支付产品必懂的会计基础及如何应用

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导语:账户、账务、账务处理、复核记账…听起来可能很难,但看完这篇文章以后可能就不难了。会计基础是账务账户的理论框架基础,我相信大部分人是没有财务知识基础的,那么在没有基础的情况下,也许一个简单的概念就能阻碍你的设计,比如“什么是账户?”。本文作者站在产品经理的角度看会计,将最基本的会计知识梳理给大家。

这个世界是先有了会计规范和会计从业者;然后才有了账务账务系统,业财一体化;系统并没有改变财务的理论基础和规范,只是改变了财务的实现形式和效率,把线下的事搞到了线上。

1. 会计恒等式及变形

我相信所有会计布道者送给你的第一句话就是“有借必有贷,借贷必相等”,那为什么呢?首先我们需要知道,这句话是在“复式记账记账方法”的框架里:

1.1 借贷的概念

借贷只是记账符号,类似与“收入/支出”“流入/流出”“入金/出金”;只不过借贷这对孪生兄弟有点神经病,别人都是加减明确爱恨分明。

而他们呢,没有明确的加减对应,有点见人说人话见鬼说鬼话,两面三刀;在资产面前“借加,贷减”,在负债面前“借减,贷加”,在共同类面前那简直是多重人格,加减不定;不过我们只需要记住,他们是账户流水的方向符号。

  • 借贷用途:就像收入和支出,是来定义账务流水的方向的,这个方向决定了对账要处理的账户的余额的增加还是减少;
  • 有借必有贷:这句话说明,他们肯定是同时存在;在哪里存在?是在一次账务处理里同时存在;
  • 借贷必相等:这句话说明,他们分量一样重,借了多少就得贷了多少。

1.2 会计恒等式

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会计恒等式的意义是什么呢,这要从会计存在的意义说起,会计记账本身就是对企业经营业务的记录和反映,那么怎么记录呢?就是会计的6大要素,资产,负债等;所有要记录的事情都转换到这6大要素上来,利用货币计量单位进行记录。

而对于企业来说,无非就是用钱办事,用事挣钱,挣了分钱。那么等式左边就是钱的去向,钱都用到那了,放银行,买成原料放库房,推广买了广告;等式右边就是钱从哪来,是借来的,股东投资的,营业赚来的。

所以从另一个角度其实会计恒等式就是记录:钱从哪来到哪去;我借了张三100(钱从张三来),我把钱存到了微信(钱去到了微信),我们怎么记账呢“我借了张三100块钱,把钱存到了微信”,会计怎么记账呢?

借 微信存款 100

贷借钱-张三 100

恒等式校验:资产=负债+所有者权益

即:微信存款100= 借钱张三100+ 所有者权益 0

1.3 会计恒等式的用途

我们对会计恒等式的从5个方面用途去理解:

  1. 借贷方向:等式左边,借方增加贷方减少;等式右边借方减少,贷方增加;
  2. 会计要素恒等式:资产=负债+所有者权益(资金去向=资金来源);
  3. 会计账户:记录会计要素的有结构载体,资产类账户,负债类账户,所有者权益类账户;
  4. 账务处理:就是对不同账户进行借贷操作的处理过程;
  5. 方向口诀:在做账务处理时,账户余额跟借贷怎么变化呢,如果账务操作的账户都在等式一边,那边是一方增加一方减少;如果在等式两边那么账户都是增加或者减少;只有这样,恒等式才会保持成立。

所以我们在设计账户的时候就需要知道账户是在等式的左边还是右边,这样我们就知道了这个账户在做账务处理时借贷意味着增加还是减少。

1.4 会计恒等式的变形

还有以一个等式我们也需要知道:利润=收入-费用;从上面的钱从哪来到哪去的理解思路我们知道,利润是钱的来源,所以在等式的右边,这样会计恒等式变成了:

资产

=负债+所有者权益+利润

=负债+所有者权益+收入-费用

变形之后我们又得到了另一个会计恒等式:

资产+费用=负债+所有者权益+收入

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2. 会计循环

上面我们知道了会计的理论基础框架,我们还需要知道一个会计的关键特点:周期性。会计记账是对一定周期内的公司经营情况的记录和反映,这个周期可以是一天、一个月、一个季度、一年。

那么对于每个周期来说都需要经历下面的流程:

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2.1 会计循环关键节点

  • 编审凭证:收集业务原始凭证、交易记录、小票、发票等;
  • 生成会计凭证:按照财务规范编写会计凭证或者会计分录;
  • 过账:将凭证记录到账簿的过程;
  • 试算平衡:对账簿各类账务之间按照一定规则校验借贷是否相等的校验过程;
  • 调整:如果试算不平衡,那么对有问题的账务进行调整从新试算直到平衡;
  • 结账:会计周期末,对相关账务进行结转的账务处理,入收入和费用结转到利润科目;
  • 报表:根据本期总分记账记录,生成各类会计报表。

2.2 会计循环的用途

那么从这个会计循环中我们有什么启示呢?我们在做账务核心的时候应该如何参考呢?

