一文搞懂司库系统-资金日报

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作为企业财务管理中的一项重要的工具,资金日报记录和展示企业每天的资金情况,是非常重要的一个模块。这篇文章,作者从方法到案例,帮助我们梳理一下这个功能怎么做。

一、资金日报是什么?

回顾业财有几本账,第一本就是资金日报。资金日报是企业财务管理中的一项工具,用于记录和展示企业在一定时期内(通常是一天)的资金流入、流出以及余额情况。

资金日报的主要内容包括余额、不可用资金、可用资金等。资金日报能够帮助企业负责人明确资金收付去向,确保账表相符,并及时掌握子公司或企业的资金情况,对于资金流动性较强的企业尤其重要。

一个常见的资金日包括几个部分,资金流水明细、银行账户余额汇总、公司余额汇总。

1. 资金流水明细示例

记录每日发生的收入和支出,帮助业务查询收支明细,了解具体的资金变动情况。

  • 收入:具体收款来源、金额、当日合计收入(一般下班前整理申报当天的,或者次日上班后整理申报)
  • 支出:具体支付去向、金额、当日合计支出

一般还包括周汇总、月汇总、年汇总。

2. 银行账户余额汇总示例

汇总展示各银行账户每日变动金额、期初余额额、期末余额、可用金额、不可用金额。

可以帮助业务监控各银行账户,在账户余额不足情况下,及时进行资金调拨、管理。

3. 公司余额汇总示例

汇总展示各公司每日、各币种的资金余额。

当企业存在多个子公司、跨境业务时,显得尤为重要,可以帮助业务快速了解当前公司主体资金情况。

二、为什么要做资金日报?

资金日报最大的价值在于真实记录了企业发生的所有资金收入、支出情况,是下游业务的重要依据和数据源:

1. 回顾下图,可以看到,首先资金日报是后续台账、凭证的基础:

  • 合规性要求:从凭证出发,记录凭证时,银行存款科目来源于资金日报,资金日报是凭证的一个重要法律依据,同时也是在审计核查时提供必要的财务记录。
  • 内部控制:从收入、成本台账出发,台账中记录的所有资金流水信息,需要和资金日报进行对数,确保台账记录的准确性,达到内控要求。

一个灵魂拷问,“请问你如何保证台账、凭证数据的准确性?”你可以回答“因为我和资金日报做了对数,有资金日报作为依据。”资金日报作为真实发生的资金流水变动,有真实的银行流水、票据等作为法律依据。

2. 走出业财,对于企业来说,价值如下:

  • 监控现金流动:资金日报可以实时反映企业的现金和银行存款的流入和流出情况,帮助管理层监控日常的现金流动。
  • 风险管理:通过资金日报,企业能够及时发现可能的现金流问题,如现金流短缺,从而采取措施预防潜在的财务风险。
  • 资金预测:通过对资金流动的持续跟踪,企业可以更准确地预测未来的资金需求和现金流量。
  • 内部控制:资金日报是内部控制的一部分,有助于防止和发现财务欺诈或错误。

三、实战案例-一个资金日报的设计

1. 功能列表

2. 资金日报表

资金日报表记录了企业每日的资金收入与支出情况。

目的:

为出纳、审计以及相关管理人员提供了一个可靠的数据追溯和查询平台,确保业务能够高效地追踪每一笔交易的具体细节,以保证财务管理的透明度和准确性。

具体功能如下:

  1. 查询、导出:允许用户根据特定条件检索并导出资金日报的明细数据。
  2. 线下数据导入、维护:考虑到了线下业务处理的需求,特别是对于票据等传统纸质文档的处理。用户可以直接在系统中导入、编辑乃至删除这些票据数据,实现了线下业务流程的数字化管理。

3. 银行账户余额汇总

银行账户余额汇总主要承担汇总分析的职能,其所有基础数据均源自详尽的“资金日报表”。

目的:

通过帮助业务监控各银行账户,在账户余额不足情况下,及时进行资金调拨、管理。

具体功能如下:

查询、导出:展示各银行账户每日变动金额、期初余额额、期末余额、可用金额、不可用金额。

4. 公司余额汇总

当前模块仅做汇总,所有的基础数据来源于“资金日报表”。

目的:

在全球化的经济背景下,企业往往需要处理多币种的资金管理问题,以及在不同地区子公司之间的资金调配。当前模块的汇总分析能力,使得企业能够跨越地域和货币种类的限制,实现对整个企业集团资金状况的实时掌握。这对于优化资金配置、降低汇率风险、提高资金使用效率具有重要意义。

此外,该模块还为企业的财务决策提供了强有力的数据支持。通过对资金余额的实时监控,管理层可以更加灵活地应对市场变化,制定相应的资金管理策略,从而在激烈的市场竞争中保持企业的竞争力。

具体功能如下:

查询、导出:支持查询并导出各公司每日不同币种的资金余额。

四、资金日报的设计有哪些难点/要点?

资金日报的核心在于基础数据准确,表头设计满足业务查询/分析需求。

1. 基础数据准确

1)数据精度:当存在跨境业务,不同国家对货币的单位要求不同,如韩国精确到元,中国精确到分,需要提供不同的解决方案,是否对于不同币种,保留不同的数据精度,如有赞不做小数,而使用不同的货币单位(元、分)进行区分。

2)数据的完整性:

  • 对接支付系统/银企直连等在线系统,需要每日和外部业务进行对账;
  • 线下业务,如票据、线下转账、尤其部分国家在线系统普及度较低的情况,至少每月保持和业务台账/账户余额进行对数。

3)数据更新及时性:一般为满足管理要求,至少要求实时更新/每日更新。

2. 表头设计满足业务查询/分析需求

不论是基础明细表、还是日汇总、周汇总、月汇总等汇总表,都需要考虑这个要求。

  • 必要数据:明细表中,至少需要包含唯一编号、公司名、交易对手方户名、交易金额、真实的银行流水/票据编号。
  • 分类的规范性:为方便业务管理和查询,各企业一般会形成各自的分类规范。

作者:产品OK,微信公众号:产品OK

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