5600字带你全面系统了解主数据管理

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编辑导语:主数据管理对于企业运营过程十分重要,是企业组织数据治理中不可或缺的一环。本篇文章作者分享了主数据的概念,价值,与其他数据的区别,以及在企业中具体实施落地的方法等内容,一起来学习一下吧,希望对你有帮助。

在数据管理方面,有两类数据,需要政企重点关注,第一个是元数据管理,它是对所有数据进行定义,标准和划分,赋予数据意义,元数据管理是我们数据管理的基石。

第二个则是主数据,主数据是企业在运营中担当关键角色,被系统间共享的数据,分散在各个系统之中,比如产品名,部门组织架构,会员信息,供应商信息等,都是重要,稳定,被屡次使用的主数据。

这篇文章,我们重点了解一下,主数据的概念,价值,与企业其他数据的区别,管理范围,以及如何在企业中具体实施落地。

一、什么是主数据

1. 主数据概念

主数据,英文全称是master data,根据国际数据协会DAMA定义:主数据是关于关键业务实体的权威的、最准确的数据,可用于建立交易数据的关联环境,主数据值被认为是“黄金”数据。

说起来很抽象,我们直接可以理解,主数据是数据的一类,具有稳定,重要,被多系统,多部门使用的数据,比如商品信息,供应商信息,进货数据,用户会员信息,部门组织架构等,在企业管理,业务发展中占据重要作用。

2. 主数据的3大特征

根据官方定义,主数据有3大特征:

  1. 主数据相对稳定,变化比较小。比如超市里的商品,一般来说,不会有太大的变动,常见的日用品,蔬菜水果,家用电器等,都是相对固定的,变化不大。
  2. 主数据很重要,错误和不准确,都会产生重大的影响。比如电商促销活动中,活动商品名出现错误,导致低价贱卖产品的情况,影响系统的交易数据,商品发货,退货售后,客户沟通等一系列事情,产生严重影响。
  3. 主数据被企业内多个部门,多个业务流程系统引用。比如超市商品清单数据,常常被进货系统,仓库管理系统,收银销售系统记录,被多个部门和系统应用得十分频繁。

3. 企业常见的主数据

知道了主数据的特征,那么企业组织中,有哪些常见的主数据呢?企业中常见的主数据有企业组织架构,产品数据,物料数据,客户数据,供应商数据等。

只要企业内部的数据,具备相对稳定,记录条数少,被多个流程系统引用,被交易数据重复使用的特点,都属于主数据。

比如企业组织架构,相对稳定不会随便有大的变动,部门名称被人力系统,财务系统,管理系统多个引用,对于公司日常运营管理非常重要。

二、主数据是企业数据6大层级中流砥柱

很多人可能之前听说过元数据,参考数据这些概念,那么他们和主数据有什么区别呢?

第二部分,我们系统介绍企业数据的6大层次,带大家了解各个数据类型的概念,作用以及特点,明白主数据是企业数据治理的中流砥柱地位。

企业数据类型,主要分为元数据,参考数据,主数据,条件型数据,事务型数据,分析型数据6大类。

1. 元数据

元数据,指的是描述数据的数据,是数据层次中的最底层,被称为数据治理的基石。

元数据通常是定义数据名称,关系,字段,约束关系等,用来表示数据相关的信息,主要为数据交换提供一个规范和标准。

比如企业要记录客户信息,需要用姓名,性别, 年龄,消费产品,消费金额这些词语,姓名,性别,职业,消费产品,消费金额都是对客户描述的元数据。

2. 参考数据

第二层是参考数据,它定义了元数据的可能取值的范围,可能理解为,限制一定范围的元数据,就是参考数据。

比如国家,地区,货币,品牌,产品类型这些通用的数据,具有稳定,静态特点,基本不会变化,只需要通过系统配置文件给予规范并固化在信息管理系统中,参考数据是数据系统中的框架。

3. 主数据

第三层是主数据,它是描述企业核心和运营的数据,被重复或共享应用于多个业务流程,多个部门和系统的高价值基础数据。从主数据开始,数据就开始被应用,开始朝着企业管理,业务开始落地。

