如何区分采购需求、采购计划与采购订单的关系与差异

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在采购系统里,采购需求、采购计划和采购订单有很多相似之处,它们之前的区别和联系是什么呢?不知道这些,很难做好采购系统。

我们在采购系统设计时,面对采购需求、采购计划和采购订单这三个名词,刚开始时并不是特别清楚这三者之间的区别和联系,为了更好地完成产品设计,贴合业务实际需要,我们有必要去搞清楚这三者的区别联系。

一、名词定义

1.采购需求:指企业管理人员对采购标的的特征描述,是需求部门向采购部门提出的对某种商品或服务的采购请求。

2.采购计划:指企业管理人员在了解市场供求情况,认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。有助于优化企业成本,如通过合理的采购策略和供应商谈判,获得更好的价格。

3.采购订单:指企业根据产品的用料计划和实际能力以及相关的因素,所制定的切实可行的采购订单计划,并下达至供应商执行,在执行的过程中要注意对订单进行跟踪,以使企业能从采购环境中购买到企业所需的商品,为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件;是采购部门向供应商发出的正式采购文件。

二、涵盖内容

1.采购需求:产品规格、采购数量、交货时间、质量标准、付款方式、价格条款、供应商资格和评估、投标程序、评审标准、合同条款和条件等;

2.采购计划:采购商品信息(商品名称、商品编码、商品规格、商品数量、单价、总价)、需求日期、需求分析、供应商评估、投标程序、投标评审、合同谈判、合同执行、验收和付款等。

3.采购订单:采购主体、供应商、采购商品信息(商品名称、商品编码、商品规格、商品数量、单价、总价)、交货信息(交货地点、交货时间)、付款信息(付款方式、付款条款)等。

三、彼此关系

①采购需求是采购计划的依据,采购计划是采购需求的具体化和细化,采购订单是采购计划的执行。

②采购需求、采购计划和采购订单都涉及到产品规格、采购数量、质量标准、交货时间、付款方式等信息。

四、彼此区别

①采购需求是需求部门向采购部门提出的对某种商品或服务的采购请求,属于内部文件,不具有法律约束力;采购计划是采购部门根据采购需求编制的采购任务清单,也属于内部文件,不具有法律约束力;采购订单是采购部门向供应商发出的正式采购文件,具有法律约束力的合同。

②采购需求可以是临时性的或一次性的,采购计划通常是长期的或定期的,采购订单一旦发出,就不能随意更改。

③采购需求通常由需求部门向采购部门提出,采购计划由采购部门编制,采购订单由采购部门向供应商发出。

④采购计划可以涵盖多个采购订单,而一个采购订单只能对应一个采购计划。

⑤从流程上来说,采购需求是采购的起点,采购计划是采购的中间环节(预测或规划阶段),采购订单是采购的最后环节。

三者的区别

五、其他

当然有些企业的开展的采购业务中,采购需求与采购计划不会同时存在,可能会合并为一个,或者都不存在,只有采购订单。不管形式如何,都能将采购业务执行下去。在做系统设计时,本着业务操作的简化高效原则,设计出符合业务实际需要的系统才是最好的系统。

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