FMS财务管理系统:数据流转&模块组成

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继了解FMS财务管理系统定义之后,如何设计一个FMS系统成了新的问题,笔者在此介绍了FMS的业务逻辑和结构,希望对读者有所帮助。

上一篇主要说了一般电商系统的组成,介绍了FMS(财务进销存系统)的定义

在此还是要强调一下,虽然这里称之为“财务系统”,但和专业的财务软件有区别,只是一个有关财务数量、金额的进销存业务系统,与SCM、合同等模块类似。

但作为所有电商后台的最末端系统,能够进行业务数据的整理,最终达到与财务作账的要求。

本系列共计有十几篇 ,本篇继续来说下FMS的模块以及数据流转的过程是什么样的,并介绍一下各模块间的逻辑关系。

一、数据流转介绍

废话少说,先上一张图:

FMS财务进销存系统数据流转图

1. SCM数据

SCM即供应链管理,严格来讲所有的业务系统都在供应链的范围内。

目前的商业模式C2C、B2C、O2O、新零售线上线下融合、社区团购、C2M等都是通过减少供应链的环节来为最终用户提供最好的服务,以减少成本,最终盈利。

在电商系统中一般把与供应商及商家有关的主营业务系统划到SCM中,包括商品管理、供应商管理、合同管理、采购管理等(每一个都可以单独成为一个子系统)。

对于FMS(财务进销存系统)来说,不仅需要基础的业务数据(供应商、合同、商品、分类等),同时也需要业务单据(采购);通过数据的聚合计算,再经过财务审核、操作最终完成地FMS中的数据流转。

但业务数据都是动态变化的,所以对于数据是拉取还是由业务系统推送,需要根据场景进行设计。

我个人倾向于对于实时性要求高的数据通过订阅消息的方式由FMS去拉取;其余数据定时拉取(一般每日零点以后进行),尽量降低其它业务系统与FMS系统的耦合。

2. 存货数据

存货数据即商品库存,零库存一直是各大垂直电商(包括传统生产企业)追求的理想目标。

可见存货数据监控管理好了,将会对整个供应链系统带来非常大的影响;所以在财务系统存货的数据也相同重要,此部分数据最终会体现在财务报表中。

存货报表包括期初期末数量金额、出入库的数量与金额、当月存货减值的核算、存货周转率周转天数报表、存货库龄报表等。

在供应链系统文章《电商后台:商品管理系统》中有介绍在商品管理子系统中的库存内容,可以了解一下。

当供应链进货后,就会产生库存,在仓库内商品还会有组合加工、库间调拨、盘盈盘亏等库内作业,这部分都应该体现在商品动态平衡报表中。同时对于业务单据是进入到应付结算中,还是作为公司费用,都需要进行账务上的统计与核算。

由于现在对于仓库的管理趋于现代化、智能化,所以各电商基本都引入第三方通用的WMS系统来管理商品实物(当然还有WCS、质检等)。这里又涉及公司的库存与WMS库存的同步及核对,此部分后续在供应链充中单独来介绍,这里不做过多的阐述。

3. OMS数据

OMS即订单管理,这也是电商系统中非常重要的一部分。订单流转是否顺畅高效,直接影响实际的仓库作业,进而影响到物流及客户体验。

销售订单也是财务系统中应收和收入成本报表的直接数据来源。通过用户下单,再到支付成功,就会产生应收数据,订单的出库明细也会是财务应付结算的基础数据(代销、联营、平台佣金结算等)。

作为财务进销存的产品和研发,需要了解订单的正向流程与逆向流程,如要了解到订单支付、发货、拒收、退货(部分退、全部退的区别)、订单的补发等;对于订单的拆单逻辑也需要简单了解,尤其涉及到金额的分摊部分,这些都会直接影响到财务的应收与应付。

4. 财务应收

应收数据包括质保金的收取(后续返还会冲销)、平台佣金服务费、销售收入、退款以及后续的对账。

对于财务对账在网上有很多介绍,讲解非常完善,实现了自动化、系统化。

但是我感觉这都是针对于大型电商公司的(产品研发人员多、财务专业知识强),对于中小型的电商公司需要先解决最基础的,然后再去完善,满足业务需求就可以。

5. 财务应付结算

应付结算应该是整个FMS(财务进销存系统)中非常非常重要的部分。

为什么这么说呢?

