费控报销系统,如何设计?

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编辑导语:结合费控报销系统,企业可以提升财务事务的处理效率,也能推动后续的业务决策。那么,一个合格的费控报销系统应该包含哪些模块,实现什么功能?本篇文章里,作者结合自身经验,对费控报销系统的设计策略做了总结,一起来看一下。

随着电子发票的全面普及和企业数字化的加速推进,越来越多的企业财务的事务处理和管理模式走向电子化。一个优秀的费控报销系统能够帮助企业实现全流程管控,提高员工的报销和审批效率;同时,系统还将提供费用云图,动态直观地为管理层提供决策所需要的信息。

基于上述特点,系统应满足以下基本要求:

1)全程费控能力

系统需要提供各种费用标准的配置功能,且员工在实际消费过程中最好能够直接进行企业级的支付操作,个人无需垫资和报销,而这些消费数据又可以一键生成会计凭证并自动入账。企业管理者可以通过事后对数据进行多维度地分析,从而进一步完善业务。

2)系统对接能力

能够与ERP、OA、门户、HRM、CRM、财务等业务系统对接,实现真正的业财一体化。

3)数据分析能力

费用报销中蕴含的信息,是企业经营的数字密码,帮助企业洞察机会,预防风险。以差旅费用分析指标体系为例:管理者可以基于差旅路线地图、热门路线排行、月度差旅费分布、不同类型差旅费金额、热门航司、常住酒店等明细信息,制定合理的方案。

4)信息安全

由于财务数据对于企业至关重要,系统的安全认证、容灾架构、监控系统及故障恢复方案等是需要格外关注的方面。

下面我将介绍一套完整的费控报销流程解决方案,欢迎与大家一起参与讨论。

一、系统内部模块设计

  • 事项选择:指员工对某一项业务的申请,例如出差、采购等,这些业务一般都需要在执行完成后进行报销。
  • 我的发票(移动端):系统归集展示手工录入的发票和从微信/支付宝卡包导入的发票。录入信息根据票据类型动态展示,录入后的发票以拟物化形式展现。
  • 借款还款:费用报销一般通过提供专用于员工借款和员工还款两个业务的单据进行借还款管理,可以支持按总额或单笔金额等多维度组合的借款限额管理,遵守“借款前款不清,后款不借”的控制管理原则。
  • 费用报销:费用报销设置日常费用报销单、差旅费报销单、业务招待费报销单、会议费报销单等。费用报销单页面支持代人报销、费用分摊、合规管控、标准管控等;支持关联相关申请单报销。

二、外部系统对接

报销系统需要与企业内部多个系统进行集成,从而打破信息壁垒,行程费用报销的线上闭环。

  • 统一门户:统一门户系统需要调用报销系统的接口用于判断该用户是否有权限登录该系统。
  • OA系统:OA系统与报销系统集成后,员工在报销时可以关联申请单。
  • HR系统:报销系统需要从HR系统获取公司组织架构和员工等信息。
  • 第三方平台:一般指差旅和采购平台。可以自建系统,或者加入第三方生态。
  • 银企直联系统:银企直联作为实现资金管理的重要工具,支持银行账户的集中管理,资金不落地支付以及银企自动对账。费用报销会根据单据生成待支付指令,数据传给银企直联系统,后由该系统完成实际付款动作。
  • 会计核算系统:会计核算系统是企业应用的记账软件。报销系统可以内置会计引擎,生成预会计凭证,将数据传给会计核算系统生成正式的凭证。

三、 系统配置

一个好的B端系统,全面的系统配置是十分重要的。此过程会将企业的主数据、业务流程、报账基础等信息录入。费控报销的配置分为如下几大模块:公司基础信息、核算基础信息、报账基础信息、单据和管控要求。

1. 公司基础信息

公司基础信息的配置是为了建立起核算的组织基础,包括公司、部门、岗位和人员等组织结构的搭建。此外,还包括一些可以共享的、变化较少的主数据的配置,如客商、区域、公告等。

