90%的产品经理都不知道进阶功能:促销资金池

5 评论 3405 浏览 20 收藏 15 分钟

促销资金池,往往很容易被忽略,甚至于95%的产品经理都不知道这个功能,有一些产品经理可能设计过,但大多数都没有接触过。作者对促销资金池的含义以及如何设计进行了详细解说,希望对你有所帮助。

开文说一句,标题没有夸张,实际上,数据应该到 95% 以上。

促销资金池,是促销系统核心功能之一,也是被忽略最多的功能。

很多产品经理设计过促销功能,但,大多数没有设计过,甚至没有听过促销资金池。

为什么会这样?

要解答这个问题,我们得先了解什么是促销资金池。

一、什么是促销资金池?

先回答第 1 个问题:什么是促销资金池?

促销资金池,指企业内部设立专属于促销活动使用的资金管理工具。核心作用,是实现促销资金的集中控制和促销资金流向管理。

每一个功能,都是为了来解决需求而存在。促销资金池解决促销资金管理过程中的效率问题。

促销资金,指企业在计划期内促销活动所需的开支费用,促销资金在财务里属于销售费用,是公司的成本。

促销资金管理包括三个方面:计划审核,控制,使用核算。

  1. 计划审核层面,促销计划由运营规划,财务需要对促销计划进行审核和估算ROI合理性。
  2. 控制层面,促销资金由运营申请,但财务不会一次性将全年度资金打入运营资金账户,而是按单位时间,例如季度,月,和上几次促销活动ROI评估,视情况进行拨款。
  3. 使用核算层面,促销资金由运营使用,财务必须清楚促销资金使用情况,即钱怎么花,花到哪里,总共花了多少,收入多少,花费路径清晰。

计划审核属于前置线下业务,无需通过产品功能解决,财务人员在促销资金的管理效率上,主要面临 2 个问题:

1. 管理运营促销资金成本高

实际工作中,促销预算通过审批,运营便开始执行所有促销活动的配置操作,财务不需要干涉运营如何配置促销活动等。

但,所有促销活动必须通过财务核算后,才允许上线。通过审核,财务控制促销资金发放,保证运营发放促销优惠不会超过促销预算。

多一步审核,意味着多一层流程成本,同时,对于运营和财务来说,还增加了协调成本。

财务审核是项细致的工作,财务需要对促销活动的配置资金和运营提交促销预算方案进行核对。1项促销活动核对,往往占据财务几个小时工作时长。

如果核算发现问题,还需打回,待运营重新配置后,重新进行核算,重复增加了财务工作成本。

更麻烦的是,促销活动场次,跟公司业务线,渠道供应商,活动类型等因素成正比。每次大促活动,这些因素会形成 NXN 种促销活动,汇总到财务进行审核

当多车道汇集到单一车道,汽车一多,就会形成塞车问题,活动一多,也会堆积到财务审批环节,财务管理成本和压力急剧增高。

如果要保证活动正常上线,公司只能协调或者增加财务进行审核,额外增加人力成本。

对于运营来说,增加财务审核,除了增加流程成本,活动审批出现塞车情况时,必然存在活动延迟风险,运营会财务进行沟通,加快审核,无形增加沟通成本。

除此之外,不是每次活动都是预期完成KPI,当预判活动无法按时完成KPI,运营会调整活动政策,增加或改变促销活动。

可能 1 天讨论上线的活动,经过财务审核,会拉长到3-5工作日,促销时间成本变得高昂。

而财务需要紧急审核促销方案预算,原本工作节奏被打断,管理成本也增加,同时打乱了财务其他审核工作,两个部门协调成本都很高。

2. 核对促销资金使用明细复杂

运营在完成促销活动后,财务需要对其资金流向进行核算,这涉及财务核心工作:对账。

对账是指在财务管理中,保证账簿记录正确可靠,对账簿中的有关数据进行检查和核对的工作。

财务一般按活动时间导出订单的Excel表格核对促销资金使用流向和使用情况,以订单表格促销优惠总金额,或者是细分促销类型的优惠金额,进行促销资金核对。

图:拼多多导出订单示例(部分字段隐藏)

当活动时间内,存在 3 项以上相同类型促销活动时,优惠字段会包含着 N 种优惠组合,财务需要花费精力对订单关联的促销活动进行区分,确认订单具体关联哪些优惠活动。

例如,平台发放 4 种 5 元优惠券,某订单使用其中 2 张优惠券,代表有 6 种使用情况,订单表格会在优惠金额显示 10 元,财务仅凭订单,不清楚属于哪种使用情况,核对难度大且容易出错。

促销资金池,就是为了解决财务以上 2 项促销资金管理问题,而产生的功能。

二、促销资金池的设计思路

明白促销资金池「是什么」和「为什么」之后,我们面临最后一个问题:「怎么做」。

促销资金池解决促销费用管理 2 个效率问题,所以核心模块也是 2 个:「资金账户」和「促销明细表」。

2.1 核心模块 :资金账户

促销资金管理过程中,存在财务和运营参与,造成工作耦合,资金管理成本高的问题。

图:旧流程

促销资金池的设计思路,通过增加「资金账户」模块,运营拥有各自的促销资金账户,财务在预算方案审核后,将促销资金转入到运营的账户,不再参与促销活动审核,解耦运营和财务工作流程。

