HR系统采购之POC如何验证系统有效性

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POC是通过模拟实际应用环境,测试数据、流程,验证产品功能、性能的过程。但此阶段少有人经历过,本文给大家分享企业采购系统软件中POC有什么作用?怎么做?要注意什么?

朋友公司要上HR系统项目,现在考虑是否要POC,因为之前接触比较少,想取取经。正好之前也算参与过一些企业级系统选型,正好整理一篇聊聊企业采购系统软件中POC有什么作用?怎么做?要注意什么?

一、什么是POC?

对于企业采购软件来说,POC即通过模拟实际应用环境,把应用环境中的一些数据、流程等在测试环境完整体现出来,验证测试厂商软件系统产品的功能、性能是否如演示所说。

POC相当于在测试环境中模拟搭建了一套实际应用系统,比厂商演示更具体和精细,更能检验真实的系统运营情况。

1. POC的目的

✅ 技术层面

PoC的核心在于技术验证。企业通过PoC来测试系统软件是否能达到预期的效果,即验证这项技术是否能够有效地自动化企业的特定流程,提高效率或降低成本。这个过程相当于一个技术试验,帮助企业评估技术的实际应用效能。

✅ 业务层面

业务适配是PoC的另一个关键目的。企业需要确定所选的系统软件是否与其业务需求、企业文化和未来发展方向相匹配。这不仅包括软件的功能满足程度,还包括供应商的支持服务、技术的可扩展性以及与现有系统的兼容性等因素。

✅ 风险管理层面

通过PoC,企业可以在实际投入之前,识别和评估采用新系统可能面临的风险,包括技术风险、操作风险、业务风险等,减少项目实施过程中的不确定性。

✅ 预算规划层面

PoC还能帮助企业更准确地预估项目的成本,为后续的预算规划提供依据。通过在PoC阶段评估不同厂商解决方案的开发成本等,企业可以做出更合理的购买决策。

2. POC的适用性

但是,需要注意不是所有企业在选型时都需要进行POC测试,是否需要进行POC测试,需要根据不同情况具体分析:

从企业角度来看———

企业规模影响:POC测试也需要耗费甲方企业不少时间与资源。

小型企业由于人力资源管理系统需求相对简单,配置和调整较为便捷。

如果企业已经选择一个基本能满足需求且无明显瑕疵的标准化软件,基本没必要进行POC测试,尤其对资源有限的小型企业来说,缺乏足够经验和人力进行此类测试,POC反而增加成本负担。

相反,大型企业或政府机关单位因系统需求复杂、配置需求多元,通常进行POC测试以确保系统选型的准确性,同时满足执行力、安全性和合规性的要求。

需求复杂度考量:对于需整合多个业务流程、定制化需求高的企业,进行POC测试是必要的。这有助于验证系统是否能满足企业个性化需求,过程中企业也可以一进步梳理其业务流程合理性。

从厂商角度来看———

能力影响:POC也非常考验厂商的综合技术能力,很多小型saas、软件厂商提供标准化产品为主,也不提供POC,之前选型调研了解,一般也只有像红海云、金蝶、北森等这类比较大的头部厂商能提供POC。

成本考量:POC对厂商来说需要投入不少时间和资源成本,对于不同规模的企业,厂商在是否进行POC测试上有不同的考量。

对于小型企业来说,可能因成本考量而忽略POC测试;而对于中大型企业,POC测试则成为必要的步骤,以保证项目的顺利实施。

二、POC内容准备

不同企业系统验证POC的具体内容准备不同,但是一般主要涉及产品能力和厂商能力两大方面,以下是一些举例,具体细项不同企业根据自己的需求会有所不同:

1. 产品能力

1)功能

企业或厂商提供产品交付所需要的产品功能清单。

2)性能

一般厂商会准备对产品POC所要求的性能指标,及其所应用的环境及设备环境要求等,企业也可提出相关要求,比如若是本地化部署的系统,甲乙双方需要沟通部署环境要求,协作进行部署工作,最好对部署工作情况做好记录。