比如产品信息,客户信息,供应商,部门组织架构等,都是具有重要,稳定,被多个系统和部门使用的主数据。

4. 条件型数据

第四层是条件型数据,指的是出现在特定条件场景下出现的数据。比如银行的客户信用等级信息,这个数据只有在评定用户信用等级这个场景,才会出现。

5. 事务型数据

事务型数据,指的是记录企业运营过程中产生的业务数据,比如销售订单,采购订单,财务凭证等,事务性数据,依赖于主数据,可以看做是主数据的细分内容,开始不断细化。

6. 分析型数据

分析型数据,指的是由各类事务型数据组成的数据,比如各种报表,BI分析,审计数据等,是由很多事务型数据,进行组成搭建的。

我们通过企业6大数据层次类型看到,元数据是我们数据治理的基石,参考数据是数据系统中的框架,主数据是数据落实到企业管理,业务中的重要数据类型,条件型数据,事务性数据,分析型数据,则是不断细分,满足各个细分场景的数据。

三、影响主数据划分范围变化3大因素

前面我们已经知道主数据的重要性,如果管理不善,很容易影响组织的管理和业务问题。但要管理主数据的前提,就是如何识别主数据,先有了主数据,才能管理,所以我们需要限定主数据的范围。

一般情况下,主数据是相对稳定的,比如公司产品信息,供应商,组织架构,用户会员信息等,但是主数据也会随着业务发展阶段,业务运营模式,业务管控策略发生变化,企业需要实时增添删减主数据。

1. 业务发展阶段

首先第一个影响因素是业务发展。主数据相对稳定,但随着业务发展阶段变化,也会改变。

比如一个新饭店经过一段时间营业,拥有一批忠实的老客户,这时饭店就可推出会员制度,增加老客户的粘性,企业收集了一批用户会员信息数据。

因为会员信息很稳定重要,并且要经过众多会员系统,财务系统所引用,所以需要纳入主数据管理的范畴。

因此,企业在业务发展不同阶段,需要适当增加,或者删减部分主数据,以满足内部管理和业务发展的需求。

2. 业务运营模式

第二个因素是业务模式发生变化。比如销售订单类型数据,很多时候,在面向B端企业属于主数据,在面向C端企业则反而不是。

我们去超市购物的一次消费数据记录,对于超市收银系统来说,数据丢失也没有太大影响,所以不能算做主数据。

但对于一些偏B端,产品客单价高的行业公司,比如华为公司接到一个上千万,上亿的网络建设的项目合同,通常在企业内部涉及采购,制造,工程,财务等多个业务环节,时间要长达数年之久。这个销售数据重要,稳定,并且被多个部门和系统使用,所以属于主数据。

因此,我们要深刻理解主数据含义,只要符合稳定,重要,被多个部门和系统使用的数据,才是专属于某个行业,企业的数据。

3. 业务管控策略

对于一些大型的集团,想要掌控各个分公司的客户数据,是非常困难的,阻力很大。

所以即使集团总部想掌握这些重要的客户数据,但因为无法被总部利用,没有办法在总部内部流通和使用,所以分公司的客户,销售数据,不算主数据。

所以企业在管理主数据时,也要根据业务发展阶段,业务运营,业务管控策略等方向,对主数据进行增加删减,重新确定主数据划分范围。

四、主数据管理实施5大步骤

主数据管理如何重要,那么企业应该如何进行主数据的管理实施落地呢?企业主数据管理实施,主要分为5个步骤进行:

主数据管理实施5大步骤

1. 明确主数据目标和范围

首先,第一步,我们要明确主数据管理的目标和识别范围。

1)目标制定
企业内部需要开启一个宣讲会,让组织的高层,中层,基层都加深对主数据管理的理解,设定主数据管理目标,提高重视程度,确保主数据管理的项目可以顺利推进实施。

2)主数据识别范围
确定了目标之后,想要对主数据进行管理,我们首先要对主数据进行识别,判断哪些数据是主数据,值得我们投入时间和精力去管理。

主数据识别,通常有4个步骤:

  • 第一步,我们确定主数据识别指标,比如判断数据重要性,稳定性,业务价值等
  • 第二步,我们要基于主数据识别指标,构建评分体系,确定指标权重,根据重要性,稳定性,使用频率等,每一个指标进行加权评分
  • 第三步,根据业务调研和数据普查结果,确定主数据参评范围
  • 第四步,依据评分标准,在主数据参评范围内,识别出企业主数据

2. 主数据调研

确定目标和范围之后,企业有了基本的方向和想法。接下来,就是实地调研,调研企业的主数据规则,管理情况,明白现实和目标之间的差距。

一般来说,数据资源调查,有2种方法,一种是从上往下,另一种是自下向上。

1)自上而下调查

  • 自上而下调查,一般是采用信息资源规划或者业务流程管理规划采集数据。信息资源规划,指的是对所在单位信息采集,传输和使用的全年规划;业务流程更努力规划,是根据业务的流程运作,获取主数据的流通方向,使用频次。
  • 自上而下调查法,可以让管理者对主数据管理现状,有整体全面系统了解,可以看到数据流通,数据使用情况,消除数据孤岛的问题,但缺点是需要消耗较高的成本和周期。

