如何快速设计供应商管理系统?

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如今,各行各业对于工商管理的要求不断提升,这时需要建立一个系统,统一管理与促进企业业务良性发展,那供应商管理系统如何去做,才能满足企业的实际需要?本文对此进行了梳理,一起来看看吧。

今各行各业的企业对供应商管理要求不断提升,管好供应商就能有效促进企业的供应商管理水平提升,成本降低,采购效率增加,从而带来企业业务的良性发展。

如何去管好供应商,不是一个简单且见效快的事情,不是一朝一夕就能快速完成,需要企业从战略层面开始,再到执行层面落地,全方面全周期去管理。为了协助企业做好管理工作,就需要供应商管理系统有力的配合。

那供应商管理系统如何去做,才能满足企业的实际需要?我们来看怎么去实现。

一、需求背景

企业管理供应商,存在几个常见难点:

  • 供应商入驻流程松散,缺乏标准化统一管理;
  • 供应商数据分散,无法集中;
  • 供应商履约过程,无法监控;
  • 供应商绩效评估,没有标准和执行记录;
  • 供应商汰换策略,无法与绩效结果关联
  • ……

二、系统解决方案

搭建一套完整供应商全生命周期管理流程(SLM),帮助企业沉淀优秀供应商资源;整合风控数据,动态化监控供应商风险;全面、自动化的供应商绩效管理与分析。

从供应商注册账号开始,进来后做资质准入流程,接下来再做入驻评估和履约绩效评估,最后做发展策略,优胜劣汰。

供应商全生命周期管理SLM

三、系统产品矩阵

产品矩阵分为三端:采购端、供应商端和ERP。

供应商端:注册、登录、信息变更、阶段状态展示、绩效考核结果展示、策略报告展示。

采购端:准入审核、认证审核、准入评分、能力评审、供应商黑名单、分类管理、分级管理、绩效评估管理、发展管理。

ERP:供应商编码同步、分级信息同步、绩效评估结果信息同步、发展汰换信息同步。

系统产品矩阵

四、系统产品设计

1、系统流程

供应商管理流程

供应商管理流程5个阶段:注册供应商->储备供应商->合格供应商->认证供应商->正式供应商。(每个阶段命名和定义,可以依据企业实际需要做调整,可做配置化)。

  • 注册供应商:准入流程中账号注册完成的供应商。
  • 储备供应商:准入流程中资质评审通过的供应商。
  • 合格供应商:准入流程中样品确认通过的供应商。
  • 认证供应商:准入流程中能力考察通过的供应商。
  • 正式供应商:准入流程中双方已签署合同的供应商。

2、系统功能

2.1 注册/登录

注册场景分为两种:新供应商和老供应商,走不同的注册流程。

①新供应商:账号注册->资质审核->样品确认->能力考察->签署合同->入驻成功。

②老供应商:账号注册->资质审核->入驻成功。

注册账号

2.2 提交资料

供应商选择经营品类,准备资质材料完毕后,填写和上传企业资料。

提交资料

2.3 资质评审

供应商提交企业资料后,内部人员审核企业资料并反馈过程。

资质评审

2.4 样品确认

供应商完成资质评审和能力考察后,企业内部人员对供应商发起样品确认通知,供应商对通知进行反馈并送样,内部人员对样品进行质检,并将质检结果同步给供应商。

样品确认

2.5 能力考察

企业内部人员对供应商进行能力考察,考察方式包括线上考察和线下考察,完成考察后,内部人员上传考察结果,并可对供应商发起整改要求,供应商根据考察结果做出反馈。企业内部人员可以按需选择,正常考察或延期考察。

能力考察

2.6 签署合同

供应商完成资质评审、能力考察和样品确认流程,企业内部人员发起合同签署,供应商下载合同进行签署后等待采方签署,采方签署后将签署结果同步给供应商。

签署合同

2.7 入驻成功

当供应商完成上述资质评审、能力考察、样品确认和签署合同流程,提示供应商入驻成功。

入驻成功

2.8 供应商信息变更

供应商发起信息变更,对于基础信息变更,无需采方审核,对于重大信息变更:经营信息、工厂信息、证照信息,则需要采方审核,审核通过后进行变更。

信息变更

2.9 绩效评估

企业内部人员需要先制定绩效评估模板,然后设置应用后,到了约定时间,系统会自动计算每个供应商的月度/季度/年度的得分。当然也需要支持人工调整,因为有些数据,系统不一定能抓取到,需要人工介入。

绩效评估模板中一般按照各个维度去设置指标,比如供应链、品质。(按需设置)

供应链:采购、交货、服务、响应等。

品质:来料、下线、质量事故、试验、暂停供货次数、整改等。

绩效评估

综述,供应商全生命周期管理,需要业务方牵头,成立专属部门,统筹管理,IT方去协助。系统真正起作用,还是跟着业务跑起来,不断去调整,才能 真正为企业的供应商管理起到强力助推的作用,从而实现企业数字化转型。

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