如何在7天时间内,做好7个城市社群活动的冷启动

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根据以往的活动运营的经验,对去年做的一个案例进行复盘,讲讲如何在7天内冷启动7个城市举办社群活动以及社群运营的心得。

背景

我们是一家数字生活分享平台,聚集着数码爱好者,不定期举办线下沙龙,进行最新数码产品的体验活动。为了启动线下社群,9月推出「XX校园行」走进深圳大学,10月份欲打造「XX城市行」系列活动。

活动概述:

正值黑莓手机卖掉硬件业务之际,作为数字媒体的平台“紧跟热点”,加之黑莓粉丝少而忠诚的特点,故决定做一场全国性的线下粉丝活动,一同“告别”黑莓,以此作为「XX城市行」第一波活动。

活动目的

通过这场活动,成立全国各地线下社群组织。

活动基本框架

  • 活动主题:XX城市行 | “告别”黑莓时代,莓友大聚会
  • 活动对象:平台粉丝/黑莓粉丝
  • 活动时间:2016年10月16号
  • 活动形式:总部以讲座的形式举办(线上直播),其他城市以交流讨论为主
  • 参与方式:通过官网报名链接进行报名
  • 效果预期:全国5个城市举办,150人参与

本次活动的重点问题

活动还没开始前,遇到了一系列的难题:在其他城市冷启动社群活动对我们来说是一个巨大的挑战,而且筹备时间和宣传期短,对于报名人数有一定的担忧;平台粉丝在线上十分活跃,但是号召他们在线下自组织活动也没有足够的信心;黑莓粉丝虽然是各种数码品牌的粉丝中的清流(对品牌忠诚度高,具有情怀),但毕竟数量不多。在没有任何先例参考和借鉴的情况下,我们必须向前冲,列出一个重点问题清单,一个一个进行突破:

问题1:活动筹备时间短(周一立项,周日活动)

解决方案:用最快的速度马上启动宣传,周一确定好文案和设计,周二开始宣传;尽可能多的覆盖平台粉丝,利用所有平台的宣传资源(官网首页轮播,客户端推送,微信公众号头篇,微博,微信群);号召平台外的黑莓粉,联系黑莓相关的新媒体和微信群。

问题2:谁来担当各城市活动负责人?

解决方案:通过第一波宣传文章进行招募并联系熟悉且具有组织能力的粉丝,综合评估后确定负责人选。如果某个城市没有成功确定负责人便采取第二方案:招募负责某一项工作的负责人,比如签到人员,摄影师等,每个工作都有负责人,活动依旧可以顺利完成。

问题3:如何招募粉丝?

解决方案:粉丝填写报名链接进行报名,如某个城市有10人报名,这个城市即可举办活动,第一时间内通过报名后台对确定启动的城市粉丝短信和邮件通知,告知对方添加客服微信号,并备注城市名。添加完成后将其加入所在城市群,便开始进行群内的活跃。周五晚上对未能举办活动的粉丝进行短信通知并表达歉意。

问题4:粉丝如何自组织活动?

解决方案:深圳总部活动形式为讲座,我们负责嘉宾邀约;为了降低活动举办难度,其他城市主要以交流讨论为主。多数城市负责人没有举办活动的经验,所以进行两方面的引导:首先是对负责人进行鼓励和支持;其次是进行线上培训,培训内容包括如何签到,活动开始后的流程,视频如何拍摄等。

问题5:如何确定各城市活动场地?

解决方案:主要以鼓励群里粉丝进行场地查找,因他们对当地的情况更加熟悉,在寻找场地过程中也可以提高群内的活跃度。找场地也遇到一些问题,如北京一直无法确认场地,无论哪里都有觉得距离远的,最后我在网上找到3个场地,发到群里,让大家投票,进行最后的决定。因为城市面积大,无法顾及所有人,只能服从多数。另外也要根据不同的城市文化进行活动形式的定制,当时有粉丝建议去吃火锅(后来没有被采纳),我就把聊天的截图发到了未确定活动形式的城市群,通过这种交流形式,让各城市不觉得孤单,也可以开脑洞想出有趣的活动。

问题6:各地活动费用和物料如何解决?