3)接口能力

厂商需通过提供API或SDK,验证产品可以与其他系统或服务进行集成和交互的适用性,涉及到二次开发的,需验证厂商API开放性及实施能力。

4)配置能力

能够提供具备可视化界面的产品系统,非研发人员可以通过简单的操作和配置,对产品进行设置和调整。

2. 厂商能力

1)产品/技术文档

产品使用手册、接口文档,操作文档等,考察产品相关技术文档的规范性、完整性。

2)厂商资质证明

企业产品相关技术资质及实施案例文档等,主要是提供可靠信息证明,如安全认证、软著等材料等。

3)实施能力

一个成功的项目实施不仅需要在技术上符合标准,在项目管理、客户服务等方面也不容忽视。

在POC阶段可以一定程度观察厂商实施人员对产品系统操作的专业度与服务态度,比如对待问题是否回避,响应是否及时等,双方对实施交付的协作与沟通有一定预演作用。尤其在厂商产品表现差不多时,这种就是加分项。

PoC(概念验证)测试工作准备文件:

三、POC过程管理

PoC主要工作过程包括业务数据录入、产品配置、测试等是一个费时费力工作,对HR系统POC一般可以针对关键的业务场景进行测试。

比如笔者公司是餐饮行业,其中考勤和排班是我们需要HR系统重点提效的模块,因此我们罗列了几个相关的管理场景,主要截取考勤排班场景进行测试,需要根据我们自己的排班流程和需求设定,也提供了一些人员、工时、门店等原始数据,其中也有提到一些个性化要求,比如存借休管理、人效工时分析等。

当时我们是找了天财、红海云、金蝶三家来测试。天财系统还是侧重运营营销,人事模块尚在起步,最终种种原因没有做下来,金蝶和红海云都有完成测试,对比下来还是红海云HR系统在完成度(个性化需求实现完成度最高)、产品匹配度(餐饮案例比较多)、以及实施人员配合与演示操作上综合考量更符合我们的预期。

POC关键步骤

➡️ 明确需求范围

POC阶段的主要任务之一是验证产品功能是否符合需求,这需要企业和厂商讨论与沟通具体系统功能及性能需求,明确需求范围,以及产品的技术细节。

➡️ 测试方案准备

测试方案一般包含测试目的、人员职责、时间安排和产品功能的详细描述,细致的测试方案是控制项目风险、确保项目目标达成的重要保障。

➡️ 测试环境部署

在提供POC服务时,合适的测试环境能够模拟真实运行环境,帮助发现可能的问题,确保产品上线时能够稳定运行。厂商与企业沟通提前准备所需的部署环境资源,如服务器、网络等,将应用系统提前部署在展示现场。

➡️ 定义验收标准

明确操作流程和预期结果对于验证产品功能至关重要。这不仅涉及技术实现,还包括用户体验的考量,确保最终产品能够满足用户的实际使用需求。制定合理的评价标准和打分规则,可以客观地评估产品功能和性能,为后续的产品优化提供依据。

➡️ 演示与评估

POC部署完成,最终由厂商在现场演示场景用例功能测试,企业在现场根据演示情况可以提问,并评估记录系统是否满足业务需求。

四、POC测试关键要点

进行PoC测试是一个复杂且精细的过程,其目的是为最终的采购系统决策提供可靠的依据。整理一些关键事项提醒:

✅ POC测试参与人员的选择对测试的有效性至关重要,甲方企业团队需要对业务流程及需求有深度理解,并且确保业务使用端用户的参与。

✅ 必须对POC测试环境的准备进行细致的规划,明确测试用例,合理评估测试结果,并对整个过程进行详细记录。

✅ POC的最终目标是提供决策依据,主要评价标准是“投资回报比”,系统软件本身对企业来说是一笔大的预算投资,这里的投资不仅包括当期投入,也有未来至少3-5年投入,也包括软件、硬件、运营人力、业务等,因此需求场景中既要测当期需求、测功能性能需求,也要考量测未来需求、学习成本和使用成本、资源消耗等。

✅ 基本没有哪个POC能够达到100%的完美结果,所以甲方一定要明确核心需求是什么,重点POC中验证各家产品的核心需求实现情况,是否能解决核心问题,而非

✅ 验证次要功能。建议选取最具挑战或工作量最大的真实场景进行POC,有助于真实、有效地验证系统的核心价值和效果。

✅ 在开始POC之前,企业与厂商双方必须明确验收标准,并可根据POC现场实际情况调整沟通解决方案或需求方案,以保证后期交付顺利进行。

本文由 @杜哥 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

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