关于表单,我总结了这些

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编辑导语:表单作为数据采集的工具,在日常职场中运用十分广泛。本文从客户的方面进行了思考,就表单的定义、录入、设计、目的及存在的问题进行了详细的梳理。推荐职场需要使用表单的同学阅读。

表单,在B端产品中是非常常见的元素,在各类B端产品设计中几乎都有应用。那么在设计表单时,我们应该从哪些方面着手呢?这个也是我在最近负责的新项目中才考虑到的。之前负责的项目只是把客户方需要填写的字段直接堆砌上去,并没有进行一个梳理,进而也无从考量,用户在填写时是否顺手?是否满足他们的业务需求?会不会对需要填写的字段有疑问?以及填写的时候该注意什么?故在项目结束后,对表单这个部分进行一次梳理。

一、什么是表单?

在某B端系统开展初期,通过和客户接触沟通,之前的业务都是通过线下完成的,通过邮件的方式发起和审批,随着业务量的逐渐增多,导致某些问题显现。梳理了业务员通过邮件开展业务遇到的问题,如下所示:

1. 存在业务跟进过程困难

(1)查询某一业务信息比较困难

邮件信息中,不仅含有与业务有关的信息,也含有其他业务的信息,业务信息比较杂乱,很难找到业务信息 。在多业务信息混杂的场景下,通过关键词搜索,也很难通过邮件列表显示的字段【发件人、主题、日期、邮件大小】,快速且精准的找到某一条想要了解的业务信息,往往要耗费一些时间。

举个列子:查询A业务下某单据的状态与进度时,在收件箱中,搜索“王者荣耀”关键词,在邮件相关的标题中进行查询,查询的结果会将邮件标题中有关王者荣耀的信息都进行展示,其中有A业务的,B业务的,C业务的,D业务的。尤其是搜索之后,仍然还需要从多业务信息中将与A业务的、王者荣耀相关的肉眼甄别出来,才能找到具体的业务信息。

(2)在业务审批过程中,没有独立的字段显示审批的状态

邮件信息仅显示【发件人、主题、日期、邮件大小】,根据邮件回复的信息,才能判断业务的状态,需要进入邮件详情中才能查看,无法直观明了的在列表中查看业务单据的状态,降低单据跟进的效率。

(3)考虑到邮件长时间使用及后续维护

每个用户的邮箱一般会有2GB或者5GB,当邮件的储存空间已满,将无法收取邮件,有关业务邮件的信息,将不会再收到。如果不对邮件空间进行处理,会无法跟进业务信息。如果对邮件数据进行清理,删除较旧的业务邮件,保证邮件的正常收取功能,删除旧的业务邮件势必会造成历史业务数据的丢失。对业务的数据统计不完整;其次若后续执行业务过程中出现问题,也无法对业务数据进行追溯。

2. 业务管理效率低

业务管理:广义上,业务管理是对实现某业务目标的这一活动过程的管理。但在此文章中,是指对业务文件信息(分类及保存、业务数据汇总)的管理。业务负责人或者管理者对业务进行管理,是为了提升业务人员的效率,让业务人员跟进业务、统计业务、查找业务更方便。对业务的管理不便,具体体现在以下几个方面:

(1)不利于对业务数据的汇总统计分析:邮件中,很难统计某业务的全部数据

其一,由于邮件保存时间限制问题,可能会存在历史数据丢失;其二,某业务数据分布在各业务员的邮件中,统计较为耗费时间。例如:业务管理者想要查看2020年业务的数据量以及业务的预算金额花费的统计,需要统计每个业务员发起的A业务的单,再整理加总。统计数据耗时耗精力,可能还存在数据不全的问题。

(2)业务无法分类管理

邮件中包含各种各样的业务,业务不是单一的,虽然邮件中可以通过打标签的方式对每个单据进行分类,可以对业务进行信息判断和归类,但无法让业务更加有序。有序可以帮助业务建立分类标准,分门别类,让业务变得更有条理,可控制。让业务员遇到问题,可以参考同一类业务信息,进行快速解决,提升业务问题的解决效率。

因此,为了让业务人员更好的跟进业务进展、管理业务信息。通过定制化的业务管理系统,可以针对性的解决业务现存的各种问题。而表单,在业务管理系统存在的目的,就是为了收集业务信息。将业务信息电子化、线上化,也便于数据传输。由此可见:表单主要负责收集业务信息、进行数据传输、为管理系统提供标准化的数据。

二、表单录入存在的问题?

1. 字段表述清晰,但用户不理解字段需要填写的内容

在表单填写过程中,字段表述清晰的情况下,有时候还是会给用户造成疑惑。原因在于:其一,字段本身表示的含义不够具体,有想象的空间;其二,因为人是主观的,对一个词的理解以及所能联想到的内容是不同的。

例如:在采购系统中,【预算金额】这个字段。知道这个字段是需要填写采购需要花费的金额,但是输入的金额是代表人民币呢?还是代表美元?日元?欧元?以及这个预算是税前的?税后的?包不包含服务费等等,填单人对此是存在疑惑的。

预算金额作为一个字段,它的意义是信息的传递。要确保用户能够理解它所表达的意思。但是我们无法把所有的信息都饱含在字段里,一个将所有信息都包含的字段,是复杂的,它会汇总成一句话。像案例中的采购金额会变成这样:包含所有花费在内的税前预算金额(RMB)。让产品变的无法使用。

