时间管理:产品经理该如何管理时间

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你是否常常觉得手头上的事情很多,而忙忙碌碌过后完成的事情很少;或者是被各类沟通、各类碎片化事务占据了大部分时间,最后不知道“时间花在哪儿了”。如果你有这类疑惑,那么本文将会为你分析原因并提出建议。

在这个信息发达的时代,我们的时间总在不知不觉中被悄悄吞噬:刷微博,聊微信,看新闻…….而现在信息的精准投递让我们更容易深陷其中,往往等我们回过神来的时候,才发现自己的工作完不成了。

而产品经理作为一个几乎要和公司所有部门协作的职业,我们的时间是更捉襟见肘。

那么到底怎样合理安排自己的时间呢?

01 记录

要想合理的安排自己的时间,先要知道自己的“时间都去哪了”,所以我们首先要把自己时间消耗的情况记录下来,一定要详尽的记录每一件事情,而且必须当时立刻进行记录,不能凭事后回想。

记录完成后我们就会得到一张记录表:

为了更清楚的看出我们时间的使用情况,我们将表中的时间分为以下几类:

  1. 集中精力工作的时间
  2. 浪费的时间(刷微博,聊微信)
  3. 单纯的休息时间

如果你第一条和第三条之和所占的比例远高于第二条,那么恭喜你,你是一个善于管理自己时间的人;如果你第二条所占比重很多,那么你就需要好好管理一下自己的时间了。

02 规划

为什么我们在工作时总是不自觉的去刷微博、逛淘宝呢?原因就在于大脑更喜欢做简单的事情,要想克服这一点,我们就不能被动的使用时间,而要去有意识的主动使用时间。

主动使用时间,就要对自己一天的工作进行规划:我们每天到办公室后不要立刻开始工作,首先要把所有待办的事情列出来,将其中太大的事情分解成小的事情,比如:规划下个版本的内容,这件事就太大了,要把它分成:用户调研,绘制功能/信息结构图,设计页面等更具体化的事情。

分解后,将今天要完成的事情全部放在一张计划表中,把可以先置之不理的事情划掉,然后把剩余的事情用四象法进行划分,如下图所示:

紧急程度我想人人都会判断,根据事情的截止日期判断就好了,那么如何判断重要程度呢?答案是根据自己的职业价值观和个人规划来判断

举个例子,假如上司现在交给我两件事情供我选择,一件是技术攻坚,另一件是项目管理,如果我现在处于技术成长期,需要更好的技术,那么我会选择前者;如果我的基本技能已经熟练,目前正在寻求管理岗位,那么我会选择后者,同一件事对不同的人重要性也不同,要根据自己的需求和职业规划做判断。

好,现在已经把所有事情都已经分好类了,那么如何对待这四类事情呢?

我是这样做的:

  • 重要紧急:立刻去做,我们感觉焦头烂额的事情基本都属于这一象限的任务。
  • 重要不紧急:有计划去做,我们要集中大部分精力去做这一象限的事情,因为如果不赶快去做,那么“重要不紧急”有一天也会变成“重要紧急”,将“重要不紧急”处理好了,也就很难有“重要紧急”的事情了,这时我们在工作时就会显得游刃有余。
  • 不重要不紧急:尽量少做,出现在这一象限的事情…….例如“今天上王者”之类的,先放放吧,有空再说。
  • 不重要紧急:交给别人做,身为产品经理,我们可能经常会遇到不重要紧急的事情,当这类事情出现时,我们要先判断:这件事情必须要我来做么?如果是,那么立刻去做;如果不是,把事情交给必须亲自来做的那个人。比如某个用户因操作失误导致软件出错,而他恰好有你的联系方式,于是他十万火急的找上了你,这时我们应该给他解决么?答案是不应该。