解决方案:深圳场在公司举办,其他城市的场地费AA制,关于场地费AA制我们讨论了很久,我坚持粉丝自组织活动需要进行一定的费用分担。活动物料(旗子、小摆件、臂贴)和礼物(平台周边产品以及商家赞助礼物)由总部准备,活动物料周四陆续寄出,能够顺利完成这次活动,设计师和物料供应商的贡献非常大,在最短的时间设计制作。

项目执行时间轴:

筹备时间短,我们连续一周都是加班熬夜,所有的工作都是用最短时间完成,执行的原则是:唯快不破。

  • 周一:完成方案策划,招募文撰写,设计需求下单
  • 周二:确定设计,发布招募文,准备公司周边的礼物
  • 周三:筛选举办城市和负责人,物料下单,邀约深圳场分享嘉宾
  • 周四:各地举办城市确认,并拉群,鼓励大家找场地
  • 周五:负责人确定,场地确定,发布一篇城市确定文章,继续招募参与者,寄出物料和礼物
  • 周六:物料陆续收到,深圳场地布置和直播准备,给各城市负责人进行线上培训
  • 周日:活动现场,总部进行图文直直播(其他城市可选择看直播)
  • 周一:制作视频,撰写总结文

社群管理时间轴:

这场活动的主要目的是为了打造线下的社群组织,所以重点强调一下,和社群组织相关的一些工作内容。

  • 周三:开始陆续建立已经可以举办活动的城市群,并筛选负责人,鼓励各地负责人确定场地,并群内招募负责现场签到、摄影的粉丝;
  • 周五:将举办城市信息和负责人信息整理成一篇文章发布在平台,进行二次曝光,并进行粉丝招募;
  • 周六:根据各城市的特色进行定制化线上(安排签到、活动流程以及拍摄视频等);
  • 周日:提醒活动流程安排(签到、分享讨论、拍摄视频、拍摄合影);
  • 周一:收集各地活动照片和活动感悟。

社群运营心得:

我用两种身份来总结这次线下活动在社群运营上的心得。

惊喜官:

1、给各城市寄出活动物料和礼物的箱子里,专门有一份是送给城市负责人的,附一张感谢的明信片表,他们收到都发了朋友圈,在活动开始前任何事都不能出问题,尤其是最重要的组织者;

2、活动当天上午,我在群里通知大家下午4点记得看手机,因为要发红包,抢到最多的可以获得一份大奖,在群里引起了一波小高潮;

3、在没有提前说的情况下,把各城市拍的采访视频都剪辑进我们的活动回顾视频里,并进行城市标注,建立了一定的仪式感。

鼓励师:

1、无论是各地的负责人,还是粉丝都是第一次参与这类活动,所以一定要安排的事无巨细,不需要给他们太多任务,并让大家放松,活动就是玩的开心,不要有任何压力;

2、制定一套现成的活动流程和框架,让他们能够轻松的举办成功这一场活动,并且能够有所收获。下一次举办类似的活动,他们也相应有一定的经验,就懂得如何主动思考和创新了;

3、活动结束后,微信私信、活动总结文、微博上都进行了感谢和鼓励。

总结复盘:

1、活动概述:继推出「XX校园行」之后,平台推出以 “告别”黑莓时代,莓友大聚会为主题的「XX城市行」活动,并在各城市成立线下社群。

2、活动效果:活动发布4天,共有55个城市共计600人报名,最后7个城市成功举办,分别是:深圳、北京、上海、杭州、无锡、苏州、成都,220人参加。#XX城市行#微博话题量达1000万。

3、渠道效果:主要以官网为主,报名人数占80%,其余报名人数通过黑莓粉丝相关平台。

4、总体评价:本次活动超出预期效果,a、在冷启动的情况下,7个城市同时举办活动,并确定各城市负责人;b、通过报名数据了解对线下活动具有更高活跃的粉丝分布情况,以北上广深和江浙一带为主;c、开启了数字尾巴线下社群。

5、存在问题:a、深圳场活动比较大型,应该请一位专业的主持人;b、全国各地录制采访视频,但是没有安排统一口号的视频,不方便后期剪辑和宣传;c、仅有4天报名时间,没有覆盖到更多的粉丝,报名人数不够理想(前期已经预料到);d、因为时间关系,各城市的旗子都是统一的,没有按照各地的名字定制。

6、如何优化:a、筹备时间拉长到至少两周,留出一周的报名时间;b、方案策划考虑更全面和细致,考虑后续的宣传。

20%的运营在制定策略,80%的运营在做执行。努力修炼内功,成为那个20%。

相关阅读:

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二次招募:“告别”黑莓时代 | 全国莓友大聚会城市解锁名单

图文直播:直播结束 | “告别”黑莓时代,莓友大聚会

活动总结:缅怀黑莓进行时,七城联动瞬间

 

作者:佐一坨,一名想成为插画师的运营。公众号@一坨画儿

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  2. 活动的目的是什么?
    活动最终收获是什么?
    第二天开始发文章,第三天就能招募到每个城市的负责人???人家凭什么给你当志愿者?
    这也叫社群冷启动?

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    1. bingo

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    2. 还有费用AA,为什么别人要AA,一个城市大于10人就举办?

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  3. 原来是数字尾巴,哈哈哈

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  4. 写的不错,期待更多分享。

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  5. nice,很详细

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    1. 感谢阅读,第一次尝试写。

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