协同办公卷入 AI 新竞赛,市场格局是否会重新洗牌?

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AIGC这一概念的出现、及概念下隐含的前沿技术,正在不断给协同办公行业带来影响,甚至有可能重塑协同办公行业。那么为什么AI大模型的技术落地会先选择协同办公领域?协同办公赛道的未来格局又可能发生怎样的演变?

毫无疑问,当前各行各业都在探索基于大模型的应用潜力。其中,协同办公软件行业是跑得最快,最为显著的行业之一。

在国外,微软率先将大语言模型引入 Office 应用程序,推出了名为 Microsoft 365 Copilot 的 AI 助手,旨在帮助用户提高办公生产力。而谷歌也不甘示弱,将 Duet AI 整合进了 Gmail、Google Docs 等办公软件中。这一系列举措使得协同办公软件焕发出全新的活力。

就在微软、谷歌等海外巨头激烈竞争的同时,国内协同办公厂商们也在积极抢占先机。先是字节跳动旗下办公软件飞书,宣布推出智能 AI 助手“My AI”。随后,百度宣布智能工作平台“如流”搭载文心一言,并为全体员工开通使用。4 月 18 日,钉钉、WPS、印象笔记,在同一天相继对外展示了自家“AI 办公助手”。国内几乎主流的协同办公厂商,都向智能化加快了发展步伐。

一位行业资深人士告诉牛透社,今年 3 月以来,大语言模型领域动态频出,相关商业化应用也在逐步落地,办公场景凭借着适配大语言模型能力强、覆盖用户数量多、用户付费率高等特点,成为大模型率先规模落地的场景之一。

协同办公领域专家陈飔对牛透社说,AIGC 正在改变人们的工作方式和生产方式,一场信息知识革命正在席卷而来,以 ChatGPT 为代表的大语言模型,有望重塑协同办公软件的设计逻辑与生态模式,带来全新的范式革命。

一、大模型缘何涌入协同办公赛道?

AI 大模型如同工业革命一样,将会被各行各业广泛应用,带来生产力的巨大提升。阿里云智能集团 CEO 张勇曾表示,面向 AI 时代,所有产品都值得用大模型重做一次。不过从今天来看,技术落地首站,国内厂商将目光不约而同聚焦在了协同办公领域。

大模型为什么选择协同办公作为重要落地场景?牛透社在与蓝凌软件董事长杨健伟、协同办公领域专家陈飔、慧点科技创新研究院院长郑元沟通交流后,总结如下几点。

第一个原因是协同办公软件厂商不得不做。

从两个方面分析:一是 AIGC 改变了人类的工作方式和生产方式,而且是大规模改变了人类的信息生产方式。未来的知识不仅人可以生产出来,AIGC 也能生产。AIGC 的到来,是一场信息知识生产力的革命。大厂的平台上有很多生产者与消费者的信息,现在信息知识正在发生革命,大厂不可能无动于衷。“与其说大厂们把 AI 投向协同办公,不如说他们投向了信息知识工作。”陈飔说。

二是互联网大厂的 to B 商业化并不成功,但是在 to E (employee :员工、雇员) 方面却很有成效。陈飔将办公软件的使用者定位为 to E,这块市场规模巨大,付费率高,是厂商们最看重的领域之一。更重要的是,信息知识正在发生革命,而协同办公恰恰是信息知识工作的典型场景,大厂把重心放在协同办公,实际上也是放到信息知识的工作场景中去,所以他们要投向这个方向。

第二,AI 使得传统办公软件从辅助工具升级为生产力工具,驱动体系化的产品重构与模式变革。加之国内协同办公软件市场本身竞争激烈,AI 技术的快速发展和落地,使得协同办公软件迎来了一波新的机遇,大家当然要跑步下场,加速布局。

