棘手的库存不一致如何治理

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对于企业来讲,“库存不一致”这个问题一直都是难以解决的存在,容易陷入无为的情况。下面这篇文章是笔者整理分享的关于棘手的库存不一致如何治理的相关内容,大家一起往下看。

每家企业对“库存不一致”这个话题都感触很深。投入大量的精力,但也没得到行之有效的治理,往往通过频繁的盘点不断做修正…

所谓“库存不一致”是指系统的理论库存和实物的实际库存对不上,比如系统的理论库存数量有6个,实物的实际库存数量只有5个。造成这一差异现象背后隐藏了很多问题,需要逐层拆解分析求解。

目前相对业务复杂度没那么高的企业一般就存在2套库存管理系统,一套ERP库存系统,一套WMS库存系统,库存一致性问题可控很多。但业务复杂度相对较高的企业,IT系统架构设计上就存在了3套独立且又互相依赖的库存管理系统,可以分为业务中台库存系统、财务ERP库存系统、实物WMS库存系统。

整体标准的系统同步链路是业务中台推送指令给WMS系统执行出入库和盘点任务,最终执行的出入库结果数量还是盘盈亏结果数量,由实物WMS库存系统先同步给业务中台库存系统,再由业务中台库存系统再同步给财务ERP库存系统。

公司所有的业务都应该是在业务系统开单,但因新老系统还在融合共存阶段,也就是说业务系统还不具备全部业务的开单能力,一部分老业务就还停留在ERP系统继续开单,就存在老业务在ERP系统开单反向同步单据给业务系统处理库存,新业务在业务系统开单向ERP系统同步单据处理库存。双向交叉开单,库存很难能准…

如果源头的库存数据在业务中台系统和财务ERP系统本身就不一致了,这样的双向数据往来就更容易造成一方数据推失败,另一方库存数量不变又接着继续开单就加剧了所谓库存不一致后的卡单问题出现,它会像雪球一样越滚越大。

在双向交叉开单的系统情况下,供应链只能让仓库定期做盘点尽量减少库存不一致的比例。

关于系统盘点运转机制要非常明确,统一由业务系统创建盘点计划单推送给WMS系统,当仓库当天停止出入库作业后,启动仓内盘点作业,盘点人员通过WMS手持系统把盘点执行结果提交回传给业务系统,业务系统设置默认同步给财务ERP系统做一致性同步,从而保证实物的盘点结果和三个库存系统的库存数据是保持一致性的。

在双向交叉开单的系统情况下,还可以定期比对两个系统间的库存差异明细,管理业务系统和财务ERP系统间差异的未入库和未出库单据做单据同步和库存处理。

无论是定期盘点还是定期差异比对处理都是治标不治本,治本的唯一办法就是加速统一开单入口放在业务系统上,加速业务系统的能力建设,解耦ERP系统的业务能力。

库存也是强关联仓库这一属性的,所以对仓也需要全面治理,减少不合理仓的设计。

往往很多企业因全渠道销售在业务系统里新增了非常多的逻辑仓,这需要与财务系统的仓库做更合理的映射关联,要根据不同业务的特征做整理归纳,不一定是一对一的逻辑关系。比如寄售业务的VMI供应商货权,财务系统里可以只管到所有寄售客户的VMI总库存,无需管到每个寄售客户有多少VMI库存,要管也是在业务系统里管,包括可以管到每一家门店这一最小颗粒度的库存物理单元。因为货权都是供应商的,站在供应商的财务视角管理到一个VMI仓的库存即可。总而言之,加仓容易合仓难,在合仓前需要把历史异常数据清理完毕后再启动系统合仓并合并库存。

又比如一个商品条码多货权,站在企业的财务视角可能要区分不同货权不同仓的管理方式,但站在业务视角反而不能按两个逻辑仓来处理,增加了仓储管理成本、物流费用以及按货权拆单影响客户体验。要根据具体业务具体分析业务仓库逻辑和财务仓库的逻辑

库存也是强依赖批次这一属性的,很多企业存在指定效期范围进行售卖的业务,比如临保商品售卖,企业内卖。对系统的要求也是更高的。业务系统对销售订单占了A批次库存数量,WMS库存系统没有A批次库存就实际出库了B批次库存数量,业务库存系统释放A批次库存数量,出库B批次库存数量。再同步财务ERP库存时没有B批次库存数量,就出库了C批次库存数量。

以上案例,会存在售卖的库存批次和实际的发货批次间的差异容易导致客诉,同时也导致了业务系统库存和财务ERP库存的批次库存数据出现了一致性问题。其实不一致不只是数量维度,还存在批次维度!只是批次维度不一致问题的优先级远没有数量维度不一致问题来的优先级高!

库存也会受到复杂业务上线的进一步影响,比如没库存就在开展以销定采业务,如预售、货权转移。系统按需求单自动执行创建采购单并自动执行采购单入库,再把需求单再转销售单执行销售出库。这一套下来,对系统的自动化执行要求是很高的,可能会存在采购入库执行了,但库存并未执行添加成功,销售单出库时就没库存等问题出现。在企业的库存系统并未结构化梳理清晰之前,往往进一步添加复杂的业务逻辑,就存在更多的库存差异产生。

库存也依赖复杂的逆向退货流程标准,比如退货方退货出库6个,在途库存记6个,目标仓收货入库5个,差异1个,业务定责退货方还是物流方进行索赔,定责后对差异的1个库存进行索赔出库视为销售。如果对收货差异库存迟迟不处理,就统一把差异库存挂在在途仓上,就会导致在途仓库存越积越多最后无法管理了,哪天业务调拨在途库存给到具体逻辑仓使用时就造成了库存虚高,系统有库存,实物早没了…

笔者举了一堆影响库存一致性的核心问题和案例,想告诉企业方,库存的治理需要方法和策略,也需要时间!

库存的专项治理需要企业方安排有经验的项目经理、供应链专家、财务专家、产品经理深入调研清楚目前企业的业务和系统现状。

再对每一个业务板块业务流和财务流的关键用例进行梳理,梳理出关键问题和解决方案。

找准关键问题后逐一击破,这样库存才能越来越准!

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