地里说脏话/坏话,也包括因为意见不一致而给别人打标签。

一旦进入对人的攻击,那么大家都会进行自我维护,而将事情抛到一边,则事情将无法进行顺利的推进。

如果做呢,如果要说一个东西,不针对某一个人,针对某一种现象来说,不带人名,不带title。

6. 层次分明逻辑严密

这一点直接参考芭芭拉的《金字塔原理》一书的内容,基础逻辑就是结论先行,然后摆依据,逐层下探,以上统下。

四、工作沟通形式

1. 按公开性

私下沟通、公开沟通(基本是会议沟通)。

2. 按会议沟通对象

自上而下的会议:一般由管理者发起的,多用于上级向下级传递信息,可以用来传达公司级别的通知、指示、制度等信息,也可用于团队管理者向相关人员布置工作。

要注意检查参会人员是否完全接收了信息,比如完会后随机抽查做个小测试。

自下而上的会议:主要是对下属工作进行评估、回顾、展望,以及做下一步的工作计划等。要注意对下属工作汇报和工作情况的积极回应。

全员参与的会议:参与和参加是两个意思,参与要做出讨论/发言等,参加可以只做听众不用发表意见。在此会议中不论身份职位都应共同讨论问题,共同检讨共享信息。

3. 按会议解决的问题

  1. 一种是过程导向的,过程导向的就是例会,比如每周一,或是早上的站会;
  2. 一种是任务导向的,任务导向的则以具体任务为导向,不定期召开,比如某项目投资评估会等。

4. 会议的步骤

对于每个会议,都可以拆分为会前,会中,会后。会前进行通知提醒,会中围绕会议主题进行,控制好进度与节奏,会后进行事项跟踪反馈,监督已决议事项的执行情况,未决议事项再组织沟通讨论。

  • 会前:会议主题、时间、参会人员、会议流程、主持人(召集人)等
  • 会中:沟通、讨论、会议主持、秩序维护、投票表决、时间控制,会议产出等
  • 会后:会议产出的结果。这里的结果除了某种结论或某个方案外,还需要有具体的行动要求和工作安排

有了这些,会议结果才有可能落地。为了便于对会议结果评估,会议输出应当以会议纪要的形式出现。

1V1私下沟通目的:

  • 提高管理杠杆
  • 从成员身上学,了解成员情况
  • 对业务动向进行摸排把脉

角色及功能:

  • 管理者:协调者,少发言多听
  • 下属:问题提出方,寻求帮助、指导

一般由管理者发起,说明要沟通的内容,时间,地点选择离成员更近的地方,考虑一下要提出来讨论的议题,设定好会议进行的步调,事前妥善准备;会中尽可能让成员说,利用开放式问题引导发言,提出一些反馈,对于好的给予鼓励,不足的予以纠正;结束后尽可能的将会议建档保存。

5. 会议

会议是公司、集体、组织等交流意见、交换信息、作出决策的重要平台和途径,职场中无法避免,如果无法避免。

会议的作用:

  • 提供信息与技术,并且将较理想的行事方法传授给受他管辖或影响的人
  • 制定决策,或者帮助别人制定决策,解决特定问题

1)过程导向会议

过程导向会议,基本上其召开频率都是事先规划好的,会议功能以信息交流为主。

过程导向会议“规律化、固化”是提升此类会议效率最好的方法;过程类会议占比会议总数80%左右,过程导向会议又分为部门内部会议及跨部门会议。

(1)部门会议

目的:

  • 同事间互相交流的机会,同事之间能加深认识
  • 了解下属之间的互动关系,并且促进这种关系好好发展
  • 借此学会角色互换
  • 更加了解事情的真相

角色及功能:

  • 下属:负责会议的议题
  • 上司:协调者,负责控制会议的进度和化解纷争

(2)跨部门会议

目的:

  • 为一群不常合作的同事提供互动机会
  • 沟通协调资源
  • 互通信息及分享进度

角色及作用:

  • 会议召集人:负责组织这场会议
  • 提案人:总结负责人需要总览运营成效,提出问题及意见,并同时教会与会下属处理事情的方法。他要激发与会人员参与会议讨论,并以身作则地带动自由讨论
  • 总结负责人:帮助与会人员更容易地了解提案内容
  • 其他参与者:想办法让这段时间提升你及整个公司的效率,专心听别人讲并记下一些也许值得一试的事情

2)任务导向会议

这一类会议一般不轻易开,因为涉及人员及部门比较广,需要考虑时间成本,决策成本。

开此类会议需要明确目的,决定谁应该出席,然后赶快通知,规划号会议进程。

人数不要过多,不超过8个人,因为决策难度随人数上升而增加,人太多,则出结果的难度加大。

作用:解决某一类具体问题

角色:

  • 会议主席:会议召集人、负责会议的议题、会议的成功举行
  • 会议协助这:作为协调者,进行会议安排,布置等,协助会议主席进行会议的推进
  • 参会人员:参与会议主题的讨论,发表观点,表决方案
  • 记录员:会议记录送发的时效很重要,越快越好,最慢也要在与会人员忘记开会内容之前送到他们手上

各类会议的频率:任务导向型的会议、跨部门会议、部门会议。

五、总结

我们简单介绍了人的认知模型,了解到人通过输入信息,然后在大脑(基于身体、心理、认知等)进行信息处理,然后输出。每个人均是遵循这个基础模型与其它人交互。

因为人具有不同的身体、成长背景、教育背景、职业背景、认知模式的差异,以及对信息掌握程度的差异,就导致对事物的理解不一致,不同频。

为了解决这个认知差异的问题,我们需要进行充分的沟通,来消弭认知的不同,对事情的理解尽可能一直,并进而形成共识,推动事情解决,让业务得到好的发展。

我们简单介绍了几个沟通遵循的基础原则,目的是让信息能够客观、理性、准确的传达,让沟通过程更顺畅。

我们简单说了一下工作沟通的方式,单人沟通及会议沟通,会议沟通又分为过程导向和任务导向,并推荐了《金字塔原理》、《罗伯特议事日程》还有关于万达及字节开会的文章。

#专栏作家#

Markzou,8年产品经验,人人都是产品经理专栏作家。主要专注于本地生活、O2O、到家服务、新零售领域;曾任职于多家本地生活垂直领域头部公司,具有丰富的本地生活行业经验。

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 太泛太旧了 时代在进步 跟年轻人的沟通也会变化 还是太死了

    来自福建 回复
  2. 人与人的沟通方式也有非常多的形式,最常见的就是说话,好的沟通能解决很多事情

    来自陕西 回复
  3. 沟通真的太重要了,是每个环节重要的纽带,好的沟通就会促成好的工作效率

    来自广东 回复