第三,B 端生态的良好入口。大厂们的 to B 之旅已驶入“深水区”,阿里、腾讯、字节等大厂的打法逐渐明朗,就是搭好生态、做大盘子。协同办公软件作为连接员工和企业中后台应用的门户,沉淀了企业内部大量的知识、数据与应用,在结合大模型能力后,具备成为 B 端生态入口的潜力。同时在应用场景方面,协同办公是是很好的落地场景,也是大模型在 B 端生态入口。

第四,2023 年后,企业办公不再受空间隔离的限制,但居家办公期间,人们已经养成可随时随地、远程解决线上办公的习惯。

这种新型的办公模式打破了地域限制、空间的阻隔、时间的界限,让分布式的布局、更广泛的协作和跨场景的办公成为可能。更重要的是这种新型办公模式正在渗透人们的工作生活中。

“打破 office 边界,办公方式不用限制在常规办公场所。通常我们在办公室办公都说是 Work at office 或者是 Work in an office,而现在微软、谷歌、思科等国外科技公司都不再说 office,而是说 workspace (工作空间),其背后的意义是员工工作不再局限固定的办公场所,飞机上、汽车上、甚至家里都可以办公。”陈飔说,办公场景的生产力需求是距离 AI 大模型最近的刚需落地场景之一,其所需的自然语言处理、图像识别、图文创作等与大语言模型天然契合。

第五,虽然 AI 大模型进展很快,但问题在于它有可能在一本正经的“胡说八道”,大模型需要与应用场景相结合,需要海量数据不断训练和优化、需要不断进行人为监督调整,而协同办公软件是个高频应用,具备丰富的交互场景,用户数据也达到了亿级规模,比如钉钉 (用户破 6 亿,最新 MAU 为 1.99 亿)、企业微信 (用户超 5 亿,最新 MAU1.02亿)、飞书 (最新 MAU 约为 0.12 亿) 都拥有大量的用户和数据,通过 AI 技术可以解析并运用这些数据,为 AI 大模型的应用提供有力支持。

第六,协同办公目前是企业中非常重要并且成熟的管理软件,在处理常规事务及不确定事件方面沉淀了丰富的实践经验,而 AIGC 技术不仅可以进一步提升协同办公的效率和便捷性,还能更好地弥补人类在处理不确定性问题方面的能力不足,因此更适用于 OA 领域的众多应用场景。

值得注意的是,在创新过程中,标杆的引领作用是不可忽视的。微软将 Copilot 引入 Office ,为 AIGC 的应用奠定了基础,而在国内,钉钉、飞书等平台则结合标杆公司的实践经验,借鉴和吸取其优点,不断提升自身的竞争力和市场份额。

第七目前,协同办公市场已进入成熟期,协同办公需求逐渐从刚性需求转为价值导向,厂商们开始把重心放在产品打磨和功能提炼上,以提高产品的切实价值,提升企业管理及员工工作效率。与此同时,企业中员工对于办公体验、创造性和便捷性越来越关注,而管理者也更注重能为时间成本和沟通成本带来减法效果的产品。

在此背景下,步入后半程的办公厂商在经营过程中需要尝试通过技术升级,比如对功能性研发需求和技术性研发需求,来不断提高产品的实际价值和易用性,不断升级产品,以满足企业中员工对于办公体验、创造性和便捷性的不断追求。

此外,随着云计算、大数据技术的发展,计算资源成本逐步降低,各类云服务商提供了强大的计算能力和 AI 服务,降低了企业 AI 应用的开发成本。与其他领域相比,办公软件市场 AI 应用的落地成本相对较低,这也是互联网大厂选择此方向的一个考量。

二、协同办公软件开始赚 AI 的钱了?

