工作篇|产品经理如何做时间管理?答曰:番茄工作法

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你今天的一切,是由你十年前,甚至十五年前决定的。——Daviiwong/大伟

上篇文章《产品经理的时间管理术》概述了如何合理安排生活时间,让生活更有乐趣,让自己更加从容。有一点不得不承认,文章从比较宽泛的视角切入,以个人的生活为例,未提到工作方面的实践,内容大于形式,重在意识层面的建立。因而,显得有些不太实用,甚至让人觉得虚头八脑,而我恰恰喜欢这种手法,因为我相信:如今,人与人之间差距不再是拼知识的多寡,而是植根于意识。事实上,任何人都需要科学合理的时间管理方法,帮助自己顺利工作、开心生活,安心度过生而为人的短暂一生。试想,你都想不到,那又何来做到,更不用提得到呢?

这段时间,一直都在尝试梳理自己的工作方式,时间管理就是我选择的着眼点。这并不是说,其他方面就万事大吉,而这只是一个开始,做事情就需要时间,因而事情做的如何本质上取决于时间安排的合理与否。

找了基本时间管理方面的书来读,事实上专门讲如何管理时间的甚少,基本都是假以时间管理的名头,强调时间的重要性,劝人珍惜时间。最终,确实受了不小的影响,突发觉得时间恍惚,匆匆27年已逝。我知道,无论我怎样的情愿,时间还是无情的流逝,此刻亦然。

读时间管理书的过程中,我惊喜地发现:我采用的时间管理技巧竟然与一种叫做《番茄工作法》的理念惊人的相似。这似乎有些向自己脸上贴金的感觉,不过这之前我真的没有接触过任何有关番茄时间管理方面的知识,没有任何深入了解。有点需要指出的是,《番茄工作法》很系统,是一整套成熟的时间管理方法论。相较而言,我个人的“野路子”还是存在提高改善的点,还是让人很开心的。

为此,我还特意查了下《番茄工作法》是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。换句话说,就是我出生的第2年就出现了,那时候我正嗷嗷待哺呢!好东西真的是能够传承下来的。

第一次听到番茄两字,无论如何都想不到这是一个时间管理方面的著作,不过这符合老外的思维方式,一切源于对生活的思考。

一、什么是番茄工作法?

番茄工作法是一种时间管理方法,简单讲就是先设定一个时间(原书建议为25分钟,简称一个番茄钟,实际按需制定),在这个时间内要全神贯注于要做的事,若中间遇到其他事则记下来待稍后处理。时间到后,你才可以休息一下或处理其他事。

上面的定义是我个人的理解表达,之前查了半天网上或者原书的定义,读起来始终让我有些难以理解。除了简单、易懂的基础定义,番茄工作法的一系列基础原则也令我印象深刻。

  • 原则一:一个番茄时间不可分割,不存在半个或一个半番茄时间。
  • 原则二:一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,则该番茄时间作废。
  • 原则三:永远不要在非工作时间内使用《番茄工作法》。
  • 原则四:不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。
  • 原则五:番茄的数量不可能决定任务最终的成败。
  • 原则六:必须有一份适合自己的作息时间表。

其中第三条原则,我就有不同看法,因为我上篇《产品经理时间管理术》就是以我个人生活为例的。如果对番茄工作法有充分了解,就不会和我一样如此较真了,毕竟生活的节奏和工作的进度是无法比拟的。生活尊重过程,而工作强调结果。

二、1天3个阶段

大概预览一下,工作日的一天,不妨划分为三个阶段:

  1. 醒来后-上班前】:在一天的开始,从睡梦中醒来,迎接全新的一天。一大早,你可以选择锻炼、看书、做早餐… 简单,在脑海中绘制一份虚拟的活动清单,对未来一天即将发生的事情做到心中有数。
  2. 【上班-下班】:我所指的上班-下班是从早上离开住所开始的,因为通勤这段时间也是可以被利用的,比如大多数人选择玩手机,而我选择看书或者偶尔看看美女,提升审美。工作前的计划安排,下班前的反馈核对都是不可或缺的。
  3. 【下班后-睡觉前】:**在一天结束时,工作意外的时间,总是可以做点啥,陪女朋友、看电影、做一顿可口的饭菜都是不错的选择。当然,有朋友(被)选择无情的加班,而持续的输出,必要的休息调整是必不可少的。

