关于拜访申请的功能思考

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编辑导语:如今随着人们生活质量的提升以及技术的发展,物业行业也在不断的变化,一些小区和大楼都会对访客进行登记,一个好用的拜访申请系统是非常重要的;本文作者分享了关于拜访申请的功能思考,我们一起来学习一下。

一、背景

随着技术发展 ,物业行业在业务飞速发展的过程中,也顺应这一趋势着力发展物业管理信息化、工作流程在线化、资产管理数据化等,为资产管理降本增效。

物业公司作为写字楼的管理者,好的物业公司能通过他们专业化的管理、服务,吸引优质租户迁入,提升写字楼的品质价值。

访客拜访作为写字楼物业服务的第一个重要环节,如果没有一种合适科学的管理方式必会造成写字楼的混乱。

当某位访客因某一个目的进入大楼,就会触发拜访申请,需要到前台手写登记自己的信息,包括日期、姓名、身份证号码、联系方式、来访事由、来访楼层、停留时间段。

填写完毕后,物业人员会核对访客填写的信息,一些管理较为严格的物业公司,则需要访客出示身份证进行校验;而且面临一些特殊公司或者访客的特殊事由,物业人员需要与具体的业主进行联系并确认情况无误后,才会对访客予以放行。

二、痛点分析

针对以上目前有很多写字楼对于访客来访的管理采用手写登记填写《拜访客户登记记录表》的方式,这样务必会造成三大方面的问题:

1)写字楼的安全性难以保障

第一个场景是写字楼作为一个办公性质的半公共区域,一直存在进出人员构成复杂,比如公司业主、推销人员、装修人员、求职者等等;而访客手写登记的形式,保安或者前台需要提醒访客拿出身份证与登记信息进行核验其真伪性。

但是部分访客没有携带身份证,写字楼工作人员无法对其身份的真伪性进行核查,无法有效的规避潜在风险,会衍生出财产安全问题,如窃贼佯装内部员工、访客盗窃。

2)写字楼的管理成本增加

第二个场景是由于某些天写字楼来访人员众多,由于手写登记的形式,来访人员必须轮流依次填写《拜访客户登记记录表》。

在访客填写过程中,对于某些字段的不理解,需要向工作人员或者被访公司进行询问;当来访人员激增时,由于填写信息缓慢以及存在某些不守规矩的访客,就会让工作人员的工作变得十分混乱,物业需要调派人手对现场进行管理,这样会导致访客管理时间成本和人力成本增加。

3)拜访记录难以归档查看

第三个场景是考虑到存在安全问题,在以后可以查看具体某天的某一时间段的访客信息,因此写字楼物业工作人员需要将访客记录表定期归档。

由于访客信息登记的方式是手写,访客记录表需要放置在专门的文档储放空间;当物业工作人员去翻阅并查看具体某一时段的记录的时候,需要从年份、月份、日期和时间依次向下查看,导致拜访记录归档后,查看的效率低下。

三、拜访申请功能的定义

以上可知,用户在线下拜访申请的时候,由于没有明确的外界规则的约束,例如缺少对信息填写的规范性、真实性等,容易引发各种问题;而线上拜访申请可以一系列的前后端的判断条件和业务规则避免这些问题。

针对写字楼的安全性难以保障的问题,线上拜访申请让用户在信息填写这一过程中,通过前后端的判断条件,例如必须满足手机号11位数、身份证号和姓名的交叉验证、公司名称的选择等;对填写的信息进行约束,规范用户填写的规范性,并且也验证用户登记信息的真实性,避免了潜在的安全风险问题。

针对传统拜访申请造成了写字楼的管理成本增加, 对于物业来说,在线上拜访申请的场景下,原本属于物业的工作,现在部分交给系统的前后端进行判断处理;例如必填字段的提示说明、身份证号和姓名的交叉验证,提高了审核访客工作的效率和质量。

针对传统拜访记录难以归档查看的问题,线上拜访申请可以让访客填写表单页的数据上传到后端数据库,如个人姓名、联系方式、身份证号、拜访单位名称等数据;物业工作人员通过物业后台管理系统的访客管理模块,可以对访客信息进行快速检索,也解决了拜访记录难以归档查看的问题。