“国内用户一直以来对于软件付费意愿低,协同办公软件接入AI功能,良好体验可以催生用户付费意愿,帮助协同办公厂商们打开商业化想象空间。”这是当前所有厂商坚信并为之拥抱 AI 技术的原因之一。

慧点科技创新研究院院长郑元表示,在协同办公场景中,文案编写和内容创造是必不可少的工作,但这些任务通常需要占用企业大量时间和资源。针对这些问题,大模型可以提供强大的文档、图片和视频创作能力,如基于描述生成初稿、自动生成 PPT、会议纪要生成督办任务和数据分析等,这些能力不仅能大幅提高办公效率,还将成为办公的必备品。而基于这些智能服务的运营,也将成为企业发展的关键增长点。

以钉钉为例,接入通义千问大模型的钉钉在群聊、文档、视频会议、应用生成这 4 种核心应用场景上接入了 10 余种 AI 工具。当用户被拉入一个新的群聊中后,钉钉可以基于此前的聊天内容,自动生成聊天摘要,帮助用户迅速了解上下文,不用手动爬楼看聊天记录。当群聊中用户对某件事情达成共识时,钉钉能一键自动生成待办事项分享到群聊中,保证重要任务不遗漏。

钉钉视频会议可在会议中生成实时字幕,用户能同步会议文字内容,还能看到是谁在发言。新入会成员还可以通过按下“/”键获取智能摘要,快速了解会议之前的内容,不遗漏重要信息,会议视频会在会后自动生成重点摘要和待办事项。活动方案方面,用户事先在钉钉输入需要推广活动的大概框架,如“产品名称、推广文案、配图、成分说明”这几大板块,钉钉就能自动填充各板块的空缺成分,还能根据用户需求生成不同风格的文案。

看到这些智能化的功能,你是不是也很心动?

钉钉总裁叶军表示,以前很多协同办公软件价值太浅,多是做体验,很难让用户付费,用户也不会为体验买单,只会为解决问题的价值买单,因此厂商们商业化难。

“现在 B 端企业级用户,我们接触的 CIO (首席信息官) 和 CTO (首席技术官) 群体,都对智能化非常感兴趣,希望用通用大模型跟自己的数据结合做专业模型。以前国内软件公司收不到钱,现在倒过来了,现在企业客户都愿意付费找服务,AI 大大加速了软件的商业化。”叶军说。

AI加速软件商业化这条道路上,走的最早最成功的莫过于微软,它在 2021 年就有了以人工智能驱动收入提升的项目。

2021 年底,微软旗下的 GitHub 和 OpenAI 合作推出人工智能代码提示工具 GitHub Copilot,为程序员提供了一种全新的代码创作方式。微软把这款工具推向市场后,进行了定价:个人用户每月收费 10 美元,企业每月每用户收费 19 美元。这个定价大大超过了 GitHub Free 和 GitHub Team 选项的成本,但微软相信 GitHub Copilot 简化操作、提高生产力的功能无论对个人还是企业都具有吸引力。

实践证明,微软的判断是正确的,人工智能驱动能力的诱人承诺,加上合理的定价,推动 GitHub Copilot 订阅率大幅上升。目前,这款工具已经为超过一百万人改变了开发者的生产力,而这对微软来说也是一个巨大的创收机会。微软进军 GitHub Copilot 等人工智能产品,不仅使它处于技术创新的最前沿,而且还获得可观的收入增长,这更加坚定了微软的 AI 发展之路。

今年 3 月 16 日,微软正式宣布推出 Microsoft 365 Copilot,将 AI 技术引入 Office 全家桶。有了 Copilot,微软用户可以迅速完成一些任务,如参考 Word 内容直接制作出 Excel 表,开发 PowerPoint 演示文稿,为 Outlook 电子邮件创建文本,总结 Teams 的笔记,以及建立 Power Automate 流程图等。这些任务中的每一项都可以在几秒钟内完成。

有数据显示,目前,Office 365 的付费商用用户规模达到 3.7 亿,得到 GPT 加持后,微软从办公业务中获得的收入可能更多。据瑞士信贷估计,现有付费用户中假如有 10% 愿意升级为 Copilot 版本,那么未来 5 年将可以产生 149 亿美元收入。假设微软也对新功能的简化版收取更高的费用,那么可以额外增收 187 亿美元。