三、PDCA原理流

《番茄工作法》是PDCA循环的一个变体实例,继承了戴明循环的基本特性。一个解决问题的周期流程,可用于对其他流程进行改进。基于“假设—实验—评估”的科学方法,番茄工作法的过程被拆分成四个步骤:计划—执行—评估—应用。

计划(Plan)

按照的上述一日三阶段,每天早上需要完成两次计划:

  • 【醒来后-上班前】脑海中粗略拟定一天的整体进程
  • 【工作前】需要计划安排好一天的待办清单

定义预期的结果,以及完成目标的所需流程。

执行(Do)

按照计划计划阶段,拆分任务,阶梯式的逐条完成任务清单,不要忘记休息。既定计划只是一个预定义的过程,事实上过程充满不确定性,需要经验的支撑。这又是我与官方番茄工作法相矛盾的一点,过程无须过分束缚于范式流程,重在解决问题。不过,对于初学者还是首先适应实践规则,然后才有可能个性化规则服务自己。

评估(Check)

其实,评估是执行效果及过程的量化过程,目的不是为了KPI,而是通多事情前后结果的对比,得出一日的执行效率和效力,作为后期的工作迭代的基础。

应用(Act)

针对评估的结果,需要对实施的过程和防范,按照实际情况进行必要的调整,事实上是一个自修复的过程,不断自己完善,这是一种很强的产品能力。

《番茄工作法》

《番茄工作法》

番茄工作法提供了一个很标准的SOP,有具体的规则,可执行,可准确重现,而这一PDCA可循环的过程正是番茄工作法的核心。

  • 每天早晨确定要做哪些工作,定义完成的标准。然后贯穿全天的是持续完成清单事件,在表格画叉号、撇号、减号等。
  • 每天结束时,问问自己,有没有完成“今日待办”表格上承诺的活动?然后想想如何改善明天的流程。每天重复这个循环,对流程进行改进。

四、四个清单工具

简单易用的工具可以简化方法,可以帮助我们忽略流程管理方法,专注于真正要做的事。最原始、最简单的办法就是借助纸、笔、手表。网络发展给我们提供了更多现代化的选择,甚至跨平台、跨终端,让清单与你如影随形。
一旦你习以为常,习惯性的喜欢上做清单计划,相信你已经不再那么关心工具或者具体的方法,因为你总是可以找到办法解决问题。

工具一:今日待办清单

填写今天日期(我一般都是写周几),列出今天打算完成的任务。除了需要简洁概述任务名称,还需要明显标出任务的重要性、紧急程度,是一个有序的事项序列,而我一般适用重要、不重要,紧急、不紧急这种二进制方式判断,因为过多的分层太影响判断,尤其是这种周期较短的事项。每天早上更新今日待办清单的时候,其实就伴随着选择,你需要挑选那些高价值、紧急的事情有限完成,同样意味着需要暂时放弃其他待完成的事情。下图是我的个人今日待办清单:

核心元素:时间、任务名称、优先级(重要性、紧急)、时间节点、状态

今日待办清单

工具二:活动清单

填写你的名字,列出未来一段时间要进行的活动,随想随填,不用排序。一般都是在一张活动清单上持续更新的,增加新的活动,划掉已完成的。说白了,就是简单记录了下自己想要去做,或者被安排要做的事情,这涉及到一个个人主动积极性的问题。我个人,在这个表的基础上,会进一步具化出一张表——周待办清单,每周一上午我会完成这张表的设计,算是一个预设过程安排,这对一些相对固化并不没有高度变化的常规常规工作很有效。同时,也为一周临时插入的突发事情预留了组后的应急空间。下面是我的周待办清单:

