【后台策略产品】快速搭建一套好用且安全的日程+会议系统

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在日常工作中,会议是常有的一种沟通交流形式,那么如何设计一套行之有效提升整体会议室预定效率、日程管理效率?作者对此进行了总结,一起来看看吧。

最近服务了一家偏传统的行业,为他们提供会议系统的咨询服务,并设计一套行之有效提升整体会议室预定效率、日程管理效率。

会议室与日程使用系统用户:为公司内正式员工、外包员工提供服务;受到数据隐私权限管控不开放给外部合作团队。

一、问题现状

1. 会议室系统与日程系统强绑定,面对会议室变更或日程变更的问题,处理起来非常不灵活

  • 会议如果是从日程视角被发起,那么,一旦当前的会议室转让或取消,则日程也会被同时取消。对于已经约了很多人参会的日程来说,产生过度打扰。
  • 会议室与日程强绑定同时也会造成,使用者提前使用完成之后,会被告知浪费会议时间。想要避免这个问题,只能把刚刚的约会删除或者缩短相应的时间。而删除已过的日程对于后续跟进历史会议造成信息差。

2. 会议室风控、预约效率不足

  • 缺少防抢订的风控:相同UID可以在相同时间内预定多个会议室无上限,并且在一天预定会议室的总时间没有上限;
  • 无法支持周期性的会议间预定,资源无法高效利用:会议室不能跟随日程同步进行,这就造成了每个会议安排每个开周会的同学每周都要卡点预约会议间,还得注意会议间的大小,非常浪费时间,而对于周会、月会这类,每周\月都需要安排专门的时间抢订。

3. 日程与用户关系不灵活

  • 日常工作中,需求不断推进的过程中,涉及相关方会越来越多,通过新的会议,可以迅速对齐目标跟方案,但没有一键建群的通道,造成会议后的会议纪要散乱各处,由于路径依赖方没有在群里被即时同步信息背景,也会造成错漏的问题;
  • 同样的,组织在不断壮大的过程中,会持续有新人进群,而组内周会、大组月会仍然需要逐个确认,逐个拉会,既浪费时间,又会由于忘记或不及时造成新人对新环境产生一定的恐慌——不知道何时在哪参加何会议;
  • 日程被用户选择过待定或者拒绝,则无法对当前日程进行更改。

4. 隐私设置忽略用户体验,影响工作效率

  • 会议间只有名称,没有位置,每次赶赴会议室都打开会议室图片或者图片所在网页才可以找到具体位置;
  • 日程严格对外不可见,涉及到外部合作约会、外包招聘带来一定程度的难以沟通问题;
  • 日程在不同场景对外展示的标准不同,比如在会议预定页面,可以看到每个会议名称,但是在个人日程却又只有约满的名称,客观上对外展示信息差会招致隐私问题。

基于上述的几个问题,盘点一套好用服务的目标预期。

  • 搭建独立系统:会议室与日程打散做各自独立的系统
  • 提高数据隐私性:统一日程对外展示的名称与形式,把隐私设置权限对用户开启;会议室名称无需隐藏,方便快速定位
  • 打通IM与日程通路:确保日程-群组相关用户可以随时同步,支持用户对日程的多类编辑方式
  • 搭建抢订风控系统:盘点现有会议室资源跟员工对会议室需求量级,制定预约时长;合理控制周期会议的持续时间

二、日程会议室系统架构图

三、日程-会议-用户时序图

上图主要展示两个核心发起日程的入口:会议室、日程系统。

1. 会议室系统

会议室基础信息登记公司内所有的会议室明细,包括会议室名称、会议室roomID、位置、容纳人数、提供设备。

预约信息包括会议室roomid、会议室已预约的时间、空闲时间、时间区间的数据登记。

通知系统属于事实交互系统,包括会议室预约成功的通知(过于打扰可以考虑加入过滤功能);预约失败;会议室签到提醒;会议室被释放通知。

底层的数据判断表,应用于相同预约时段的去重设计、签到提醒、释放判断、从用户粒度预约会议室总时长的判断。

2. 日程生成规则

  • 日程系统:用以生成、更新、查询、删除日程的系统。
  • 联通IM系统同步日程与会人员与群组人员保持信息畅通;
  • 通过IM系统直接拉取与会人员日程,用以发起日程;
  • 查询生成日程中会议室预约状态,并实时展示,支持通过日程预定会议室的能力;
  • 参会人员若编辑日程权限被开启,则可以对已生成日程的字段进行改写更新并发布;
  • 日程更新调用IM对与会人员发送通知。

3. 日程与会议室

独立管理会议室在不同时段的使用状态,通过会议室系统可以发起日程,日程撤销会议室系统已经预约的时间也同步撤销;但通过会议室系统创建的日程安排若已经发布生效,会议室从该日程被剔除,则日程依然保留。

4. 用户与日程

用户:指会议发起人、会议编辑更改人

会议发起人可以发起日程、对日程进行编辑、更新日程时间、会议室、预约参会人、对日程是否支持参会人编辑进行设置;

被邀请日程用户默认可以邀请其它与会人员参会、增加会议室;若被赋予编辑权限,则可以对日程时间、主题等进行编辑。

5. 隐私保护

隐私:统一收口日程信息、IM与日程交互、日程与会议室系统交互的主态、客态展示信息。

日程名称对外默认不展示日程名称,显示为【忙碌】,范围包括:客态日程信息、客态会议室系统。客态日程信息只展示【忙碌,时间】;客态会议系统展示【用户名】。

会议室名称对外展示规则:工区-楼层-区域-会议室名字

会议室状态:【空闲】\【忙碌】

6. IM系统

主要承担同步已经预约的日程、会议室时间提示。

四、前端改造

五、落地排期

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  1. 学习了。

    来自广东 回复