想做好预算管理系统,看看这份设计流程!

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在企业经营管理中,合理的资源分配将可以为企业规避一定程度上的资金风险,同时也为经营活动提供保障和管理控制。那么你知道如何才能搭建好企业内的预算管理系统吗?本篇文章里,作者便进行了总结分析,一起来看一下。

我们常说这样几句话“勒紧裤腰带过日子”“有多少钱办多大事”,就是我们对有限资源的分配和计划。

对于企业也是如此,企业的经营战略需要资源,更需要合理的资源配置,如果把70%的资金用于吃喝玩乐的应酬,那企业资金能用到实处的也多不了。就比如部门团建需要预先申请,使用部门的团建成本,上次我们团建就因为部门预算不足而没去成环球影城。

“预算管理”系统设计

因此,预算管理就是合理的分配企业财务、实物以及人力资源去实现企业的经营战略,并在整个实施过程中全程控制的内部管理活动。实施预算管理是保证公司战略按计划实施、确保各部门经营目标顺利达成,强化内部管理控制以及降低经营风险的重要管理手段。

预算管理是一个集“预算编制、预算控制、预算调整、预算分析”等复杂体系为一体的企业管理活动,为了提高管理效率和统一的数据平台,并且可以实时监控控制整个预算过程,因此需要建立一个能够覆盖全部预算管理循环的信息化系统,也就是预算管理系统。

一、预算管理流程架构

预算管理系统完成预算的编制及基础管理模块,预算控制部分通过预算数据以及控制策略,为业务提供预算控制服务,业务发生以后调用预算控制服务来进行预算的处理。

“预算管理”系统设计

预算基础数据,包括基础数据和预算金额数据,其中基础数据又包括:

  • 组织信息:同时同步组织及组织层级,同步之后可通过组织代码等查询;
  • 预算科目:同步预算科目及科目层级,并校验科目唯一性;
  • 预算科目与核算科目mapping:此关系用于将核算科目转换层预算科目。

预算策略是基于预算组织、预算科目、控制周期等配置实现的预算策略。

预算控制服务是利用预算金额与预算控制策略组合实现的标准服务,提供给外围业务系统;外围系统业务单据占用明细回传给预算控制系统,更新预算可用金额,实现业务的预算控制。

二、系统集成关系

差旅申请:事前出差申请系统,差旅申请通过后,TA单推送至携程商旅,员工即可预订飞机票,预算控制系统提供给差旅申请控制服务,差旅申请返回业务明细。

“预算管理”系统设计

费用报销主要作用为个人费用与部分公司费用申请、报销;预算控制系统提供给费用报销控制服务,费用报销返回业务明细。

预算系统主要管理公司预算编制、审批、分析等作用;预算系统把预算数据及基础数据传送给预算控制部分。

人事系统将人员相关信息传送给预算控制。

采购管理主要用于对公采购管理,管理供应商、采购申请、询比价、采购订单、收货等内容。

三、预算控制

预算控制平台是基于预算编制结果及预算控制策略来对业务流程进行控制的平台。其中,预算控制策略通过设置组织、项目、预算科目、控制强度、控制周期、年等维度组合定义该平台用来控制业务流程的规则。

“预算管理”系统设计

其中包括预算控制策略子系统,预算控制服务子系统,预算调拨子系统以及配置管理、接口管理、预算控制分析等模块组成。

冻结:指业务单据提交审批,预算被保留,但未实际使用预算。

占用:预算已经实际使用,即相关业务流程已经完成。

控制强度:

  • 不控制:只统计预算执行情况,不进行控制,提醒,可以继续业务流程。
  • 警告:如超预算,需加批,走预算外流程。
  • 控制:如果超过预算,则不可进行后续业务流程。

控制周期,计算预算控制额度的时间范围,例如 季度,表示以季度范围计算预算可用额度。

控制策略主要通过组织、项目、预算科目、控制强度、控制周期、年等维度组合定义该平台用来控制业务流程的规则;与预算余额表组合提供预算控制服务。

“预算管理”系统设计

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四、基础数据同步

可以手动或者系统自动进行同步,将预算管理的基础数据同步至预算控制系统。

“预算管理”系统设计

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预算控制系统对同步的数据进行判断,如果已经存在则更新已有数据,如果不存在则新增同步过来的数据。

五、预算控制流程

业务系统流转至预算校验节点,通过“部门、科目、时间、金额”等参数,向预算控制平台请求预算控制服务,因预算科目与核算科目编码不一致,预算控制平台需要针对业务系统提供的参数及mapping表进行数据转换,数据转换完成后,根据参数查找预算控制策略,比如取款控制周期、累计等。

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预算校验:业务流程流转至预算校验点,提供校验参数(主要包括,业务单号、行号,部门、会计科目、年度、期间、行金额)至预算控制平台,预算控制平台自动根据相关参数获取预算控制策略及预算可用余额,与业务数据进行比较,若业务单据为多行,则对每行进行校验比较,输出控制结果,根据控制结果进行后续流程。

预算冻结:业务流程预算校验通过(包括预算充足,控制强度为警告、不控制)之后,业务系统返给预算控制平台预算冻结明细,若业务单据为多行则按行提供,写入冻结/占用明细表,同时更新预算余额表。预算调拨申请提交审批之后,也作为预算冻结,更新预算余额表。

预算占用:已冻结的业务单据,如果通过审批(财务复核点)之后,业务系统将冻结数据信息传输给预算控制平台,释放预算、转为占用预算。系统先释放冻结数据,再生成占用,如果释放和占用出现错误,则将错误信息通知业务系统。

预算冲回:业务单据被终止(包括审批退回、主动撤回等)后 ,业务系统向预算控制平台提交详情(包括单据编号、公司、部门、行号、科目、金额、年度、期间等)进行预算冲回。

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六、预算余额表

预算余额表主要记录预算执行汇总情况,可以直观的看到预算余额、占用余额等情况,同时也为预算控制服务提供余额基础数据。

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其中“组织、项目、科目、年度、期间、版本需唯一,不能重复”,需单独记录调拨中金额;预算原金额为从预算同步过来数据,记录预算版本,预算原金额不更新更改。

预算金额=预算原金额-调拨金额

预算余额(QTD)=本月预算金额-本月冻结金额-本月占用金额

预算余额(YTD)=本季预算金额-本季冻结金额-本季占用金额

七、冻结与占用明细

主要提供查询预算冻结、占用明细信息。

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业务系统需在个校验点将单据详细信息传送至预算控制平台,校验点包括冻结、占用、冲回点;数据校验通过后,存储业务明细数据同时更新预算余额表;记录业务明细是否已经更新预算余额表。

八、预算调拨

主要提供预算调拨申请,预算掉申请查询等功能。

“预算管理”系统设计

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其中,预算调拨金额小于等于预算余额,预算调拨申请审批前视同冻结预算。

九、预算控制与业务系统集成

在业务发生流程里,在每一个事件发生的节点,实时对预算进行不同程度的控制,以达到预算控制的目的。

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通过费用报销业务流程可以看出来,预算控制并不是一次性动作,而是每一个业务节点都需要相关的控制操作,比如申请时占用、通过是耗用、不通过时冲回等。

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预算占用按照明细行进行占用处理,一旦有一行超预算则整单超预算,以下是费用报销的校验过程。

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专栏作家

陈天宇宙,微信公众号:陈天宇宙,人人都是产品经理专栏作家。多平台支付领域专栏作者,十年资深产品;专注为10万支付产品经理和支付机构以及企业提供深度支付内容和服务!

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