分享 | 写好PPT的底层逻辑

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无论是产品经理还是其他岗位的职场人,年终总结大概率都是需要经历的环节,而在做年终总结时,PPT撰写就要提上日程了。只是,你是不是真的会写PPT?这篇文章里,作者就分享了个人的一些经验,一起来看。

又到了一年一度写年终总结的时候了,今天聊更具体一点的,就是怎么写好PPT。在职场PPT是基本技能,写得好往往有更多展现自己的机会,我最近PPT写得比较多,分享一些个人的经验。

一、态度

很多人写不好PPT,根本原因是不重视。PPT确实有很多隐性的门槛,后面会聊到,但显性门槛很低,基本上没有人不会,写不好PPT很大原因还是在于不认为PPT是一件很重要的事情。

究其原因,很多人觉得PPT就是拍马屁,觉得这不是真的在做事,只是在邀功。

我毕业后开始也有这个感觉,但毕竟工作超过十年了,关于这个问题我最近有这两条感受:

第一,向领导汇报工作,是本职工作之一,员工要让自己的领导知道在做什么,这并不是份外之事,更谈不上邀功。

第二,汇报材料更具可读性,是职场人的基本功。领导也是人,也会喜欢条理清晰、页面清爽的汇报材料。密密麻麻的材料未必没有真知灼见,但获取信息的难度太高,难以快速提取信息和做出判断。

当你意识到为领导提供一份高质量的汇报材料,是份内事和基本功的时候,才有可能写好一份PPT。

二、逻辑

很多时候,PPT写不好的根本原因就是没想清楚,如果写的人都不清楚,看的人就更乱了,PPT再好看也没有意义。

如何提升逻辑呢?

首先明确目的:向谁汇报?写PPT的目的是什么?如果你只有机会说一句话,这句话是什么?

比如年终总结;

  • 向谁汇报?——领导
  • 写PPT的目的是什么——领导点赞,
  • 如果你只有机会说一句话,这句话是什么?——从0到1搭建了数据分析体系,完成了5份报告,落地了10项行动项,贡献了100万的利润。

其次,就是不得不提的金字塔原理,先上图:

这个看起来有点枯燥,继续以我上面的例子,中心思想,我为公司带来100万的利润,那么分论点,就是按项目写,项目A,带来多少客户,每个客户多少收入,项目B带来多少客户,以此类推。

换别的主题也可以,比如这个月的收入为什么下降,就可以根据用户规模*户均收入拆解,第二层就拆好了,接下去就是再往下持续地拆解。可以参考我之前写的指标体系。

注意,所有的拆解要做到不重不漏,比如按照用户拆解,可以按男女拆、按地域拆,怎么拆都行,但不能拆成一线城市年轻人、IT从业人员,这样的拆解就非常混乱。

当明确了目的,并且按照金字塔原理完成了拆解,逻辑基本就没问题了。

三、表达

分享三种表达的方式。

第一种,关于分析问题类的汇报,比如收入怎么上不去,客户规模怎么那么小,采用SCQA表达法,也就是:

  • 背景(situation)——连续四个月收入下降;
  • 冲突(complication)——已经投入大量成本了,但是收入就是没有起色;
  • 疑问(Question)——为什么;
  • 回答(Answer)——新户问题、存量客户问题等等,按金字塔拆解。

当然最好再加一个解决方案和行动项,就比较完整了。

第二种,阶段性的总结,比如年终总结、新人入职总结等等,可以采用4F总结框架:

  • 事实——入职之后得到了很多帮助,也落地了不少项目;
  • 感受——感觉公司朝气蓬勃,气氛非常好;
  • 收获——我的能力得到了很多提升,也结交了很多关系很好的同事;
  • 未来——披荆斩棘,继续前进。

第三种,就是要说服领导做某件事情,比如某个方案希望领导能通过,一般采用说服金字塔:

  • 利益——通过这个方案,能为公司带来100万的收入;
  • 逻辑——因为XXX,所以这个收入是可以期待的(金字塔原理拆解);
  • 情绪——别的公司已经做了,我们再不做就晚了。

四、布局

写了这么多,终于到动手环节了,PPT怎么布局,最后呈现什么效果。

很多人常常打开PPT就是搞个文本框,然后复制粘贴进去一大堆文字,也不知道怎么整理变得好看一些。

其实,从汇报角度来说,图>表>文字,人毕竟是视觉动物,看大量的文字是比较累的,提取信息的速度远远比不上图。

尽量把文字进行排版整合。

怎么排呢?其实很简单,去网上搜集各种模板,然后整合在自己的电脑里,不知道怎么排的时候,不停地翻,总有适合的。

我周末随便从网上找到的PPT,看起来就不错。

要记住一件事,你看上去非常好的PPT,那一定是量身定制的,也就是说,不一定适合你的汇报内容。

因此无论是什么模板,你都要基于你的内容进行二次加工,千万不要生搬硬套。

五、细节

到这里,基本PPT已经成型了,但PPT写得好还有几个非常重要的细节。

1)字体,非常差的PPT甚至在同一页中出现好几种不同的字体,阅读体验非常糟糕。

2)对齐,上下左右间距都要对齐,看起来整洁有条理。

3)配色,PPT、excel默认的颜色其实就很好看,但是领导看得太多了,看到后面就会有一种想要吐的感觉,同样的内容,改一下配色,会瞬间档次高很多。怎么配呢?其实很简单,咨询公司的配色直接拿来用就行了,比如下面这个就是波士顿的PPT,柱状图其实很单调的,但是改了一些透明度饱和度,整体感觉是不是就很不错。

除了波士顿,还有麦肯锡、贝恩、罗兰贝格都可以看看。但是注意,配色不要混用,一张PPT的色彩也不要过多。简单地说,咨询公司怎么做的,你参考怎么弄,毕竟他们是靠PPT吃饭的,不管内容怎么样,看起来还是比较能唬人的。

六、检查

最后一步就是检查了,看一下PPT有没有达到你的目的、逻辑清不清楚、排版是否美观便于理解、细节是否到位,当然还有很重要两个点:

  1. 一份PPT说清楚一件事情,一页PPT讲透一个点,贪多嚼不烂。
  2. 删掉空话、套话、无关的话,内容扎实紧凑。

差不多主要就分享以上这些了,觉得有用就点赞转发哈。最后想说的就是,PPT其实是门手艺活,功夫在于平时的积累,有空多积累积累模板,多分析分析数据,慢慢写PPT的能力也就能提升上来了。

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