协同办公产品设计,看这一篇就够了|协同设计的共性

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在协同办公场景越来越丰富的背景下,协同办公产品起到了关键性的作用。那么,协同办公产品发展至今,在设计上还有什么需要注意的吗?协同办公存在着共性,也兼具差异性,本文针对协同办公产品设计的共性展开探讨,一起来看下。

在「协同」办公场景越来越丰富,功能越来越强大的今天,只要有网络,人们就能够实现多⼈、跨地域、多终端实时沟通协作。这其中,协同办公产品起到了关键性的作用。

除了易学性、效率、实用性、容错性等通用的设计原则之外,协同办公产品在设计上还有什么特别要关注的吗?

我们从多个协同办公产品的实战经验出发,发现并总结出两类典型协同办公产品的系列特性,并通过实际案例阐述了针对这些特性的设计思考。他们分别是: 以在线协同文档(美事文档)为代表的实时协同工具,和以项目协同(58云效)和任务协同EHR为代表的流程类协同工具。

由于他们既存在协同办公产品特有的共性,又在各自的场景中体现出明显的差异性,为了能讲述地更加详尽,我们的文章会分成上中下三篇。今天要分享的是第一篇——协同办公产品的共性。

一、协同办公产品的共性

协同办公产品包括很多类型,像我们平时用的通讯(即时通讯、视频会议等)、协同文档(文本、图像等)、项目管理、云盘等工具都属于协同产品的范畴。虽然他们在使用场景和功能形态上存在很大差异,但都脱离不了「协同」这一主旨。

本文为大家总结了五个协同办公产品都具备的共性,供大家参考。

1. 异步协同性

在异步协同中,每个人可以在一段时间内可以自由支配协同时间,不强制每人同时在线。保证每人能集中精力先处理重要事宜,不被琐事随意打断。无论是流程类的云效、H+,还是非流程类的美事文档、表格,都属于异步协同的范畴。

因为成员参与的顺序和产出的内容具有差异性,因此需要在项目建立初期,在全员内部形成一致明确的项目目标、责任分工、产出内容、时间计划,以保证最后的产出内容统一优质,协同过程和谐高效。

2. 可追溯性

可追溯是线上化办公的一大特点,为的是能够在需要查找相关信息或出现问题时,实现快速定位。

在线协作文档的追溯,主要是修订记录,系统在文档更新过程中隔一段时间自动保存一个版本,文档的参与者可以查看每个版本的变化,并可以还原到之前的任一版本。

流程类协同中,通常会有明确的任务流程,每个任务节点都有预设的任务,以及相应的产出物,并以产出物的产生来推动流程向下流转。其追溯主要聚焦于流程进度的把控、产出物、责任的归属。

项目管理属于流程类协同中,有较强的计划性的一类,它需要在创建时确定各环节的截止日期和对应的负责人。项目管理者和成员可以查看目前的进度和过往的节点中的完成情况、产出物及其版本记录、特殊情况记录等,在出现异常时可及时联系并追溯负责人。

3. 通知多维性

协同者之间是合作的关系,互相了解彼此进度和阶段性产出,对于无缝协同尤为重要。

文档的协同是所见即所得的,通知的方式最为简单。主要体现在权限管理和互动通知这两点。例如:XXX同意了我的文档编辑权限申请(XXX是创建者),XXX向我申请了XX文档编辑权限(我是创建者);XXX在XX文档/评论中@了我,我的XX文档收到XXX的批注,我的文档被XXX删除等。

在流程类协同场景中,流程的推进有赖于任务节点的高效流转,这其中通知起着至关重要的作用。流程类往往在任务流转、任务超时时进行通知。触达方式也很多样化:除了站内通知外,还有邮件、短信、电话或IM通知等,可根据任务的紧急程度选择。

其中的项目管理,每个协同者作为项目链条上的一员,各环节环环相扣,任何一个环节的变化都会影响后续各环节甚至整个项目的进度,因此需要以多通道的通知方式保证有效触达。除了系统内自带的站内信,还会和线上办公生态中的其他触点打通,如通过协作者使用频率高的即时通讯工具——美事进行推送;高优先级信息用邮件发送等。