1)组织基础

① 部门及岗位信息

系统需要从HR系统中获取公司的所有部门和人员信息,配置者按照公司的基础结构形式,在系统中搭建组织架构树。

② 员工信息

员工信息模块需要尽可能地将员工的所有信息都录入进去,因为这是报销的重要信息来源。

③ 用户权限

系统需提前预设多种用户角色。配置人员根据企业需要将角色分配给不同的员工,或者反向配置。

用户管理界面

角色管理界面

2)客商管理

系统中的供应商即为客户和供应商的统称。客商管理可以对公司往来的客户和供应商的基本信息及银行信息进行更新维护。此后,在单据填写时可以直接在列表中选择相应信息。

3)区域管理

区域管理是为了满足企业差旅费管控的要求。企业会根据城市级别划分不同的差旅标准。比如一线城市的补贴与其余城市标准是不同的。

4)公告管理

公告管理是帮助企业在系统上集中发布公告和通知所需要的设置。

2. 费用类型

在费控报销系统中,费用类型(也称“业务类型”)是报账流程的基础,与预算的生成、报账单据的模板、报销附件清单、审批流以及生成的凭证息息相关。

  • 预算人员可根据业务类型或部门、项目等多个维度在预算控制系统中录入预算金额。
  • 员工在填写报销单据时,选择报销业务类型时,系统会打开不同的单据模板。
  • 单据提交后,系统根据业务类型及其他因素生成不同审批流程。
  • 报销结束后,系统会根据业务类型生成对应的会计凭证。

因此,为了实现上述功能,具体要做的配置工作如下:

1)收集企业的业务类型,在平台中预录入,并将其划分为业务大类和小类,如差旅费为业务大类,差旅费-交通费为业务小类。

2)选择每个业务类型对应的会计科目、附件清单等。

业务类型配置的会计科目

业务类型配置附件清单

3. 单据模板(事先申请 + 报销)

企业不同类型的报销业务由不同的报销单据来承载,因此对于单据最好应当实行自定义的配置。一般有如下两种方式处理:

  1. 如果甲方企业有成熟的OA系统可以自定义流程与单据,则可以选择与该OA系统对接,审批流程可以在OA系统完成。
  2. 自己做一套流程引擎系统和单据引擎系统,完成两者的自定义。

具体配置过程如下:

1)建立事前申请单据与业务类型的连接

2)配置凭证类型

4. 费用附件

费用附件主要分为两类:一类是企业要求提交的重要的事物辅助凭证,针对该凭证,财务部门可以通过扫描仪扫描单据影像,通过电子影像系统进行影像的处理,并在电子档案系统中进行保管;另一类即为下面展示的,在系统中通过“附件明细”区域上传。

5. 费用标准

在费控报销系统中预设费用管控标准,并设置管控方式,可以有效提高财务人员审核效率。对于提单内容的审核结果,可以设置“禁止”,“通过”和“警告”。

本文以差旅标准为例,说明具体设置方式:

6. 费用审批

员工在费控报销系统中提交报销单据后,系统通过审批流引擎将单据发送给各个业务领导和财务人员。审批流的定义可以在OA系统中或自定义的审批流引擎。之后将流程模板分配给对应的业务类型、单据类型等。

7. 费用的预算控制

员工费用报销提单及审批流中,系统根据预设规则进行预算控制。例如,如果系统预设通过“部门+预算科目”进行控制,并设置预算控制策略为禁止,那么如果员工所在部门概预算科目汇总金额已经超标,则提交会被禁止。下面为相应的配置:

注:业务类型和单据类型也要配置与之关联。

四、案例

企业可以通过移动端应用实现员工报销的事项申请、发票采集、提单报销、业务审批等操作,通过对接外部的商旅平台进行行程定义。下面以一个具体的差旅报销为例,为读者展示移动端报销的全流程(移动端为微信小程序):

1. 差旅申请

打开移动报销微信小程序,登录后在首页点击“事项申请”,之后选择“国内差旅费”,填写完信息后提交表单。

2. 领导审批

员工提交差旅申请后,申请单自动流转到领导处进行审批。

3. 行程预定

领导审批完成后,员工回到首页,点击“商旅预定”,进行往返机票及酒店的预定。在MVP阶段,可以简单的设置成直接跳转到第三方平台,预订成功后,订单信息直接同步到报销系统。在之后的设计中,可以自定义机票和酒店预定页面,后台只需调用第三方平台接口获取所需数据即可。

