合同审批流设计

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在中后台类产品中,合同审批流程是一个非常常见且重要的流程。这篇文章,作者和大家分享了该流程的设计和规则,希望能帮到大家。

一、审批流是什么

意义:审批流这一形式常见于中后台,有助于团队进行规范管理,提升业务的处理效率,降低错误发生的概率同时引导申请者遵循正确的流程规范,避免违规操作。

流程:申请人提供待审信息,交由相关审批人员进行传递及处理,期间每个审批者会基于自己的岗位职责与权限分工对待审信息进行核对、判断(同意/退回/转处理)及协商(会签/复审),直至抵达最高决策层进行取舍,最后申请人根据审批结果做出执行。

角色:

  1. 申请人,是整个审批流程的归属人。他最关心整个审批进展,因为在申请人的角度创建完审批事项后,可能还需要进入审批页面,完善后续附加信息、及时了解审批状态、催促审批人的审核、处理驳回意见等等。因此站在申请人的角度,审批需要尽可能详细的展示当前审批的状态、完整的审批流程、驳回信息的快速操作、成功信息的必要通知。
  2. 审批人,主要在审批过程做出决策。因此他更在乎的是审批申请内容的信息,比如审批的信息内容、直接的审批操作、多条审批的管理。
  3. 执行人,主要在审批后做出执行。在现实业务中执行人与申请人往往是同一个人。
  4. 抄送人,抄送主要起到通知与审批单(业务)相关成员的作用。例如:合同审批过程中合同有红线风险时,需要通知法务部门的主管知晓。

要求:

  • 信息传达准确:能有效并准确传达审批流的相关信息。
  • 流程操作高效:能提升组织内部的运转效率。
  • 节点可预知:能帮助各角色提前了解审批流程。
  • 可追溯:对进行中、已结束的审批单据能随时回溯。

二、审批规则有哪些

1)串行审批

串行审批主要是指当一个审批节点通过后,才能进入下一个审批节点。如果节点退回,则可以根据业务实际需要,退回到上一个审批节点、或退回审批起点(申请人提交审批)重新审批。

2)并行审批

并行审批是指一个审批节点存在多个人员或者角色同时审批,这里会存在两种情况。

业务场景1:某个审批节点配置了多个审批人员,任何一个人审批通过,则可以进入下个节点,例如财务审批节点任何一个财务人员审批通过即可。

业务场景2:某个审批节点配置了多个专业审批角色,所有审批人员通过,才能进入下个节点,例如专业审批环节需要质量审批、运营审批、电商审批等全部审批通过才能进入下一审批节点。

3)条件审批

条件审批就是将企业当中的规章制度映射到实际的业务当中,通常就是某个审批内容会根据交易金额多少、实际数量等进而选择哪个角色进行审批。例如当合同金额大于 2000万人民币时,合同会增加公司总经理审批环节从而能够掌握企业的重要合同。

4)其他审批

转处理:当前审批环节审批人把审批流程转交给其他人来处理,转处理人审批意见全权决定当前流程走向;

会签:当前审批环节审批人无法做出决定,需要参考其他人意见选择会签给其他人,待其他人审批后意见反馈给当前审批人,再做审批;

复审:财务/法务审批环节,当前处理人无法做出决定,需要他主管/领导审批选择复审,待其主管/领导审批后意见反馈给当前审批人,再做审批。

三、复用流程引擎

在设计B端产品的审批功能时引入流程引擎:

  1. 作为共享服务,公司内部开发的不同的业务系统,都可以复用该服务。
  2. 流程的维护很方便,尤其是对节点的增删改,基本都不需要开发介入。
  3. 即使新的流程,开发工作量也能大幅减少。
  4. 让审批功能设计的规范化变得简单,不至于一个系统,不同的产品经理设计出不同的风格。

当然并不是任何需要审批的系统都需要使用流程引擎,简单的审批功能直接开发即可。可以根据公司发展的阶段,信息化系统建设的复杂程度,适时引入流程引擎。

四、合同审批

1.区分合同类型,审批流不同

不同的合同类型,对应的业务场景不同,审批流程也有所差别。比如销售类合同与生产采购类合同它们都会经过直接主管审批、法务审批、财务审批等,但销售类合同还会经过其特有的业务场景对应的专业审批环节如区域渠道部门审批、运营部门审批、电商部门审批等,而生产采购类合同也会经过其特有的业务场景对应的专业审批环节如质量部门审批、材料部门审批等。

2.同类型合同,合同模版不同,审批流不同

即使是同类型的合同,起草合同文本时采用的合同模版不同,对应的合同审批流程也会有所差异。

  • 标准合同:完全采用公司法务制定的合同模版,只需要根据实际业务在规定区域填写指定内容如签约主体名称、客户公司名称、合同生效日、合同终止日等,其他合同文本内容均由法务按照公司标准规范拟定无法删改的合同。
  • 非标合同:基于公司法务拟定的合同模版,可以根据实际业务内容进行合同文本调整,或者不采用公司合同模版根据签约双方洽谈内容拟定甚至使用客户公司合同模版拟定的合同。

对于标准合同,风险可控,无需对合同文本全篇仔细阅读所以审批流程可以相对简化,只需要符合业务管理规则即可;对于非标合同,风险无法把握,需要对合同文本内容全盘审核所以审批流程相对复杂(会有更多的业务专业审批环节)。

3.合同文本内容风险等级不同,审批流不同

在合同审批环节,如财务/法务审批环节输出的审批意见中含有关于合同文本风险等级相关内容,则根据风险等级不同对应的审批流也有所差异。比如风险等级低仅需要相关领导审批,风险等级中需要业务部门总经理审批,风险等级高需要公司总经理审批等。

五、总结

合同管理是每个公司必不可少的,合同的签订需要合同审批流程去规范,而好的合同审批流程会让合同审批过程顺畅、提高业务推进效率。没有最好的合同审批流程设计方案,只有最适合的。从业务场景和管理要求双向考虑,设计出适合自己公司的审批合同管理流程。

本文由 @Zero0304 原创发布于人人都是产品经理。未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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