技巧:运用”5W1H”分析法,高效提升你的生产力

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你有碰到过时间、资源、团队、目标都不行的情况吗?通过"5W1H"原则,不仅仅是对产品经理,对于需要明确目标、规划行动、分析问题的职业都可以受益,可以确保高效对接需求、高效工作。

👸提问:你在工作中有出现过这些状况吗?

工作规划与执行过程中出现目标不明、分工混乱、时间管理不当、资源配置不合理、问题解决不彻底、方法效率低下的问题,这些问题将影响团队的整体表现和项目的最终成功。

🙋‍♂️小 A 表示:状况百出。

🙋‍♀️产品经理说:日常对接需求过程中,如果需求表达不清晰会导致一系列问题的发生,比如协作沟通效率低下、返工延误、质量风险、成本超支等问题。

为避免出现这类问题的发生,需求表达及问题定义应遵循”5W1H”原则,确保高效对接需求、高效工作。

接下来将介绍”5W1H”原则的应用,希望对小 A 和产品经理们有所帮助~

一、”5W1H”原则是什么?

“5W1H”原则,也称为六何分析法,是一种经典的管理工具,广泛应用于问题定义、项目规划、需求分析等多个领域。

有效的运用”5W1H”原则,可以帮助我们在分析、计划、沟通和执行过程中避免遗漏重要环节,确保信息传递的完整性,进而做出更明智的决策,高效完成任务,或成功解决复杂问题。

这一原则通过以下6个关键问题帮助我们全面思考和明确目标,确保决策或计划的周全性。

1、What(是什么)

确定要做的事情或面临的问题的本质,具体内容是什么。

2、Why(为什么)

探究行动背后的原因或问题产生的根源,明确目标和价值所在。

3、Who(谁)

识别执行任务或解决问题的相关人员,包括负责人、参与者、利益相关者等。

4、Where(在哪里)

指出执行任务或问题发生的地点,有时也指明在何处获取资源、何处交付成果等。

5、When(何时)

设定时间框架,明确任务开始、结束或问题发生的具体时间点,以及关键时间节点。

6、How(怎么做)

描述达成目标的具体步骤、方法、策略和手段,包括实施的过程和预期的效果。

二、如何应用 “5W1H”原则?

举个例子🌰:假设企业需要开发一个移动应用程序,用于员工日常考勤管理和任务分配。

1、What(是什么)

定义:企业需要开发一个移动应用程序,用于员工日常考勤管理和任务分配。

2、Why(为什么)

目的:提高工作效率,减少手动考勤的错误率,并增强团队间的任务协调。

3、Who(谁)

相关方:主要使用者是公司全体员工,特别是人力资源部门负责考勤管理的人员以及各项目负责人。

4、Where(在哪里)

应用场景:该应用程序将在公司内部网络环境下运行,同时支持iOS和Android操作系统,适用于办公室及远程工作环境。

5、When(何时)

时间框架:企业期望项目能在下个季度初启动,即2024年7月,计划在2024年底之前完成并上线。

6、 How(怎么做)

实施方式:企业将采用敏捷开发模式,选用钉钉或飞书微应用开发框架,确保快速迭代和高效协作。需要前端、后端开发团队紧密合作,同时设立每周的进度评审会议以跟踪项目进展。

通过以上六个维度的阐述,可以确保需求的表达既全面又具体,有利于团队成员和利益相关者对需求有共同的理解,从而促进更有效的沟通与协作。

三、“5W1H”原则在多职业角色中的广泛应用

“5W1H”原则(What、Why、Who、Where、When、How)作为一种结构化思考和问题解决的工具,不仅对产品经理非常有用,实际上它广泛适用于多种职业角色和工作场景。

以下是几个典型职位如何应用”5W1H”原则的例子:

1、项目经理

在项目规划阶段,项目经理可以利用“5W1H”来明确项目目标、团队组成、实施地点、时间表和执行策略,确保项目计划的全面性和可行性。

2、市场营销专员

在策划营销活动时,通过“5W1H”来界定活动内容、目的、目标受众、推广渠道、时间安排和执行细节,以制定出精准的营销策略。

3、客户服务代表

处理客户咨询或投诉时,使用“5W1H”原则收集和整理信息,比如发生了什么问题、为何发生、涉及哪位客户、在什么情况下发生、何时发生的,以及如何解决,从而快速有效地解决问题。

4、人力资源经理

设计招聘计划或培训方案时,通过“5W1H”来定义招聘岗位、招聘原因、负责招聘的团队、面试地点、招聘时间线以及选拔流程,或明确培训目标、对象、地点、时间、内容和方法。

5、 软件工程师

在需求分析或问题排查时,运用“5W1H”来明确需求的具体内容、开发目的、开发团队成员、开发环境、截止日期以及实现的技术路径。

6、 财务分析师

分析财务数据或制定预算时,5W1H可帮助分析具体的数据指标(What)、分析原因(Why)、涉及的部门或个人(Who)、分析的范围或区域(Where)、分析周期(When)以及采用的分析方法(How)。

7、教师或教育工作者

在课程设计时,可以运用“5W1H”来确定教学内容、教学目的、教学对象、教学场所、教学时间安排以及教学方法和手段。

几乎任何需要明确目标、规划行动、分析问题或优化流程的职业都可以从“5W1H”原则中受益,它是一种通用的思维框架,有助于提升工作效率和沟通效果。

作者:nana,公众号:娜是产品经理

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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