核心元素:时间段、任务名称、预设优先级(重要性、紧急)、时间节点、状态

活动清单

工具三:活动记录

记录完成任务过程中,突发状况或者干扰事项,当手头正在完成某项任务的时候,是不建议中断转向其他任务的,那样毫无意思,或者说对手头正在做的事情将大打折扣。番茄工作法,还提到了一个中断的概念,就是完成任务过程中被打搅的次数,当然这个可能源于自身的原因,也可能是因素,而我不太会做这一KPI性质的数据,还是将注意力和时间放在事情本身上。当然,肯定是要克制自己不能被打断太多次数的,记住一次只做一件事情。

活动记录清单

工具四:当下清单

当下清单不是一个具体化的真实表格,是一个存在脑海中的概念/意识,指我在现在、此刻关注的事情。事实上,其存在是为了提醒自己正在做的事情,提升专注度、保持注意力的小技巧。可以将正在做的事情明确地写到一张纸条上,放在眼前。或者在今日待办表格上,用荧光笔标注当前活动,当活动完成后,再用黑色笔划掉它,我一般将正在做的事情的状态标注为Doing。

当下清单

《番茄工作法》提倡的一个理念——休息,表示很赞赏。虽然我不会为每一个任务设置25分钟番茄时间,但是总归是有一个相对可期的时间节点的。完成一项任务,或者完成了某项任务的一部分,这时应该立即在今日待办清单的状态一栏写下DONE/HALF DONE,然后休息一下。休息时间可长可短,但我是用5-10分钟,暂时放下工作,远离一切智力活动。哪怕出去走随意走两步、晃一晃,更多时候可能会倒杯咖啡、喝点白开水、有时候想想晚上吃点啥…

时间管理的要义,并不是一味强调时间管理给你带来工作和生活效率的提升,也为了使你更好的生活。
仔细回顾我个人版本操作的《番茄工作法》是不是有一种是曾相识的感觉?其实,这与产品经理的产品管的子过程——需求管控有惊人的一致性,这让我很惊喜,因为让我明白不会为了专门获取某个特定领域的知识而单独去学习,知识都是可以贯通的。当然,这个美好的结果是基于不同应用场景,不同思维维度的思考、实践。想了又想,发现与产品管理流程也有异曲同工之妙,简直妙哉、妙哉。

有一个有趣的事情想提一下,临近毕业季的研究生同学正忙着找工作,对工作的众多要求中有一点让我印象深刻:不加班!其实,加班是一种对个人时间的预支配行为,是一种短视的时间管理方式,因为如今的过分透支会减缓未来的成长。长远而言,如果能有一个可持续的步伐,我们的生产率会更好。我们的大脑需要定期的休养,既包括工作时间的短暂休息,也包括每天工作完成以后的较长休息。

还有一个不得不承认的事实——时间不可管理,因为无论你如何管理、组织,时间都不会就此增加或减少分毫,更准确地讲,相对一个人的一生而言,一直在减少。想到这里,心头难免一阵寒颤,莫名的恐惧。坦白讲,虽然我不满30,但内心还是比较老成的,甚至有些看空。可那又怎样呢?世界不会因为我如何而不一样,而乐活才是唯一的制胜之道。

每天早上量力而行的选择力所能及的任务,是一种承诺,感觉自己很勇敢。每天努力践行自己做出的承诺,是一段旅程,感觉自己很快乐。很赞同李笑来老师把时间当作朋友的想法,因为时间将与我们一生同行,而所谓的产品经理时间管理,不就是产品经理与时间把关系搞好吗?

愿你,既有前程可奔赴,也有岁月可回首。

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#专栏作家#

小王,@人人都是产品经理-专栏作家,微信公众号:IPMstory。目前从事电商内容产品,关注大数据、人工智能、商业产品,擅长产品管理、数据分析、商业模式。我是个会生活的产品经理,喜欢收纳整理、厨艺家务。

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评论
有话不说憋着难受
  1. 收集-处理-组织-执行-回顾

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    1. 经典PDCA流程!

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