近日,据外媒报道,Microsoft 365 Copilot 正在由微软的 600 多个顶级客户进行试点。目前,至少有 100 家客户已经支付了微软 Office 365 高达 10 万美元一年的固定费用,用于向 1000 名订阅用户提供服务。这意味着与原版企业订阅相比,这 100 家客户为自动化服务额外支付了 40% 的费用。而微软 Office 365 面向 B 端的提价,从侧面验证了含 AI 功能的办公软件正不断受到 B 端客户的认可,办公软件商业模式正在获得进一步突破。

杨健伟告诉牛透社,在 AIGC 技术的应用下,基于协同办公的应用将变得更加方便易用,并为企业提高生产效率,这将促进企业对 AIGC 技术的愿意购买和续费。同时,企业在协同办公中体验到 AIGC 技术所带来的好处,他们将更加倾向于继续使用和购买这些技术,以提升工作效率和竞争力。随着 AIGC 技术的不断发展,其在协同办公领域的应用将不断地拓展和完善,这也将吸引更多企业和个人用户加入使用。

可以想象,随着用户对这类生产力工具的认知与接受度的提升,未来一定会掀起更大的应用浪潮,协同软件厂商将拥有更多的商业化变现的机会。

三、协同办公竞争格局会被大模型改写吗?

对于协同办公而言,在大模型的加持下,商业化变现机会越高,也就意味着将有更多的可能性得到发掘和应用。

杨健伟认为,随着人工智能技术的不断发展和普及,用户使用的体验和交互会得到进一步改进和提升。以前,人们主要通过鼠标、键盘、触摸屏等传统输入设备与计算机进行交互,但现在大模型技术可以通过自然语言处理、情感分析、声音识别等方面的能力,实现更加直观、智能、便捷的用户体验和交互方式。

在 OA 协同办公领域,门户流程、知识管理、低代码开发和决策分析等领域都可以借助 AI 技术来实现更加智能化和高效化的管理和应用。例如,在流程方面,AI 技术可以自动化执行一些简单的、重复性的流程任务,减轻员工的工作负担;在企业决策方面,AI 技术可以通过分析历史数据、预测未来趋势等方式,为企业的决策制定提供更加准确和全面的支持。不仅如此,AI 在协同办公领域还将会有更多的应用场景涌现。

“未来,数据的价值评估将被重构。”杨健伟解释,过去,数据是每个公司拥有的私有财产,对企业来说很重要,但数据价值挖掘的成本较高。随着 AI 技术的进步和大模型的普及,许多大公司通过训练大模型来挖掘数据和知识的价值,对于企业来说,数据和知识的价值变现可能更容易达成。另一方面,通过 AI 技术和大模型的应用,企业可以以更加便宜和高效的方式获取到公有知识和数据服务。总的来说,大模型的出现使得数据分析成为更普惠的服务,数据、知识等的价值将借由大模型被全面释放。

在郑元看来,随着 AIGC 技术的日益完善和应用场景的不断拓展,越来越多的领域将受益于它的应用。例如在协同办公方面,AIGC 技术的应用将成为协同办公软件的必备能力,可以实现更高效、快速的沟通和协作,提高工作效率和质量;在服务交互方面,对话机器人将成为统一的入口,形成全新的对话交互模式,为用户提供更加便捷、个性化的服务;在数据分析方面, AIGC 技术可以借助大型模型的任务处理和数据分析能力,打破业务边界,推动业务数据的融合和管理统一,并为各种业务应用提供智能知识服务。

AIGC 让许多新的、高效的应用场景、工作方式和生活方式被发掘被看到,而它的应用也将会彻底改变现有的工作和生活方式。正如叶军所讲:“今天我们所面临的新机会就是智能时代,我们可以预见到,有一种更广泛的协同将会出现。与之对应的,就是很多传统的工作岗位可能会消失或者会变革,所以我们确实需要去 reinvent (改造) 我们的工作模式。”