4. 角色/权限差异性

协同办公的内容具有隐私性,对于信息安全有极高的要求,只有相关人员才有权限查看/编辑/参与。权限和成员的角色息息相关,按照公司的组织架构可以分为不同级别(如:上下级)的角色、不同职能(如:设计、研发、产品)的角色,按照项目/文档的归属可以分为发起者/所有者、参与者。

协同文档的权限最为简单:发起者拥有配置成员权限的最高权限,包括:可编辑、可阅读、可审批/设置他人申请编辑/阅读的权限。参与者则可以通过申请获得编辑/阅读的权限。

流程类协同相关的角色与权限比较复杂。

以EHR为例,EHR是用来管理员工入离调转全生命周期的系统。大体可分为HR、员工、经理三种业务角色。但在工作流程中,又可以分为申请、审批、执行等流程角色。业务角色与流程角色时有交叉,呈现出一种非常复杂的逻辑。这样,权限设置就显得尤为重要。权限一般分为功能权限和数据权限,前者控制角色适用什么功能,后者控制角色获取何种数据。同一角色通常拥有相同的功能权限,但不同人拥有的数据权限可能不同。

流程类协同任务相关的成员有自动预设和手动设置两种。自动预设会提前设定好成员和权限规则,根据流程任务直接执行。如报销审批工作流,不同报销金额适用不同的任务流程。

手动设置适合一些人员较为灵活的项目。如产研工作流,横向项目产品、设计、研发人员非固定,需要手动设置。

比如项目协同类项目的成员就是由管理员手动设置的,但是会根据场景的不同来选择不同的交互方式,在设置过程中也会通过多种方法来显示告知成员权限。

在创建项目(工作项)的场景下,需要大批量的选择操作,会调用企业架构,让用户批量选择团队从而提升操作效率,同时通过组织层级也能让用户知晓角色的上下级关系;在角色调整的场景下,会使用下拉框选择经常联系人的轻便操作,同时;为了更加快速添加单个角色,也会使用分享链接的形式,并告知不同职能的权限。

需要注意的是,流程各节点任务的角色权限是相对固定的,通常是预设的。

5. 输出规范性

参与协同的每个人,都有自己的工作习惯和产出偏好,如何能保证产出物的标准化和节奏的一致性呢?这个时候模板/规范的提供和引导会起到关键性的作用。一方面,它可以通过节省参与者在字段、格式上花费的时间,来提高员工的办公效率;另一方面标准化的可视模板可以有效地引导参与者按照一致的、符合业界标准的方式产出。

流程类协同工作,每个任务节点有明确的任务,以及相应的交付物。

交付物可以是实物(生产工作流中制造的零件、离职流程中HR为员工开具的纸质《离职证明》),也可以是非实物(产研工作流中的需求文档/设计文档/开发代码,招聘流程中的应聘者简历),甚至也可以是一段信息、一个意见(审批工作流中的“同意”“不通过”等)。

为了保证交付物的规范性和可用性,通常会对流程任务与交付物做预先的配置,参与成员只需要按部就班完成即可。

为了保持输出规范性,项目管理类产品会在创建项目时,为用户提供模板,从而保障项目流转方式的规范性。用户可以依据自身需求使用模板创建项目,在项目创建时可以自定义模板的功能。为了培养用户的使用习惯,项目管理类产品往往会支持将已有项目保存成模板,方便下次继续使用。

二、小结

综上所述,在「协同」这一大主题上,不同形态和应用场景的协同性产品也存在着极大的共性,包括:

  1. 异步协同性;
  2. 可追溯性;
  3. 通知多维性;
  4. 角色/权益差异性;
  5. 输出规范性。

在后面的章节中,我们会分享不同类型的协同产品所具备的个性以及在设计过程中的一些心得,敬请期待。

作者:刘春明、林洁、韩筱婷、李祖威

来源公众号:58UXD(ID:i58UXD),58UXD,全称58同城用户体验设计中心。

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