2)自下而上调查
自下而上调查,一般是先确定主数据的数据范围,先识别出主数据。
在限定范围前提下,企业对主数据情况进行梳理和分析,这个方法的优点是针对性强,实施速度快,缺点是不够系统和全面,一般是有了明确的项目目标和范围内采用此方法最佳。

3. 搭建制度与流程

确定目标和主数据识别范围,调研了现状,我们已经明确梳理出了主数据的情况,第三步,我们就要根据实际情况,从组织,制度,运营层面,对主数据进行管理。

1)管理组织体系
良好的组织架构,是数据治理项目成功的保证,是高层管理者对数据治理项目重视性的体现,有一个专门的组织或者岗位管理主数据,是十分必要的。
常见的主数据管理岗位,有主数据系统管理员,主数据审核员,主数据填报员,数据质量管理员等,具体组织部门和岗位,根据企业的实际情况而定。

2)制度流程体系
部门成立之后,接下来需要特定的制度和流程体系,来确保管理的高效性。
企业需要明确主数据的归口部门和岗位,明确岗位职责,每个主数据的申请,审批,变更,共享的流程,确保主数据管理有效实施。

3)标准、安全和技术体系
有了整体的制度流程体系后,接下来就是具体的标准,安全和技术体系。标准体系,我们需要设定一格式,编码标准,让各个部门可以快捷高效识别和使用主数据。
安全体系,需要建立严格的身份认证,访问控制,分级授权,安全审计,还包括数据加密存储,加密传输,脱敏脱密等功能,保障数据安全。
技术体系,技术部门需要搭建应用层面和技术层面的体系。数据管理平台,在应用层面需要具备数据管理,数据治理,数据集成等功能,技术层面,需要考虑系统架构,接口规范,技术标准等内容。

4. 接数据

把目标制定,主数据调研,体系建立后,我们接下来做的需要接入和接出主数据,打通主数据在企业中产生,接入,接出的闭环。

1)主数据接入
主数据接入是将主数据从数据源系统汇集到主数据平台的过程,过程需要对接入数据进行清洗、转换、映射、去重、合并、加载,通过一系列的数据加工和处理形成标准统一的主数据。

2)主数据接出
主数据接出,是把标准化的数据,共享给需要使用的部门的过程。
通过接入和接出,来测验主数据的管理,制度,流程,标准,输入和使用的各个情况测验,方便后期日常运营的优化改进。

5. 日常运营

主数据管理的最后一步,就是把主数据日常用于企业和组织中,发挥效用的运营过程。

日常运营过程,包括主数据运营管理优化,主数据推广,主数据质量提升,主数据价值衡量4个部分。

1)主数据管理优化
主数据管理优化,指的是对主数据的新增,变更,使用等过程中的规范,进行流程和制度的测试,达到定岗定责,流程顺畅,标准鲜明的目标,对于日常使用问题,进行积累并不断优化。

2)主数据推广
主数据推广,指的是把主数据管理推广到各个业务线,业务系统中,保障主数据的一致性,通过推广和使用,让数据辅助组织高层决策,提高组织运营效率。

3)主数据质量提升
主数据质量提升,主数据是企业宝贵的数据资产,质量好坏影响着数据价值。所以在日常运营中,需要持续提升数据质量。主数据质量管理,包括主数据质量定义,主数据质量模型,主数据质量考评等。

4)主数据价值衡量
主数据价值衡量,指的是企业要衡量主数据带来的价值,更加深入主数据对组织管理,业务盈利起到的价值和作用。具体的作用有降本增效,提高了组织的运转效率;数据辅助高层决策,增加业务收入等,需要进行价值衡量。

五、小结

主数据,是重要,稳定,被多个业务系统,多个部门反复使用的数据。主数据管理,是企业组织数据治理中不可或缺的一环。

主数据管理离不开系统,但不仅仅是系统,而是集架构于标准、流程规范、组织和IT系统的一整套管理措施。用“统一标准、统一流程、统一源头、统一组织”来约束与规范主数据管理绝对不为过。

 

本文由@ 数据分析狮 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash, 基于 CC0 协议。

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