因此,线上拜访申请在一定程度上保障了写字楼业主的安全,提高了物业工作的效率和质量,也为日后的安全问题提供可查的访客信息。以下我们思考如何去设计拜访申请功能。

四、如何设计拜访申请功能

由以上内容我们可以知道,线上拜访申请包括了填写申请信息、系统审核申请信息。

考虑到写字楼的安全,我们需要对访客身份信息和停留在写字楼时长最为关注,因此在设计拜访申请功能的时候,最关注的两点:访客信息的真伪性、访客进出的限制性。

1. 访客信息的真伪性

较为严格的写字楼前台会严格核实访客的身份证信息与登记的信息是否一致;同样前台可能会对访客前往的目的公司或者具体拜访人进行联系,以确认其真实性。

因此,针对验证访客填写信息的真伪性有如下几种方式:

身份证验证:所谓的身份证验证,就是实名认证的一种,支持姓名、身份证号两要素验证,与权威数据源进行比对验真,判断用户是否为「本人」;考虑到物业工作的效率性和安全性,拜访申请功能可以接入第三方接口,如公安验证API,直接对访客提供的姓名和身份证号进行对比核验,核验不正确则提示用户填写信息有误。

被访人验证:被访人验证指的是物业前台根据访客提供的被访人/被访公司信息,与被访人/被访公司取得联系,确认访客来访信息的真伪性;因此在拜访申请过程中,物业工作人员通过被访人验证可以核实来写字楼目的和来访人员信息的真伪性。

2. 访客进出的限制性

在验证了访客信息的真伪性后,如果让访客使用通行二维码在时间维度上毫无限制性的进出写字楼,这样必然会造成秩序上的混乱;因此需要对访客的进出做出时间限制,而这一块限制是基于写字楼闸机对通行二维码解析时间信息来做判断。

我们可以回归一个场景,思考一下:

访客来到写字楼主要是出于一个短期的目的,比如商务会议、面试、合作等事项,所以访客在写字楼的时间是可以以半天为一个单位进行限制,如上午(08:30-11:30)、下午(14:00-17:30)、下午(08:30-17:30),而具体的时间根据不同的物业公司的要求,可以在后台管理系统和闸机进出协议上进行修改。

因此,我们在设计拜访申请功能的时候,来访人员需要对进出的时间字段进行选择,然后依靠闸机对通行二维码的时间字段进行判断,来对访客进出做出限制。

以下是根据访客信息的真伪性和访客进出的限制性为依据,设计了拜访申请功能的流程:

拜访申请表单页设计:

以上为拜访申请的表单页,其中必填项为姓名、手机号、身份证号、拜访单位和拜访时间;其中,拜访时间的设置上设计为半天和整天制,这款时间也不会在前端写死,而是根据不同的写字楼要求,可以在后台进行设置。

拜访人和其联系方式为非必填项,物业人员可以对其进行拨打电话进行核验,由此来规避一些风险。

五、总结

好的拜访申请功能不仅仅可以核验访客信息的真实性,保障写字楼的安全,而且线上化的登记,易于信息的归档和查阅,为物业公司节省更多的人力成本和时间成本。

产品经理在设计拜访申请的功能时,需要与业务方沟通,了解在实际工作中的痛点,充分理解访客和物业的需求再进行设计。

 

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 这样的话,申请流程就是由拜访者来进行线上申请,那么问题就会出现:1,拜访者需要在到达办公楼内后,扫描二维码通过下载APP或者打开小程序或者网页进行申请的填写,这个流程很麻烦。2,如此,时间的选择其实用处不大,我身为拜访者,大老远来到这,不存在明天再进去,或者后天再进去的事情。3,还有就是网络的问题,倘若网速不好,这个流程要花费很久,而前台登记可能比这要快。其实做成由办公楼的业主进行填写拜访申请,交给拜访者,拜访者持二维码进入会方便很多。

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    1. 谢谢您的指点!对于第一点,这个流程的确会深一些,其实作为访客使用小程序的时候,这个功能使用频率还是很高的,在信息架构上,会放到主金刚区,视觉上比较明显;对于第二点,我其实也思考过这个问题,对于访客的限制,是不是存在时间维度的限制,的确没有思考清楚;第三点,这篇文章主要讨论的是拜访申请,其实还有访客邀请的场景,这是一个单独的功能

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    2. 其实时间更多的是对通行二维码的有效性的设置,我认为在这里用户不需要去选择,而是系统给予一个默认的限制,比如一天

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  2. 流程图有点小问题,哈哈哈

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    1. 对的,有点小问题,我要再改改,大意了,谢谢

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