如何快速设计采购合同管理系统

1 评论 6123 浏览 59 收藏 9 分钟

采购合同管理是企业管理中比较重要的一个功能。但此类内容在网络上公开分享的比较少,这篇文章,作者给我们分享了在设计采购合同管理系统的经验,希望能帮到大家。

目前合同管理系统已经应用到各行各业,电子化合同提升了合同签署和管理的安全性、合规性、时效性、便捷性,防止对合同数据的篡改、伪造和泄露,为集团及各分子公司的高质量发展保驾护航。近期给某客户做了一款采购合同管理系统,将设计心得汇总后,分享给大家。

一、需求背景

目前关于企业采购合同管理的业务现状,我们分析后,汇总了三个痛点:

  1. 合同未形成标准化管理功能,一直都是线下操作合同和执行合同的方式;
  2. 合同单据无法形成数字化,在线化;
  3. 合同履约跟踪不及时,无法汇总业务和财务单据的执行情况。

业务痛点

二、系统解决方案

从合同模板库自定义开始,结合上游寻源结果,协助采购员生成合同文本,发给各个相关部门制作和确认;拟定完成后走企业内部审批流程;审批通过后,流转到供应商,供应商签署完成后流转到采购员签署,签署完成后,到了合同开始时间,合同自动生效,到了合同结束时间,合同自动失效。合同履约过程中支持变更/提前解除。所有合同最终都会进行归档,进入到合同库。针对历史合同,可以支持批量导入/OCR识别/API对接。

系统解决方案

三、系统产品矩阵

主功能包含主数据管理、合同创建、合同变更、履约进度和合同归档;业务支持功能包含人员管理、角色管理、权限管理、审批流对接、报表数据分析、通知待办等;系统支持功能包含日志管理、配置管理、监控管理、接口管理、安全管理等。

外部对接,输入系统可以接招商系统、SRM系统、CRM系统、电子签章、人事系统等;输出系统可以接系统、费控系统、飞书、CBS系统等。

整体设计要满足高内聚低耦合原则,模块化设计,方便对应不同的业务场景。

系统产品矩阵

四、系统产品设计

1. 系统流程

1)合同模板创建、变更、删除流程

合同模板管理任何操作都需要触发审批流程,保障业务流程的合规性和安全性。

合同模板管理流程

2)合同文本创建、变更、提前解除流程

合同文本管理任何操作也需要触发审批流程,保障业务流程的合规性和安全性。一个合同文本支持发起多次变更,同一个时间段内有且只有1个生效的合同变更或解除协议,防止冲突。

合同文本管理流程

2. 系统功能

系统功能

1)基础配置

(1)合同主体:从ERP或SAP定期获取最新的采购组织数据,可以启用/禁用某采购组织数据;该数据用于创建合同文本时,表单中自动获取采购组织信息。

合同主体

(2)合同条款:采购管理员可以根据业务需求自定义合同条款,用于快速创建合同模板。

合同条款

(3)合同种类:对应实际采购合同大类,比如说框架合同、随单合同等。

合同种类

(4)合同类型:对应实际采购合同子类,比如说框架合同中通用采购合同、质保协议等,挂在合同种类下面,随着合同种类变化。合同类型可以控制合同模板创建时,字段库池中字段,以及合同文本创建时,表单中区块字段的显示与否,做到高度自定义化

合同类型

(5)合同模板:对应实际采购合同最细维度的归集,比如塑料粒子采购合同模板等 。

合同模板创建时,可以 选择审批流;合同模板支持版本管理,支持多次变更,每次变更都会触发审批流程。

合同模板当前状态下有且只有1个启用的合同模板,支持从历史记录中挑选并使用。合同模板受合同种类和合同类型的状态影响。

合同模板

2)合同创建

(1)合同拟定:帮助采购员快速起草合同文本,页面平铺,按照合同类型的创建时间倒序排。

合同拟定

(2)合同查询:支持查询所有合同文本数据,支持创建、查看、变更、解除、取消、签署、流程跟踪、变更记录、复制、归档、下载、打印等。支持线上电子签署和线下签署。

主合同下所有变更记录,包含变更、解除协议等,都挂在变更记录中。变更协议只生效变更的内容 ,不影响主合同其他部分的内容。

合同查询

3)合同归档

支持人工归档和自动归档,可以对外输出合同。方便后期借阅和查看,符合企业内部审计要求。

合同归档

4)其他功能

(1)审批引擎:可以接企业内部已有的,也可以使用自身的引擎。

(2)通用功能,如权限管理、通知待办,就不赘述了。

当然,这个产品还有一些待完善的地方 ,欢迎大家前来沟通和交流。

PS:如果想转行做产品经理的小伙伴,建议读读俞军老师的《产品方法论》这本书,还是很受益的。https://p.pinduoduo.com/OAaO4cco

本文由 @Owen Lee 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

该文观点仅代表作者本人,人人都是产品经理平台仅提供信息存储空间服务。

更多精彩内容,请关注人人都是产品经理微信公众号或下载App
评论
评论请登录
  1. 戛然而止。

    来自上海 回复