由于是真金白银的把钱给供应商或商家了,一旦出现错误则会直接影响公司的损失。

业务流程非常复杂,不仅涉及后台应付数据计算,同时涉及到财务部的结算过程。从根据合同的结算模式(经销结算、代销结算、联营结算及平台商家佣金收入结算)生成结算单,到结算单的审核、供应商对账、以及发票管理,再到申请付款以及最终付款,业务逻辑和流程比较繁杂。

此部分还需要了解前端各业务系统(习惯于把FMS之前的系统都属于前端业务系统)单据的流转、状态变化、异常处理等——没有强大的内心支撑,你可能会疯掉。

6. 财务报表

在第一篇介绍为什么叫财务进销存系统的文章里说过,因为我们是给财务软件提供业务单据和报表的,所以FMS中会有很多相关的报表,主要目的有两个:

  1. 核对监督分析数据(这也是财务的主要职能);
  2. 财务做账(最终在财务软件总账、明细账等体现)。

7. 对账平台

供应商、商家的数据可以通过对账平台进行数据核对确认。对账平台只是数据流转中的一个环节,目的是加快数据传递,提高工作效率、保证数据的及时、准确、清晰。

8. 凭证集成

此部分应该是与财务软件结合最紧密的,但是耦合又可以借助财务报表等降低。

我这么说可能会让读者迷糊,简单来说,如果不做凭证集成,财务人员也可以通过导出报表的方式手动生成各种凭证。所以我的观点一直都是,凭证集成一定要等前面的业务数据稳定了再做。

前面的各部分数据是凭证的基础数据,而凭证又是我们的FMS与专业的财务软件数据基础。

二、财务进销存系统结构

FMS财务进销存系统结构

说明:

这部分与数据流转图看着有些类似,因为我个人习惯于根据数据的层层递进来考虑系统的功能模块。

财务主要包括应收(对账核对)、应付(结算管理、付款管理)、报表(一堆的报表)、凭证(集成)等几大块。

通过上图可以看到,数据是自上而下流转的,每个层级之间都有计算,同时,最后用户直接使用的是FMS(财务进销存)与对账平台。

1. FMS财务进销存系统的设计与开发原则

  • 隔离性:数据尽可能的与业务数据隔离,不受业务数据的状态变换影响(取需要的数据);
  • 准确性:数据要求准确,这是财务系统中最重要的;
  • 持久性:数据要长久保存且不可变,尤其在每月关账后,数据只能在下期调整,不能修改。

2. 财务系统的规划模块

  1. 数据抽取:从业务系统抽取相关数据到财务库;
  2. 数据计算:根据抽取后的数据,进行财务数据的计算,如结算、报表及财务成本计算等;
  3. 数据核对:数据一定要进行各个部分的勾稽查与核对,财务系统最关注的就是数据;而且它的数据是经过抽取、计算、输出汇总等步骤,所以通过核对可以校验其准确性;
  4. 数据展示:这个部分是业务人员直接使用的操作界面,它又包括应收、应付、报表、凭证。

总结

在写第一篇时有朋友留言说“财务系统开发容易——真敢说”。仔细想了一下,说的也没有错,确实不容易。因为你开发的是财务系统,是财务同事使用的,要求数据及时、准确,差一分钱都要处理。

但这里我还是想说“没有想象的那么难”。这就是个业务系统,只是掺杂了些财务上的内容而已,并不是真正的财务软件。

业务要求了解的多,但不需要特别深。与SCM、商品、促销和订单系统一样,都是电商后台系统,业务上可能还没有它们复杂(如订单处理)。

除了月底结账的几天外,其余时间一般不要求24小时。因为财务进销存中的数据一般都是每日零点开始计算,实时性要求不高,与购物流程、订单处理等相比压力没有那么大。

学习了解基础的财务内容就可以满足,专业的就交给专业的软件去做(辟如凭证集成、财务三大报表生成等)。

希望通过这一系列文章,能够让大家对电商财务系统有所了解。虽然可能与你想像的不一样,但最终有收获即可。

分享交流也是一种学习的方式,下一篇《财务应收管理》。

声明:本人水平有限,书写电商财务系统系列的目的是个人的总结,同时希望看到此文章的人能够给出建议,在此感谢!

 

作者:倔强的大萝卜;公众号:倔强的大萝卜

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 最近开始做财务相关的需求,接别人之前做好的功能做迭代,已经把我看疯了 :cry:

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    1. 有已有的系统会好很多,慢慢整理按数据业务流去梳理就好了,我个人喜欢数据流转为主线

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  2. 我个人觉得可以看看供应链的书,对于财务方面可以看看《会计原来这么有趣:中级实务篇》还有一本《会计学》曾月明的我觉得不错,仓储物流可以关注 “仓库社区“,后续可以共同探讨学习

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  3. 求推荐相关学习视频和书籍~

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