浅析批量导入的功能设计

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批量导入虽然是一个很小的功能,但交互和设计流程的不同,同样影响着使用者的工作效率。

一、背景

大家在系统设计中,总会遇到excle上传的功能设计。Excle上传主要是两个作用,第一种是对excle文件进行存储,第二种是根据上传excle文件中的数据,进行批量的数据创建。这里主要分享第二种。虽然说这个功能只是系统中一个锦上添花的功能,但仍然有许多需要细节交互与设计值得大家思考。

二、为什么要做批量导入?

各类系统中许多功能模块,都需要一些数据的录入。比如人资系统中,需要大量录入员工信息或者一些资料,而系统如果不支持批量导入的话,操作员需要逐条录入信息,而且还需要对excle文件中的信息进行复制,增加数据录入的成本,同时加大数据录入错误的几率。所以批量导入的话,既可以提高准确性,又可以大大节省人力。

三、如何来做批量导入?

批量导入设计流程图

1. 创建excle模版

为了保证数据的正常创建,excle模版格式需要固定。同时为了保证各个用户能够使用统一的模版,需要设计模版下载功能

备注:因为批量添加是固定去文件中的数据,所以上传的excle格式需要固定。程序是按照固定模版取值的,比如第一列是用户名、第二列是身份证号码,如果excle顺序随便发生了变更,程序将无法正常创建数据。

2. excle模版的制作

excle模版在制作过程中,主要需要把我以下几点:

  • 每一列分别需要录哪些数据
  • 哪些数据是必填的,比如添加员工,那么姓名就是必填项
  • 每个数据中,填写信息的格式都有哪些要求,比如出身年月是1990-05还是1990年5月

备注:当然也可以在excle中进行备注显示

3. excle文件上传

文件上传主要目的是根据excle中数据进行批量创建,而我们将这个需求场景化后,发现如果有用户只是单独创建一条数据,那么上传excle就显得较为复杂,所以一般在批量添加和【单独添加】的功能一般是同时存在的。

文件上传中需要制定一些规则:

  • 上传的文件支持格式?
  • 对文件大小是否有要求?
  • 是否可以多次上传?
  • 如果多次上传,那么是采用追加还是覆盖?
  • 上传过程中,是否需要进行数据校验?

这些根据系统不同,制定不同的数据上传规则即可。

4. 对上传数据进行纠正和创建

Excle文件从上传到创建数据通常有两种方式:

  • excle上传后自动进行数据创建
  • Excle上传后,先进行页面化显示,数据确认后,进行手动提交,最后进行数据创建。

个人倾向于选择第二种,先显示数据,确认后再进行创建。

原因:如果有用户不小心将一个手机号输了12位,如果按照第一种方式,数据创建过程中,就会有如下问题:

  • 是只创建规则正确的数据,还是统一不进行数据创建。
  • 其次错误信息该如何提示,如果只是提示地几行几列出现错误,很不直观,
  • 还有,更正数据之后需要再次上传。

而采用方式二,可以很好地解决这些问题。

将上传文件中的数据进行页面显示,提交时进行数据验证,如果发现有错误数据,直接在页面进行提示错误位置,清晰直观。而且可以直接进行数据纠正,不用更改excle文件中的数据和多次上传

5. 导入记录

对于安全性要求较高的系统,需要将每一次上传的数据进行记录,方便后续查证

备注:这里的记录的数据,是最终确认后的数据,而不是最初上传的数据。

查看导入记录,可以查看历史导入数据。

四、总结

所有的互联网产品都是为了提升效率,释放人力,减少企业和个人的成本而设计的。批量导入虽然是一个很小的功能,但交互和设计流程的不同,同样影响着使用者的工作效率。希望大家提出更加优秀的设计方案。

如果你发现生活中有待提高和需要改善的产品,欢迎留言吐槽!!!

 

作者:青迹天涯,公众号【神神叨】

本文由 @青迹天涯 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

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3人打赏

评论( 7

写下你的想法
  1. 1、如果开发力量充足,作者写的比较完成,并不排除有个性化需求。
    2、如果开发力量不足,可以省去上传数据显示及纠错功能,以及批量导入记录查看功能。

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    1. 回复

      嗯嗯 可以根据自身公司业务和开发团队资源进行对应功能删减

  2. 在路上

    公众号搜不到呢?

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    1. 回复

      可以的 搜索——神神叨

  3. 学习了

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  4. 悦跑圈 PM

    up主,是excel,不是excle啊。。。

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    1. 回复

      sorry,感谢指出

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