图:新流程

整个流程中,财务不需要参与促销活动审核,优化管理促销资金成本高的问题,同时避免了审核出错导致资金超发的风险。

运营在管理促销活动中,财务不参与促销活动审核,大大减少了跨部门的沟通成本和协调成本,同时提高风险的管理能力。

同时,无论是大促活动,还是小型促销,各业务线运营可以推进各自活动,不再出现活动在财务审核环节塞车,造成延期的事情。

如果出现活动预期不佳,运营可以快速调整活动政策,快速上线,不再拉财务进行审核,管理成本进一步降低,效率进一步提升。

功能 ①:账户管理

资金账户是具有一定信息格式和结构,用于反映促销资金的增减变动情况及其结果的载体。定义的背后,反应是资金账户的需求点:

  1. 账户的结构化展示;
  2. 账户资金的变动,即账户流水,资金怎么来,怎么去,剩下多少余额;
  3. 账户交易动作,即账户资金往哪里去。

所以账户管理是资金账户基础,也是核心,负责解决资金账户的开通,信息维护,注销和账户余额信息维护等问题。

账户管理设计上注意事项有 3 点:

1. 资金账户的信息字段定义明确,不能有歧义,需与财务系统统一,如下图:

2. 注销逻辑,我们通常采用「软删除」,即注销动作,不会从数据库删除账户数据,因为账户数据会和资金信息数据关联,从数据库删除,会导致历史数据无法追述,出现对账问题。

3. 账户的余额信息分为三种:账户总余额,冻结金额,可用余额,三者关系为:账户总余额 = 冻结金额 + 可用余额。

冻结金额,指财务通过冻结,导致资金账户不可使用的账户余额。冻结金额保证财务掌控资金安全重要手段,避免有问题的资金被使用。

运营所有配置活动金额上限,取决于账户可用余额,所以促销系统关于资金库存部分,需要和可用余额进行逻辑关联。

功能 ②:账户流水

账户流水,指账户资金收款和出款的明细记录,是资金账户里资金变动和交易行为的重要凭证。

核心原因,一是任何交易行为,都需要进行记录,并对收款方和付款方进行展示,方便财务和运营进行账务核对,清楚资金有无到自己账户。

二是作为凭证,避免财务和运营对交易行为出错产生争议。

账户流水核心在于将账户的资金进出变动信息,明确,且不遗漏的记录,包括但不限于以下信息字段:

2.2 核心模块:促销明细表

财务第 2 个难题是对促销资金使用进行核算,促销资金池的设计思路,增加「促销明细表」功能,展示所有促销活动,优惠劵等促销资金使用明细。

促销明细表,指记录促销资金花费的明细记录,即促销资金在什么时间,通过什么活动,被什么人在什么订单进行使用。

通过促销明细表,财务可以清晰了解到每一笔促销资金的流向,并进行核对,保证每笔促销资金都有迹可循,避免财务风险。

所以促销明细表的核心,是促销明细的信息字段和准确且不遗漏的记录,包括但不限于以下信息字段:

促销明细表设计上需要注意,订单 ID 使用母订单 ID,因为交易过程中,存在拆单的场景,一笔促销资金会按比例分摊到不同的子订单,不利于财务对账。

最后的话

我们再次回到开头:促销资金池,为什么会被忽略呢?

一是问题不存在,大部分公司促销资金和促销活动数量都比较低,财务促销资金的管理成本低,更有甚者,财务不管理促销资金,全有运营负责。

问题不存在,自然无需解决,更谈不上促销资金池。

二是产品经理缺少需求深度解析,大多数产品经理都是负责某几个模块,促销资金池虽然属于财务系统,但财务系统的产品经理,不会了解用户在促销上的财务需求,促销系统的产品经理更加不会了解。

表面上看,是不了解促销管理的业务,但本质是:缺少对业务需求深度解析,没有形成闭环链路,让我们进入产品盲区,这也会限制我们进一步提升产品水平。

其实促销资金池,代表很多功能名词,我们以为已经了解需求背后的业务逻辑,但往往只看到外部链路和提出需求的用户,没有了解被隐藏内部链路和被隐藏的用户,以及更深处的需求。

以此文,祝愿你能洞察业务链路,真正挖掘出用户背后的需求。

作者:晓东同学;公众号:在地球的产品笔记

本文由 @晓东同学 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议

该文观点仅代表作者本人,人人都是产品经理平台仅提供信息存储空间服务。

更多精彩内容,请关注人人都是产品经理微信公众号或下载App
评论
评论请登录
  1. 方便问一下公司么?

    来自河北 回复
    1. 不是大厂,你想了解什么:D

      来自广东 回复
    2. 最近在找做TPM比较专业的公司,想了解一下

      来自河北 回复
  2. 财务预提

    来自广东 回复
    1. 对头,行家。

      来自广东 回复