提高效率的前提是熟悉流程

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平时生活中大部分的工作是为了解决问题,而问题的出现往往是一套系统的非常规运行,也或者是一套流程上的差异,本篇文章讲解了如何在整个流程中去找寻问题的根源,从而提高解决问题的效率,感兴趣的朋友快来看看吧。

平时生活中大部分的工作是为了解决问题:技术问题,业务问题,亦或者是其他问题。

问题的出现往往是一套系统的非常规运行,也或者是一套流程上的差异,查看问题和分析问题的时候首先要做的是找出问题所在的系统和流程,从整个流程中找寻问题的根源。

有些时候曝出问题的地方未必就是症结所在,否则问题出在哪里就去哪里灭火,无异于头痛医头,脚痛医脚,终究是治标不治本,《第五项修炼》中也有相似的论断,系统论在问题的解决上有可取之处。

本书的重点在于:分析问题——提出假设——采取行动,然后根据效果再次分析问题,形成循环。

解决问题要做的第一件事:分析问题处在哪几个流程或系统中,还原问题所处的流程或者系统。

分析问题时,我们往往会从自己的角度出发,思考问题的根源,但是在分析的过程中客观性就会欠缺,麦肯锡一书中也提到分析问题需要有多个角度分析问题的能力,从自己的角度、对方的角度和第三方的角度综合分析,即考虑全流程中有哪些角色,试着从各个角色的角度上分析问题的原因,最后再融合第三方的思考,全局性考虑。

所谓自己的角度,即感受自己的想法和情绪,找到自己不舒服的地方,往往自己不舒服的地方即为问题的矛盾点,也就是我们需要关注的点。

所谓对方的角度,即思考如果同事发生了这样的问题,你会怎么考虑,往往这个时候你的想法就是你出现问题时,别人心里的想法,找到他然后明确这些想法。

所谓第三方的角度,即从一个旁观者的角度,跳出这个系统,查看这个系统中存在的问题,这种角度往往过于客观,而忽略了个人的感受,因此才需要融合自己和对方的心理感受,书中所指鹰眼,即为第三方的角度。

这一思路说出来有很多理由,但是本质上是要求解决问题的人多想一点。领导要交付给你一件事情,多想一点他的意图,他想要做什么,哪种处理方式会让他更好的满足需求,而不是仅仅的停留在问题的表象。就像书中所指给领导出差定车票的问题,站在领导的流程上,分析领导所处的全流程,就能理解到领导需要有一定独立的时间来处理PPT,因此火车比机票更合适。

站在多个角度上,遇到事情多问为什么,几乎成了一件老生常谈的事情,但是分角色提问,或许对解决问题有一定的帮助。

解决问题要做的第二件事:多个角度分析全流程,既要考虑个人感受,又要考虑全流程利弊。

分析问题时思路上是需要全流程、多角度,但是最重要的还是要深入问题的现场,带着问题,仔细的求证分析和观察,找寻现场留下的逻辑。

问题分析最需要的是信息,越多的信息就越能得出最客观准确的结论,因此,在分析问题的时候最好的方式是到问题发生的现场。

所谓现场,即还原问题发生时的场景和流程,然后反复推演问题的发生始末,仔细思考每一个细节,以期达到最真实的还原,只有这样才能找到最根源的问题,书中讲“得情报者得天下”,个人感觉十分有道理。

在还原流程后,需要做的即为分析问题,分析的方法可以直接使用矛盾分析,在相同的企业/产品中寻找不同点,在不同的企业/产品中寻找相同点,以方便梳理问题的脉络。

解决问题要做的第三件事:还原问题现场,找寻现场中的矛盾。

在对问题进行深入的分析后,会得出一系列的假设,这些假设是对问题原因的分解,假设的分解往往使用树状结构,决策树能较好的还原问题的层次和逻辑关系。

提出假设后最需要做的即为依次实现,比较各个假设的效果,在公司中往往是以效果为最终目的,一个方案再天花乱坠,最终拿不出效果,也不会有人采纳,因此,面对各个假设,逐一实现,比较各个假设的利弊,最后得到自己解决问题的方案。

解决问题要做的第四件事:做出假设决策树,逐一实现。

在遇到问题时,往往需要将所有的精力集中在关键点上,而将重复性的动作和不重要的方面以最快的方式解决,也就是思考与效率的问题。

提高效率的最好方式即为借助工具,平时熟练一些工具,比如outlook、Excel、python、sql等等常用的工具,遇到问题时能够用最快的方式实现思路,让自己将最多的精力关注在问题本质上,即减少重复性工作占用的时间,将大量的时间放在分析性工作上。

解决问题要做的第五件事:找到适合自己的工具并熟练他。

工作中往往遇到较多的问题叠加在一起,使工作过程各种慌乱紧迫,为了解决这个问题书中也给出了一个简单的方法,即重要紧迫模型。

将自己的问题逐一的添加到上面的模型中,然后按照重要紧急——紧急不重要——重要不紧急——不重要不紧急的顺序进行处理。

这个模型不仅在工作执行顺序上有一定的帮助,在工作分配上也会有提醒功能,我们在处理问题时往往要未雨绸缪,即书中提到的下雨找伞的案例,在发现天要下雨时,及时的准备雨伞才是重要的,如果看到下雨才去买伞,就显得非常仓促了。

在这个模型中,我们平时的工作重点应该在重要但不紧急的事情上,因为这些事情会随着时间的推移最先变成重要且紧急的,如果平时能够提前处理这些事情,就会防止事情演变成紧急事件,而且重要且紧急的事情也会逐渐的减少,逐渐形成一个正向的循环,否则只会天天匆忙,天天救火。

我们平时工作的事情往往可以分为两类:突发事件和重要事件。

突发事件需要及时解决,特别是客户事件应该是优先于所有的事情的,然后将主要的精力处理重要且不紧急的事情。

解决问题要做的第六件事:给事件排序,然后逐一解决。

问题的解决往往是工作中的重点,可以说我们平时的工作都是围绕问题而展开的,所以大部分精力需要投放在问题上,但是在平时的工作中还有一些方面会影响到解决问题的效率,比如领导的风格。

作为下属,理解领导的工作风格,适应领导的工作风格可以让整体的效率得到提升,摸清领导的类型,是情感型还是理性型,是单独型还是复合型,然后调整自己的行为方式,沿着领导的风格全流程、多角度分析问题,往往会起到事半功倍的效果。

对领导行为往往体现在:报告、联络、商谈三方面上,如何发邮件、打电话、贴便签也需要根据领导的风格进行调整。

我们在工作中往往可以分成三个部分,接受问题——处理问题——发送方案,接受问题的途径主要有邮件、电话、面谈、微信、便签等几个途径,这些途径对于领导也是一样的,一般领导的消息接受途径也是这几个,那么,如何在这几个方面高效汇报,是需要我们平时极为关注的细节,这需要在工作中不停的积累和调整的,通过逐渐的调整来适应领导,提高效应。

在向领导汇报问题时,往往需要捡重点汇报,一般是按照“事件——结论——解释”的顺序进行,领导的桌子、谈话的场所往往反映很多问题。

解决问题要做的第六件事:了解领导风格并适应。

以上为自身的一些总结,或有可取之处,如有问题,欢迎大家沟通。

专栏作家

野水晶体,微信公众号:livandata,人人都是产品经理专栏作家。金融行业的互联网老兵,聚焦数据驱动,将算法、数据融入产品设计与运营策略,构建金融增长方法论。

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