4. 发票采集

员工可以通过小程序将微信卡包中的打车电子发票上传至后台系统,并通过拍照OCR识别的方式将行程单等信息录入系统。后台系统集成税务系统,自动完成发票数据的读取、验真、查重和抵扣税。员工可在“我的发票”中查看发票的报销状态。

5. 提单报销

系统支持员工根据不同费用类型进行场景式报销。员工可以在报销单页面选择关联之前的事项申请。同时,员工还需要勾选票据列表中和本次报销相关的发票信息,从而实现关联。员工提交报销单时,相关的字段校验、费用标准校验需在之前的配置系统完成配置。

6. 领导审批

员工提交报销单后,自动流转到上级领导处(流程自定义需在之前的引擎系统完成)。员工可在“我的单据”中查看报销进度。

7. 财务审核

领导审批后,单据自动流转至财务人员进行审核。财务人员在PC端的系统内看到报销信息并确认正确后,审批通过。

五、费用云图

费用云图是分析结果的展示,其背后包含一套完整的指标体系,其设计围绕企业费用管理的核心诉求展开,进而动态直观地为管理层提供决策所需信息,帮助企业从海量数据中获取到战争的价值,及时洞察机会,预防风险。

费用云图为企业带来的收益体现在费用支出管控、流程效率提升、合规遵从强化以及员工满意度等多个方面。此处我们一起费用支出、合规遵从和流程效率三个方面为例,展示费用云图如何从企业经营决策需求出发,通过数字化辅助企业经营管理决策。

整体费用分析云图

费用报销合规数字化

监控流程能分析云图

六、总结

费用报销是员工和企业的重要连接,流程的优化可以为企业带来诸多收益:从企业管理角度来看,企业对报销流程和数据掌控程度得以加强;从员工角度来看,报销所需要填写的字段减少,爆笑体验大幅提升;从领导角度来看,实现了一站式审批和风险预警;从财务人员角度来看,重复工作减少,工作满意度上升。

 

作者:Dave,捷信(中国)消费金融产品经理,多年To B产品经验,参与公司多个大型项目的产品设计。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议!

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评论
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  1. 和某新云的产品一模一样,鉴定完毕

    来自山西 回复
  2. 业务类型跟费用类型其实概念是不太一样的,一个费用类型可能有多个的业务类型。比如一个机票的费用类型,会落到境内出差、售后项目出差等等业务类型上面

    来自湖北 回复
  3. 一个完整的费控系统涉及的业务范围还是有些复杂的,有没有可能只针对报销业务形成一个简单轻便的报销平台(最近才开始了解这方面的知识,如果发言太小白了,请见谅~

    来自四川 回复
    1. 简单轻便的话,可能不能满足业务人员的需求呢:)

      来自辽宁 回复
  4. 有几个地方在业务上还是有点浅:
    1.在和商旅对接的业务上,如何既能减轻员工或财务人员的工作量,又能保证准时入账?第四部分案例里面的流程说明还是基于传统费控能力的运用。实操时供应商如何给其他提供账单?线下电子账单还是线上账单?账单给到行政还是财务?如果给到的是行政,贴票和发票稽核的工作有怎么处理呢?
    2.在出差过程中员工是否有垫付?如果有垫付,员工怎么报销?怎么能实现业财一体?财务侧如何获取交易的数据?
    3.上面说的是交易,对公业务这块内容,有了合同之后,采购、行政、会计如何线上处理这些合同?票、款、费用,怎么通过合同体现。付款计划、提取进项税以及摊销台账这些业务怎么在系统中实现?
    4.最后,报销的业务场景需要有整体的概括,在业务场景和实现上需要分离开。比如借款核销的业务不单单只有还款,还可以通过后获得发票核销

    来自北京 回复
    1. 方便加个微信吗?davezn001

      来自天津 回复
  5. 对公支付和采购也要包含在内

    回复
    1. 因为这两部分分别由银企直联系统和采购系统单独处理,所以没有详细写出。多谢您的关注!

      来自天津 回复
  6. 给财务人员也带来了很多便利的地方

    来自福建 回复
    1. 对的呢:)

      来自天津 回复