大模型带来的颠覆式办公模式,不仅将重塑商业模式,同时也会重新定义市场格局。那么在大模型时代,协同办公软件的市场格局是否会发生改变?答案是 “不会”。“新的技术和工具的出现可能会带来方式和体验的变革,但底层不太可能改变。”一位行业资深人士表示,钉钉、企微、飞书其功能各有自己的优势,客户重合度也不高,在 AI 技术加持下可能会增加市场份额,但大的格局不会变。

杨健伟也认为,市场格局不会发生大的改变,强者依然很强,头部厂商将继续保持其市场主导地位,但不排除会有新的参与者加入。这和汽车行业的情况类似,新造车企业要想打败传统车企非常困难,但也有新的势力冒出来,比如特斯拉。

郑元表示,协同办公厂商各自有各自的竞争优势和特点,大模型虽然会给协同办公领域带来变革,但各厂商在协同办公领域都有自身优势,短期内不会形成一家独大的局面。此外,因为服务的客户群体、需求和场景不同,互联网协同产品和传统协同厂商的产品在应用上还是有差异和壁垒的,所以,在 AI 技术加持下,并不会出现像数码相机对传统胶片那种颠覆性的冲击。

陈飔将协同办公平台分为以下三类:

第一类是沟通协作及生产力平台:代表是 Microsoft 365、金山办公等。这类平台主要集成了多种工具和应用,如邮件、文档管理、协同编辑、日程安排、视频会议等,以帮助用户提高生产力,增强团队协作能力。

第二类是沟通协作平台:代表是企业微信、钉钉和飞书等。这类平台主要提供即时通讯、日程安排、任务协作、文件共享等功能,注重提高沟通效率和团队协作效率。

第三类是事务处理平台:代表是泛微、致远、蓝凌等。这类平台主要提供流程审批、表单填写、电子签名等功能,用于处理企业内部的各类事务,提高工作效率和工作质量。

从他的划分方法来看,国内的协同办公市场格局基本成熟,头部效应显现,即使产品与 AIGC 结合,也不会动摇其市场格局。但不否认会发生小规模的洗牌,这种可能性在头部厂商不大。因为目前,办公软件头部厂商都在积极拥抱 AIGC,其相关 AI 产品相继对外发布,接下来就是在功能体验上更加智能化。对中小企业来说,这场竞逐可能会异常残酷,因为跟不上技术变革的浪潮,就意味着被同行取代。

总而言之,在大模型影响下,协同办公市场将迎来更大的变革和发展。大模型技术需要具备庞大的数据集和算力,对于规模较大的企业来说,优势更加明显,这意味着大公司会更加占据协同办公市场的主导地位。此外,市场上虽然已有多种协同办公软件产品,但随着用户需求的不断变化以及技术的创新,不排除新的协同办公软件将在未来兴起。

四、写在最后

大模型浪潮席卷而来,不仅仅是技术变革的竞争,更是对 AI 技术在新的商业模式下应用的探索。

对于大企业来说,越早推出 AI 产品抢占用户心智,就越有可能在未来的市场竞争中占据优势。不管大模型成熟不成熟,先用上再说。对中小企业来说,在场景不够明确时,还是需要先专注于打磨产品的稳定性,在稳定产品的基础上,通过加强决策的灵活性及优化资源配置,来积极探索新的市场和应用场景,提高自身的竞争力和市场占有率。

未来,不管是协同办公软件还是其他的 SaaS,其竞争力还是看它们对大模型的理解,看产品底层是否健壮、性能是否足够好,切忌盲目跟风,要找到切合点,把 AI 赋能到现有的应用场景中,把产品价值做厚。产品能力永远是核心,技术只是解决用户需求的手段。

作者:李雪曼

来源公众号:牛透社(ID:Neuters),企业服务洞察者。

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