虽然我们可以解决,但是为用户解决常规问题是客服的事情,先交给客服,如果客服搞不定,再由我们来处理。

如果“不重要紧急”的事情过多,那么我们就要反思一下自己做的工作计划是否有疏漏。总而言之,我们应尽量去减少这一类的事情。

分类完成后,把分好类的工作放入计划表中,并标明重要或紧急程度;最后按照自己的意愿进行排序,如下图所示:

03 行动

有了规划,下一步自然要开始行动了。

按照表中的优先级一件一件去做,这里有个小窍门:当重要紧急的事情处理完以后,立刻着手处理很快就能做完的事情,例如:”通知相关人后天参加需求评审”这种通知类的事情,把这类事情快速的做完然后从计划表中划掉,不仅可以避免意外情况,还可以给自己增加成就感。

剩余的事情按照上面四象法的原则去完成。

这里注意,在做的时候要遵循一个原则:每次只做一件事,将一件事做完再去做下一件事情,做的时候要尽量避免一切干扰,例如可以使用简洁的浏览器避免广告,使用软件拦截弹窗等。

在工作的时候也要注意休息,人的精力是有限的,不妨给自己设定一个最小工作时间段,比如30分钟,在这30分钟内只处理一件事情,避免任何打扰。

如果顺利完成了,就奖励自己休息3分钟,注意这里的休息是闭目养神,是完全放空的休息,目的是为了恢复精力,而不是聊微信或刷微博,聊微信刷微博都属于“不重要不紧急”的事情

在工作的时候经常会出现被打断的情况发生,这里的打断分为内部打断和外部打断:

内部打断是在工作中自己打断了自己,比如突然想起来这周末要去郊游,今天得买一双运动鞋鞋。

对于这种情况,尽量不要打断自己的工作,而是把这件事随手记下来,待30分钟的最小工作时段结束后去处理;如果在30分钟的工作时间段内没忍住去淘宝买了运动鞋,导致手头的工作思路被打断,那么把这次打断和被打断的原因记录下来;记录过后无论之前的最小工作时段已经过去了多久,都把它作废,重新开始计时。

记录一天被打断的事情和原因,然后慢慢的减少被自己打断的次数。

当然,作为产品经理,即使我们自己不打断自己,别人也会经常来打断你:

  • “产品经理,有关xx模块的xx功能,我来找你再确认下需求。”这是研发;
  • “产品经理,你过来看看这个界面用这个风格行不行,没问题我就输出了!”这是UI;
  • “产品经理,新版本要上线了,客服那边可能对新功能理解还不透彻,你过去给他们做下培训。”这是市场总监。

那么针对别人的打断,就没有办法了么?当然不是。

当别人有事情找你的时候,我们根据情况不同,可以选择如下方法:

  1. 告知:对于对方不是太急的工作,我们告知对方:“我手头有事,10分钟之后找你。”
  2. 协商:如果是以后的工作,我们可以协商:“这件事情明天再帮你做,可以么?”
  3. 转移:如果这件事属于别人的工作,比如之前举例中的客户来找你,这时我们把他移交给客服。
  4. 处理:如果这件事情非常紧急,没有你的参与的话,别人的工作就无法进行,那么中断自己手头的工作,去帮助他人,待完成后重新开始30分钟的工作计时。

04 总结

即使是有计划,有休息的去工作,那么一天下来我们的精力也所剩无几了。

这时不妨给今天做个总结,我就习惯在快下班的时候做一下回顾:今天要做的事完成了哪些,还有哪些没有完成,未完成的原因是因为自己给今天规划的工作太多了,还是被打断次数太多呢?这些打断是可以避免的么?今天我有哪些收获,有哪些不足?

最好把这些零碎的思考记录在一张表上,每一周,每个月再进行一个总结,然后对照着自己的职业规划,看看自己是否行走在正轨上,让自己在低头走路的时候,不忘抬头看天。

作者:撒野的氧气,公众号:产品汪的成长路

本文由 @撒野的氧气 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 目前正需要,好好学习一下。

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    1. O(∩_∩)O 一起努力

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    2. 加油~

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  2. 总结很到位,用产品思维在做事

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