所以作为一个字段,如果本身的含义不够具体,或者有联想的空间。可以选择通过增加提示的方式,对字段进行描述性的概括,帮助用户进行理解,”提示”尽可能的简洁明了。

之所以提示要简洁,是因为:用户看到复杂内容的时候很容易忽略,找不到重点,因为不够简洁。在认知科学中,人脑天生喜欢“简洁”。任何时候,如果同时存在“简洁”和“复杂”两个版本,简洁的东西一定更容易让人们记住。简洁比复杂更有力量,更能抓住用户的注意力。

我们自己也有这样的体验,如果是很简单的一页纸,你可能立刻就拿起来读了,如果是一本报告,那么总是本能的存在“阅读恐惧”的。

2. 字段表述不清晰,用户理解有偏差

表单字段表述不清晰,用户理解有偏差,就会导致用户在该字段下填写的内容与预期不符,造成业务信息有误,成为无效字段。原因在于:有些词,意义模糊,会出现歧义。同一语言表达形式,在具体的业务场景中表达出两种或多种意思的现象,产生歧义的原因有很多,针对表单而言,原因是语义歧义。

例如:在某B端系统中,【上传附件】这个字段,在不同的业务场景下,需要上传的文件是不一样的。工程报价中,需要提供工程报价单,必要时,需对附件做字段化区分,符合当下的业务场景,减少用户的思考。

针对这种情况,可以通过语境消除。根据具体的业务场景,以及业务信息收集的目的对其进行区分,将语义有歧义的字段增加业务相关方进行明确。

三、如何设计表单?

1. 表单框架选择

根据业务字段的数量不同,表单需要的展示的形式也不同,需要对表单内容进行合理化展示。常见的表单形式有弹窗、页面(分组页面)、分步页面。弹窗弹窗更适合字段较少、临时性、补充性或突发性的情况展示。比如:在审批信息时,可弹出审批信息进行填写;在设置用户角色时,弹出用户配置进行选择。弹窗作为当前窗口的信息补充,或独立于用户主任务外的必须流程,往往承载的信息量较小。

页面:

页面承载的内容很多,当业务字段到达一定的数量后,用户处理起来会有压力。根据7±2法则,需要对信息进行分组展示,这样整体看起来更加有组织性。分组可以将表单信息分类展示给用户,字段信息之间的强关联性,可以更容易的帮助用户填写表单。

而且,接近性(格式塔原理)原则告诉我们:相互靠近的物体被认为比相互距离较远的物体更有关联性,这样能使设计界面层次有序,视觉清晰,减少视觉噪音。

分步页面:

页面承载的内容很多,业务本身具有流程化特性,需要对表单进行分步展示,将一个冗长或用户不熟悉的表单任务拆分成3到4个步骤,指导用户完成。

2. 表单信息梳理

关于表单,我总结了这些

3. 表单录入效率提升

通过减少用户的操作步骤、减少输入字节、缩短用户的操作路径等方式,来提升用户录入表单的效率。默认字段设置在预约会议时,预约时间默认为当下的整数时间,比如当前时间为19:14,可默认为19:30。当用户时间与默认时间一致时,减少用户输入。

自动补全信息:

在输入邮箱时,用户输入数字时,自动补全邮箱后缀,减少用户输入。

按钮悬浮置低:

在一定程度上,缩短了用户填写内容与操作按钮的路径,降低了用户的操作成本,及思考时间。更容易的打开一个新的表单

便于用户自查:

在填写金额时,为用户输入的数字,自动增加分位符;在输入电话号码时,为用户输入的数字,增加电话号码的隔位符,便于用户检查数字填写的是否正确。

4. 容错:用户可控,来去自由

填写前的告知与引导,填写中的校验与帮助,填写后的反馈与引导。都是对用户提供填写单据的帮助。初此之外,还有其他场景,也要考虑用户如何面对。异常情况下,需将具体原因提示给用户在出现异常时需予以用户必要的状态提示,并告知解决方案,使其有路可退,缓解用户沮丧情绪,为用户提供帮助。

保存草稿与删除:

保存和删除按钮,在一定程度上也缓解用户填单的压力,给到用户可控的感觉。

四、表单的目的

1. 业务信息标准化,信息填写更准确

针对不同的业务诉求,提炼业务中的必要字段(即字段对业务梳理有意义的,缺乏该字段,对收集业务信息,有影响,或者无法展示该业务的全貌。)并对字段进行梳理,以准确的词进行简短概括。挖掘业务本质,抽象化业务信息,进行归纳与整理,形成标准化的业务格式,以便收集业务信息。对于浏览业务信息的人而言,标准化的格式,可以提高浏览的效率,也能准确找到信息的位置。

2. 信息收集与追溯

通过填写者对单据的填写,可以有效收集业务信息,并对业务信息进行保留,便于业务信息的追溯。

3. 统计分析

通过对信息的收集,进而可以对业务信息进行统计分析。便于发现各种业务问题,优化业务模型。

总结:

表单的目的主要负责收集业务信息、进行数据传输、为管理系统提供标准化的数据。

表单的设计注意事项:

  • 形式:框架选择,以数为主
  • 录入:用户体验,效率为主
  • 文案:简单易懂,表述清晰
  • 反馈:反馈及时,减少焦虑
  • 容错:用户可控,来去自由

表单的信息梳理:

  • 简化表单,聚焦核心
  • 先易后难,循序渐进
  • 信息分组,一目了然

 

作者:鲸鱼,微信公众号:鲸鱼

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题图来自 Unsplash,基于CC0协议

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  1. 对用户提供填写单据的帮助很有必要,包括填写前的告知与引导,填写中的校验与帮助,填写后的反馈。

    来自广东 回复
  2. 使用表单之后工作确实方便轻松很多,尤其是对信息的收集,效率直接翻倍。

    来自四川 回复