OA(数字化办公系统)是如何运作的——应收应付功能拆解!

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通过数字化办公OA系统,企业可以更高效地处理应收应付业务,优化资金使用效率,减少不必要的资金占用和利息支出。本文将详细拆解应收应付功能模块、业务流程和逻辑,帮助读者更好地理解和应用这一功能。

这是OA系统功能拆解系列的最后一篇,总计需要拆解7大功能:

  1. 办公用品管理:对办公用品的采购、入库、领用、归还等环节进行全面管控
  2. 固定资产盘点:实现对固定资产的登记、盘点、折旧计算等功能
  3. 车辆管理:包括车辆的基本信息登记、维修申请、用车申请、保养申请、保险申请等
  4. 法务管理:处理企业的合同审批、法律事务咨询、纠纷处理等工作
  5. 会议管理:负责会议的安排、通知、记录等工作
  6. 访客管理:对访客的预约、登记、接待等进行管理
  7. 应收应付:管理企业与客户、供应商之间的账款往来,包括发票管理、收款申请、付款申请等

之前的5篇内容我们详细拆解了【办公用品管理】和【固定资产盘点】、【车辆管理】、【法务管理】、【会议管理+访客管理】功能,详见:

这篇我们拆解【应收应付】功能模块、业务流程和逻辑,这块儿也可以看作是财务流程的一部分

注:下方所用示例工具>>简道云行政OA管理系统(可自定义修改)

“应收管理”主要指企业对应该收取但尚未收到的款项进行的管理。这包括销售商品或提供服务后形成的应收账款,例如客户购买产品后还未支付的货款。其工作包括:

  • 记录应收账款的明细
  • 跟踪账款的回收进度
  • 采取措施催收逾期账款
  • 评估客户的信用状况等

“应付管理”则侧重于企业应当支付但尚未支付的款项。例如采购原材料或服务后形成的应付账款。应付管理涉及:

  • 记录应付账款的信息
  • 安排支付计划
  • 合理利用供应商提供的信用期
  • 维护与供应商的良好关系

01 应收应付业务流程

在行政OA系统中,财务部分的业务主要包括:应收管理、应付管理、报销管理,其业务流程大致如下图所示:

02 应收应付功能拆解

1. 应收合同管理

应收合同管理是指企业对其与客户签订的、约定应收款项的合同进行的一系列管理活动,由「客户」、「应收合同」、「开票申请」以及「回款单」组成。

流程如下:

业务员在客户表单中录入客户基本信息,财务信息,联系人信息等

财务人员根据客户、合同明细和开票明细信息填写应收合同:

收到待办后,对应收合同进行商务审批:

业务员根据应收合同提供的开票信息填写开票申请,财务人员收到待办后,对开票申请进行财务审批:

最后回款的时候,财务人员根据应收合同和客户提供的发票,完成回款单填写,效果如下:

2. 应付合同管理

应付合同管理通过控制应付合同款项,企业可以优化资金使用效率,减少不必要的资金占用和利息支出,由「供应商信息」、「应付合同」、「进项发票」以及「付款单」组成。
主要流程如下:

业务员根据供应商信息、合同信息和财务明细填写应付合同,主管收到待办后,对应付合同进行主管审批

合同签订之后,财务人员依据应付合同表单,接收由合同供应商提供的发票,并据此填写进项发票信息

最后财务人员根据应付合同和进项发票数据,完成付款单填写,效果如下:

3. 费用报销管理

费用报销管理是指企业为规范员工因公产生的各项费用支出,通过制定明确的报销流程,实现费用报销管理过程,主要由以下两部分组成:

  • 报销信息:报销类型、报销部门、申请提交时间、提交人、报销事项等
  • 票据信息:会计科目、发票类型、发票号码、发票金额等

主要流程如下所示:

员工填写费用报销单,发起费用报销流程:

业务负责人收到待办后,对费用报销单进行审批:

报销结果审核通过后,流程发起人进行出纳付款:

基本上就这些了,到这里我们OA数字化系统拆解就已经结束啦,大家有什么需要补充的欢迎评论区沟通!

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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