  • 首先就是流程的启示:账务核心可以遵从这个流程,从业务记账请求开始,然后创建会计分录流水,更新科目账户余额,日终对账务进行试算平衡,对异常账户进行调整修复等;
  • 周期性的日切:既然会计是有周期性的,那么账务系统在记账的流程里要管理这个周期,就用到了日切的概念,对记账日期进行按期的切换到下一个记账周期;
  • 试算平衡的理论依据:如何做试算平衡,就按照财务的规范要求去制定校验规则。

所以账务核心的业务流程我们可以这么设定:账务请求-生成分录流水-更新科目余额-试算平衡-日切。

3. 会计账簿与会计凭证

会计账簿:是指一定格式页组成的,以经过审计的会计凭证为依据,全面系统连续的记录各项经济业务的账簿;所以会计账簿我们可以认为是个账本,会计凭证是记账的凭证:

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3.1 总分类账

即总账,采用三栏式结构,在账页中分设“借方金额”“贷方金额”“余额”三栏;总分类账的登记依据取决于采用的会计核算形式,可以直接登记会计凭证,也可以根据汇总记账凭证或者科目汇总表登记。

意思就是可以按明细记总账,业务以按照明细账的汇总记总账,如下两个例子:

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3.2 明细分类账

是用来分类登记某一类经纪业务的账簿,常用三栏式、多栏式,数量金额式。

3.3 银行日记账

是用来登记银行存款每天收入,支出和结余情况的账簿,一般采用三栏式,在同一张账页上分记“借方”、“借方”、“贷方”和“余额”三栏:

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3.4 总分类账户和明细分类账户的平行登记

是指对所放生的每项经济业务事项,都要以会计凭证为依据,一方面记入有关总分类账户,另一方面记入有关总分类账户所属明细分类账户的方法;简而言之言而总之,就是总账和明细账用相同的凭证同时记账,有以下要点:

  • 所依据会计凭证相同;
  • 借贷方向相同;
  • 所属会计周期相同;
  • 记入总账分类账户的金额与记入明细分类账户的合计金额相等。

总分类账户本期借方发生额=其所属明细分类账户本期借方发生额合计

总分类账户本期贷方发生额=其所属明细分类账户本期贷方发生额合计

总分类账户期初余额=其所属明细分类账户期初余额合计

总分类账户期末余额=其所属明细分类账户期末余额合计

3.5 会计凭证

是记录经纪业务,明确经纪责任的书面证明,是登记账簿的依据;分为原始凭证和记账凭证两大类;原始凭证:俗称单据,比如发票,交易记录,小票等;会计凭证是依据原始凭证按照会计记录规范编制而成的凭证,以下是银行收付的会计凭证样式。

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记账凭证我们可以认为就是账务流水,会计分录;账务系统就需要按照记账凭证的规范生成最基本的账务流水字段:日期、摘要、凭证号、借方、贷方、余额、核对标识。

4. 会计科目与会计账户

4.1 会计科目

会计科目特别是一级科目是国家规定的,是对具体经纪业务的分类和命名,可以直观的看一下具体的科目,从名字上你能猜出是记录什么的吗?

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4.2 科目分类

按照经济内容可分类六类:资产类、负债类、共同类、成本类、所有者权益类和损益类。

按照核算指标的详细程度分为:总分类科目,是对会计要素的具体内容进行总括分类,用以提供总括核算指标的会计科目,又称一级科目;明细分类科目,是对总分类科目进一步分类,用以提供明细核算指标的会计科目,又称明细科目。

4.3 账户

我们有一些列文章站在业务角度讲账户的,这里的账户我们站在会计角度来讲;账户是根据会计科目在账簿中开设的,具有一定格式,用以系统,连续的记录各项经济业务的一种手段;设置账户是会计核算的一种专门方法。

账户的名称也成为会计科目,账户有一定的格式和结构,而会计科目没有结构,账户的格式一般包括以下内容:

  • 账户的名称:即会计科目
  • 日期和摘要:即经纪业务发生的时间和内容
  • 凭证号数:即账户记录的来源和依据
  • 增加和减少的金额
  • 余额

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4.4 总分类账户和明细类账户

总分类账户是指对企业经济活动的具体内容进行总括核算的账户,他能够提供某一具体内容的总括核算指标;明细分类账户是对企业某一经济业务进行明细核算的账户,他能够提供某一具体经济业务的明细核算指标,例如:

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4.5 科目与账户的关系

科目是账户的名字,账户记录了科目的具体内容。就像马家屯加油站是一个站点的名字,而加油站的1号油罐,2号油罐是加油站油的存储设备,账户就是科目内容的存储设备。

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4.6 按照科目分类对科目进行分组

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4.7 账户的平衡关系

复试记账部分和试算平衡部分会具体介绍。

5. 复试借贷记账法

5.1 记账方法分类

记账方法:就是账簿登记经济业务的方法,即根据一定的记账原则,记账符号,记账规则,采用一定的计量单位,利用文字和数字把经济业务记账到账簿中去的一种专门方法。

记账方法按照记录方式不同分为:

  • 单式记账法:指只对每一项经纪业务,一般只在一个账户中进行记录的记账方法;
  • 复试记账法:是对每一项经纪业务发生时所引起的会计要素数量的增减变化,以相等的金额同时在两个或者两个以上联系的账户中进行全面登记的记账方法;按照记账符号,记账规则,试算平衡方式的不同,可以分为“借贷记账法”、“增减记账法”、“收付记账法”;复试记账法全球通用,我国统一采用借贷记账法。

5.2 借贷记账法

借贷记账法指以会计等式作为记账原理,以借贷作为记账符号,来反映经纪业务增减变化的一种复试记账方法。

记账规则:有借必有贷,借贷必相等

  • 任何账户都是左借右贷;
  • 资产、费用类账户增加记借方,减少记贷方;
  • 负债、所有者权益、收入类账户增加记贷方,减少记借方;
  • 账户的正常余额再其增加的方向。

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5.3 如何借贷记账

就像我们前面说的,会计恒等式左右两边代表钱的来源和去向。

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编制会计分录

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借贷记账的等式左右的借贷平衡

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6. 对账

具体实施可以看:对账系统从入门到精通

什么是对账:是指对账簿记录进行核对,账簿记录是编制会计报表的重要依据,账簿记录的正确与否直接影响到会计报表的质量;为了提供高质量的会计报表,必须对账。

  • 账证核对:是将各种账簿记录与记账凭证及其原始所附原始凭证进行核对;
  • 账账核对:是指对各种账簿之间的有关数字进行核对;
  • 账实核对:指各种财产物质和计算款项的账面余额与其实存数额进行核对;
  • 账表核对:是指账簿的有关记录与会计报表的有关指标进行核对。

7. 结账

结账时一项将账簿记录定期结算清楚的账务工作,在一定时期结束时(如月末,季末或年末),为了编制会计报表,需要进行结账。

7.1 结账内容

结清各种损益类账户,并计算确定本期利润。结清各资产,负债和所有者权益账户,分别结出北汽发生额合计和余额。

7.2 结账程序

  • 将本期发生的经济业务事项全部登记入账,并保证其正确性;
  • 根据权责发生制的要求,调整有关账项,合理确定本期应计入的收入和费用;
  • 将损益类科目转入“本年利润”科目,结平所有损益类科目(虚户);
  • 结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额,并结转下期(实户)。

简单的说就是该入账的都入账,收入和费用转到利润,资产和负债结转到下一期:

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8. 试算平衡

试算平衡就是根据资产、权益之间的平衡关系和记账规则来检查账户记录是否正确完整的验证方法,会计循环流程试算平衡的位置。

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8.1 试算平衡公式

  • 发生额平衡:全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计;
  • 余额平衡:全部账户期末借方余额合计=全部账户期末贷方余额合计。

8.2 试算平衡表

根据试算平衡校验规则,我们得到试算平衡表:

  • 左侧:参与试算平衡的科目枚举;
  • 右侧:为对期初余额,本期发生额,期末余额的汇总;
  • 底部:对校验数据的借贷双方金额的汇总。

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9. 财务报表

会计报表是按照一定格式,根据会计账簿记录定期编制的,总体反映会计主体在一定时期的经营成果,财务状况及其变动情况的书面报告文件。

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9.1 财务报表的分类

主要分四类:资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益搬动表。

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10. 银行余额调节表

详情查看银行存款余额调节对账表系统

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11. 不同科目的账务处理

好了我们上面对会计的基础知识做了非常详细的介绍,最后我们再看基于会计基本原理如何做账务处理:

  • 账务处理:即基于业务数据生成会计凭证记账到会计账户的过程,这也是我们设计账务系统记账规则的核心;
  • 如何制定账务处理规则:这个要跟财务共同协商,然后根据不同的业务类型,业务操作,记账节点,根据生成会计凭证的规则规范创建账务凭证;下面我们举例说明,不同账户如何做账务处理。

11.1 现金与其他货币资金

企业从银行提取现金1000元,根据现金支票存根填制付款凭证,会计分录如下:

  • 借:库存现金 1000
  • 贷:银行存款 1000

因为库存现金和银行存款都是资产,都在等式的左边,所以借是增加,贷是减少;从银行取现金说明银行存款减少了,现金增加了。

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11.2 应收账款和其他应收款

应收账款就是企业向对方提供服务,应该收而没有收到手里的款项:

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应收账款为资产所以增加在借方,应付税费为负债增加在贷方,收入在等式右边增加在贷方;账务处理的含义是,这次销售导致等会左边资产增加,但是还没收到钱,先记录到应收账款科目;同时等式左边的主营业务收入增加,税费也增加。

11.3 坏账

坏账就是企业无法收回的应收账款,我们知道坏账准备和应收账款都是资产类科目,所以增加在借方,减少在贷方,账务处理如下:

  • 借:坏账 100
  • 贷:应收账款 100

意味着资产应收账款的100要不回来了,导致应收账款减少100,坏账增加100。

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11.4 收入和费用的结转

我们前面说了,期末我们要结平损益类科目,比如收入和费用要结转到利润科目形成利润,然后对利润需要进行分配,这两个流程的账务处理如下。

收入和费用的结转:我们知道收入是在等式的右边,所以减少在借方,增加在贷方;费用在等式的左边;利润归属所有者权益在等式的左边,贷方是增加,所以账务处理如下:

1)收入结转到到利润的贷方

借:收入

贷:利润

2)费用结转利润的借方

借:利润

贷:费用

这样收入和费用余额全部结平为0;而收入的余额到了利润的贷方,费用到了利润的借方,此时利润的科目余额=贷方-借方=收入-费用。如果余额在贷方说明收入大于费用,本期盈利,反之亏损。

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11.5 利润的分配

收入费用结转形成利润后并没有结束,我们还需要对利润进行分配;是分红,变成资本还是其他的分配办法;上面收入和费用其实是结转到了利润下的明细科目利润分配的子科目“未分配利润”。

1)收入结转到到利润的贷方

借:收入

贷:利润-利润分配-未分配利润

2)费用结转利润的借方

借:利润-利润分配-未分配利润

贷:费用

然后再讲未分配利润分配到其他科目,这里就不赘述了,账务处理如下:

借:利润-利润分配-具体分配科目

贷:利润-利润分配-未分配利润

借:具体分配科目

贷:利润-利润分配-具体分配科目

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同理我们可以推演出其他所有科目的账务处理方法。

12. 会计基础上的账务核心设计方法

到这里我们作为支付账务产品需要了解的会计基础知识基本就讲完了,你明白了么?

基于会计基础知识我们应该怎么用呢,这里我列举几个,剩下的大家来思考吧:

12.1 账务系统的主业务流程

我们按照会计循环流程来设计账务系统的主业务流程:账务请求—记账规则—记账分录—更新账户流水—试算平衡–日切。

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12.2 设计账务流水和账户字段

我们根据会计凭证格式和账户机构来设计账务系统的账务流水或者会计分录以及账户的字段:

  • 会计凭证:日期凭证号摘要借贷方向 金额 余额
  • 账户结构:账户名称 科目ID 余额方向 余额

12.3 根据科目与账户关系设计账户

我们知道账户都是挂在科目下面,所以根据科目设定我们就知道了我们要设置哪些账户:

首先先设置科目账套:

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然后再叶子科目下面配置账户:

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12.4 开户规则和入账规则

所谓开户规则其实就是谁应该开什么账户,那么我们就可以配置一个开户规则表,定义每一类主体应该开通什么账户,即制定叶子科目;比如下面的配置会让用户在注册后开通保证金账户和红包账户

比如:

用户—科目:保证金-用户保证金

—科目:红包-用户红包

入账规则就是账务请求来了,我们应该基于这个请求生成什么会计分录,而一旦生成了会计分录,那么会计分录因为是带科目的,就会找到对应的账户并且更新账户余额;如下面的入账规则会让收款成功的账务请求生成2个分录更新2个账户

记账类型:订单收款

生成分录:银行存款科目 借方;主营业务收入 贷方

金额:取记账金额

这样,当一笔订单收款100请求记账时,账务处理就会创建一下分录

借:银行存款-工行112 100

贷:主营业务收入-快递业务 100

12.5 设计试算平衡的逻辑

根据会计知识我们知道,试算平衡就是按照校验规则去校验借贷是否一致的校验算法,然后得出下面的试算平衡结果表,我们也能看出来结果:

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作者:陈晓光,一个会弹吉他会算命的产品经理老司机,微信公众号:陈晓光

本文由 @陈天宇宙 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 哈哈哈,你这是把写的东西不同载体同步发布一下是吧~

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