企业架构11——SOP(标准作业程序)

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在各行各业中,都有各种SOP。那么SOP是如何制作的呢?本文解释了SOP的概念,阐释了制作步骤和案例,能够帮助读者深入理解SOP的制作,希望对你有所启发。

所谓SOP,英文是 Standard Operating Procedure——即标准作业程序。

指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用于指导和规范日常的工作。

SOP的精髓是将细节进行量化,通俗来讲,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。

一、为什么制作sop

企业做SOP的目的和意义,从企业的根本目的来看,无非是为了提高管理运营能力,提升专业化水平,使企业获得更大的效益。

许多岗位的人员经常会发生变动,二是一些日常的工作的基本作业程序相对比较稳定。不同的人,由于不同的成长经历、性格、学识和经验,可能做事情的方式和步骤各不相同。即使做事的方式和步骤有相同,但做每件事的标准和度仍会有一些差异

利用sop来规范,让做事的人能够快速上手,统一评价的标准,对做的事情的质量也有更多的保障。

SOP本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物,在这一过程中积累了许多人的共同智慧,因此相对比较优化,能提高做事情的效率。通过每个SOP对相应工作的效率的提高,企业通过整体SOP体系必然会提高整体的运行效率。

另外按照SOP的相关规定来做事,就不会出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题,并加以改进。同时,有了SOP,保证了我们日常工作的连续性和相关知识的积累,也无形中为企业节约了一些管理投入成本

二、流程与SOP的区别

流程具有完整独立的交付物,它们通常跨越岗位,跨越部门,也可以只由一个人独立完成。

操作指导书和SOP只由一个业务角色执行的活动,虽然这个活动也会有几个步骤。

标准作业程序比流程层级更低,它是流程下面对具体活动进行控制的程序,是对作业活动的描述。

标准作业程序是针对活动中的某一个或多个具体事项的操作而制定的标准动作。标准作业程序将相关操作步骤进行细化、量化、优化,然后固化形成标准。

总体看高阶流程包含sop,sop是高阶流程的节点,sop是针对单个部门单个岗位,多个sop组成了某个岗位的指导说明书

三、制作sop的步骤

企业架构12——sop(标准作业程序)

1. 流程描述

首先将相应的主流程图做出来,然后根据主流程图做出相应的子流程图,并依据每一子流程做出相应的程序。在每一程序中,确定有哪些控制点,哪些控制点应当需要做SOP,哪些控制点不需要做SOP,哪些控制点是可以合起来做一个SOP的,包括每一个分类,都应当考虑清楚,并制定出来。

2. SOP编写计划书

明确SOP的编号、工序名称、编写人、初稿完成时间、小组讨论时间及最终的定稿时间

3. SOP的讨论修订

让sop的相关方参与讨论,各方统一认识,达成共识,如果有必要,到现场进行确认,编写人员要有实操经验或者对相关事务非常熟悉。

I、应先将相应的执行步骤列出来,并将执行步骤对应的物料名称及数量、工具名称及规格、执行人、所执行的标准、风险防控

Ii、按时间的先后顺序来划分

Iii、按照公司的模板在编写SOP时,不要改动模板上的设置;

Iv、对于一些SOP,可能除了一些文字描述外,还可以增加一些图片或其他图例,目的就是能将步骤中某些细节进行形象化和量化。

主要参照5W1H方法及smart方法进行编写

5W1H即是who、what、where、why、when、how

  • WHAT——需要执行的任务
  • HOW——执行此任务所需要的详细步骤
  • WHEN——步骤的先后顺序;

说明某一具体步骤需要的具体时间;

要进行下一步所需满足的特定条件

  • WHO——表明程序的执行人及所涉及到的其它人员
  • WHERE——指明使用的工具、设备及所在位置
  • WHY——解释进行此步骤和任务的原因

SMART原则(S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound)

  • Specific——描述清晰明确
  • Measurable——所做的事情能购进行衡量,有数据
  • Attainable——描述的事情要能够实现
  • Relevant——步骤之前,事项之间有强烈的相关性
  • Time-based——有时间限制

在语言描述上:精准、逻辑严谨、简单明白、无歧义

4. SOP的试运行

通过实践来检验SOP的合理性和可操作性

5. 定稿、批准、执行

根据试运行情况,对SOP进行适当的优化,批准实施,并对SOP的执行情况进行监督。

6. 更新

当流程、工具、设备等发生改变,一些操作方法改进时,要对SOP进行评审和更新。并且安排人员进行定期回顾,将回顾结果纳入更新内容,将正式发布的SOP列入SOP清单。比如下方为一个岗位的sop集合。

企业架构12——sop(标准作业程序)

四、SOP示例

以下为各行各业SOP示例

1. 制造类型

组装一种设备的上盖:

企业架构12——sop(标准作业程序)

2. 餐饮海底捞

嫩鸡肉片:

企业架构12——sop(标准作业程序)

小馒头的制作

企业架构12——sop(标准作业程序)

麦当劳薯条制作:

企业架构12——sop(标准作业程序)

3. 零售胖东来

散装茶岗位:

企业架构12——sop(标准作业程序)

企业架构12——sop(标准作业程序)

企业架构12——sop(标准作业程序)

企业架构12——sop(标准作业程序)

4. 卫生打扫

如下打扫卫生的SOP,准备》吸尘》刮洗》湿拖》不锈钢保洁》检查。

企业架构12——sop(标准作业程序)

五、总结

保证产品和服务的一致性——SOP的本质就是标准化、专业化、规范化从而保障不断做事情的质量,保障整个业务运行的稳定性。

技术和经验的传承——SOP就是将隐性的知识变得显性化——将企业积累下来的技术﹑经验记录在标准文件中,以免因技术人员的流动而使技术流失。让营盘真正不会随着人员的流转而停转,做到人员流转而业务不受影响。

用于人员的培训。利用SOP 培训操作人员,使操作人员经过短期培训即可快速掌握较为先进的操作技术。

SOP 作为企业最基本、最有效的管理工具,方便和简化了管理人员的管理工作。

如果业务要不断发展,就需要减少对个人的依赖,不断增强系统的能力,而sop就是对系统能力的赋能。

专栏作家

Markzou,8年产品经验,人人都是产品经理专栏作家。主要专注于本地生活、O2O、到家服务、新零售领域;曾任职于多家本地生活垂直领域头部公司,具有丰富的本地生活行业经验。

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